Zaczynając przygodę z własną działalnością gospodarczą, przedsiębiorcy często korzystają z różnego rodzaju wsparcia finansowego. Jednym z nich jest dotacja. Są to środki podlegające szczególnym zasadom rozliczania, co często jest przyczyną wielu trudności. Przepisy w tej kwestii nierzadko są zawiłe i niezrozumiałe, powodują problemy w ich interpretacji. Poniższy artykuł przybliży, jak powinna zostać rozliczona otrzymana dotacja.2

 

• Dotacja definicja

 

Dotacja jest to nieodpłatna i bezzwrotna pomoc finansowa. Udzielana jest zwykle przez państwo i/lub różnego rodzaju organizacje, różnego rodzaju podmiotom na realizację ich celów. Dotacje mogę otrzymywać firmy jak i organizacje niekomercyjne (np. fundacje). Ubiegając się o dotację musi ona spełnić określone warunki wstępne, określone przez podmiot dysponujący środkami finansowymi.

W zależności od celu, na jaki dotacja została przyznana, wyróżnia się:

dotacje do aktywów – służą sfinansowaniu zakupu, wytworzenia, budowy, ulepszenia lub pozyskania aktywów trwałych w inny sposób. Otrzymanie tego typu dotacji jest warunkowane wydatkowaniem ich zgodnie z przeznaczeniem zapisanym w umowie;

dotacje do przychodu – przeznaczone są na dofinansowanie bieżącej działalności operacyjnej oraz na sfinansowanie sprzedaży produktów, świadczenia usług czy sprzedaży towarów.

 

• Dotacja a przychód firmy

 

Dotacja zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

• nie stanowi przychodu z działalności gospodarczej – w przypadku, gdy są związane z otrzymaniem, zakupem albo wytworzeniem we własnym zakresie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, od których zgodnie z art. 22a–22o ustawy o PIT dokonuje się odpisów amortyzacyjnych,
• stanowią przychód z działalności gospodarczej – w przypadku, gdy zostały otrzymane przez podatnika na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków innych niż środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne.

 

• Dotacja a Księga Przychodów i Rozchodów

 

Wydatki z dotacji unijnych nie stanowią kosztów uzyskania przychodu. Nie wykazuje się ich w KPiR w kolumnie 13 (pozostałe wydatki) ani w kol. 10 (zakup towarów i materiałów). Spotyka się przedsiębiorców, którzy w ogóle nie księgują takich zakupów.  Prowadzą oddzielną dokumentację takich wydatków dla celów związanych z rozliczaniem otrzymanego wsparcia.

Koleją metodą jest wykazywanie wydatków z dotacji w kol. 15 KPiR, która służy do wpisywania innych zaszłości gospodarczych poza wymienionymi w kolumnach 1-14. Natomiast w kolumnie 17 podatnik może wprowadzić uwagi co do treści zapisów w pozycjach 2-16, np. “zakup sfinansowany dotacją”.

 

• Rozliczenie środka trwałego z dotacji

 

Ustawa o rachunkowości wskazuje, że środki pieniężne otrzymane na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie oraz prac rozwojowych, należy zaliczać w księgach rachunkowych do rozliczeń międzyokresowych przychodów. Tak ujęte kwoty otrzymanego dofinansowania są odnoszone na pozostałe przychody operacyjne. Proces rozliczenia w czasie odbywa się stopniowo, równolegle do odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środków trwałych lub kosztów prac rozwojowych sfinansowanych z tych źródeł. Zatem dotację otrzymaną na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia środków trwałych należy ujmować w księgach rachunkowych:

Winien konto 240 „Pozostałe rozrachunki” lub konto 131 „Bieżący rachunek bankowy”

Ma konto 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”,

a następnie równolegle do dokonywanych odpisów amortyzacyjnych:

Winien konto 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”

Ma konto 760 „Pozostałe przychody operacyjne”

Moment rozpoczęcia amortyzacji środka sfinansowanego dotacją. Niezależnie od momentu przyznania dofinansowania na nabycie lub wytworzenie środków trwałych należy stosować przepis ogólny art. 32 ust. 1 ustawy o rachunkowości.