Skrupulatne i pozostające w zgodzie z wszystkimi obowiązującymi przepisami prowadzenie dokumentacji dotyczącej kadr i płac jest ważne z wielu powodów. Przede wszystkim dzięki precyzyjnej dokumentacji odpowiednio chronione są prawa pracownika. Niedopatrzenia i pomyłki związane z wypełnianiem dokumentacji czy jej przechowywaniem mogą nieść za sobą określone skutki prawne. Jaki błędów powinno się szczególnie wystrzegać? Wskazujemy na najczęściej spotykane pomyłki i podajemy sposoby na to, by się przed nimi uchronić.
Klauzula informacyjna w ogłoszeniach rekrutacyjnych
Mimo iż ustawa o ochronie danych osobowych obowiązuje już od wielu lat, nadal często zdarza się, że w ogłoszeniach o rekrutacji na wolne stanowiska pomijana jest klauzula informacyjna z przepisów o ochronie danych osobowych oraz zasad ich administrowania i przetwarzania. Podstawę prawną stanowi w tym przypadku rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U.UE.L.2016.119.1).
Dokumentacja dotycząca czasu pracy
Jeśli chodzi o dokumentację związaną z ewidencjonowaniem czasu pracy, to należy wyróżnić trzy jej rodzaje: tę dotyczącą planowania pracy, tę dotyczącą potwierdzenia przybycia i obecności pracownika w miejscu pracy oraz ewidencję czasu pracy. Jeśli w danym zakładzie czas pracy nie jest konkretny i stały, to najlepszym rozwiązaniem pozwalającym rejestrować rzeczywisty czas pracy poszczególnych zatrudnionych jest ustalanie indywidualnych grafików. Powinno się je dostarczać pracownikom na co najmniej 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, którego dotyczy sporządzony rozkład. Z pewnością pomocne z utrzymaniu ciągłości i należytego porządku w tak prowadzonym spisie będzie zobowiązanie pracowników do potwierdzania daty otrzymania takiego grafiku. Warto nadmienić, że przygotowane pierwotnie harmonogramy pracy muszą być zgodnie z przepisami przechowywane łącznie z ewidencją czasu pracy. Problematyczne może okazać się także dokumentowanie czasu pracy tzw. zadaniowców, tj. osób, których nie obowiązują sztywne godziny pracy, bo są rozliczane za konkretne wykonane zadania. Nie zwalnia to jednocześnie pracodawcy z prowadzenia ewidencji czasu pracy takich podwładnych. Co więcej, potwierdzenia wymaga również fakt ich przychodzenia i obecności w pracy – jeśli dokumentuje się to za pośrednictwem listy obecności, zadaniowcy także są zobowiązani ją podpisywać.
Potwierdzenie wypłaty wynagrodzeń i innego rodzaju świadczeń
Jednym z głównych zapisów będących gwarantem bezpieczeństwa, jeśli chodzi o otrzymanie przez pracowników wynagrodzenia za prace, jest reguła dotycząca wypłaty świadczeń do rąk własnych pracownika. Oczywiście obowiązek ten – zgodnie z przepisami – może być wypełniony w innych sposób (najczęściej pracownicy korzystają z przelewu bankowego na wskazane konto), ale aby tak mogło się stać, potrzebna jest wyraźna, pisemna zgoda pracownika.