Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością prowadzenia różnorodnych rozliczeń. Rozliczenia te dotyczą zarówno kontrahentów, klientów, jak i urzędu skarbowego czy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Przedsiębiorca rzadko kiedy ma możliwość zająć się tym osobiście. Jeżeli się na to zdecyduje, może ucierpieć na tym jego zasadnicza działalność. Właśnie dlatego bardzo często wybierane jest w tym celu odpowiednie biuro rachunkowe. Co w sytuacji, gdy wybrane biuro rachunkowe popełni błąd? Kto ponosi za ten błąd odpowiedzialność?
Biura rachunkowe
Coraz częściej stosowanym rozwiązaniem dla zapewnienia ciągłości i sprawności rozliczeń jest wybieranie właśnie biura rachunkowego, działającego samodzielnie. Duże przedsiębiorstwa i korporacje mają własne działy księgowe i własnych pracowników etatowych, którzy zarządzają księgowością. Małe firmy rzadko kiedy mogą sobie na takie rozwiązanie pozwolić. Dlatego też skorzystanie z możliwości outsourcingu wydaje się najlepszym rozwiązaniem. I zasadniczo nim jest. Trzeba jednak dobrze sprawdzić umowę zawieraną z biurem rachunkowym i zweryfikować zakres odpowiedzialności. Kiedy odpowiedzialność za błędy ponosi sam przedsiębiorca, a kiedy bierze ją na siebie biuro rachunkowe?
Zakres zadań i odpowiedzialności
W pierwszej kolejności należy sobie uświadomić, że to podatnik – przedsiębiorca jest zobowiązany do powiadomienia urzędu skarbowego o tym, że jego księgowość prowadzić będzie zatrudnione do tego biuro rachunkowe.
Po podpisaniu umowy z biurem rachunkowym, przedsiębiorca ma siedem dni na przekazanie tej informacji do odpowiedniego urzędu skarbowego. W swoim zawiadomieniu nie wystarczy napisać, że księgowość będzie prowadziło zewnętrzne biuro rachunkowe, ale również podać jego dane kontaktowe. W razie kontroli to tam uda się bowiem urzędnik, żeby sprawdzić poprawność wszelkich dokumentów.
W kwestii odpowiedzialności, warto wiedzieć, że każde działające biuro rachunkowe jest zobowiązane do wykupienia obowiązkowej polisy OC zawodowego. Jest to ubezpieczenie, które pokrywa koszty ewentualnych błędów biura.
Przy czym za niedopełnienie obowiązków podatkowych odpowiedzialność zawsze ponosi sam podatnik, a nie rozliczające go biuro. Co ważne, jeżeli nawet biuro błędnie rozliczy podatnika, a ten ureguluje podatek według błędnych wyliczeń, to i tak on odpowiada osobiście i całym swoim majątkiem za te błędy.
Jest to spowodowane tym, że ewentualna zaległość występuje po stronie podatnika, a nie biura rachunkowego, więc to podatnik musi się z niej rozliczyć a nie biuro. Urząd skarbowy nie ma też żadnych racjonalnych podstaw, by zaległość egzekwować od biura, bo nie biuro jest wówczas dłużnikiem.
Jeżeli jednak umowa z biurem rachunkowym zostanie odpowiednio sformułowana, wówczas można część odpowiedzialności lub cały jej zakres przenieść właśnie na biuro. I mimo tego, że urząd będzie egzekwował należność od podatnika, to ten wszelkie dodatkowe koszty będzie mógł wyegzekwować właśnie od biura rachunkowego, które popełniło błąd.
Z tego właśnie względu precyzyjne ustalenie warunków umowy jest niezwykle istotne. Należy w niej zawrzeć nie tylko zakres zadań i obowiązków, ale również zakres odpowiedzialności. Taki zapis pomoże w przyszłości rozwiązać wszelkie sporne sprawy.
Podatnik może dochodzić odszkodowania i naprawienia poniesionej szkody za nieprawidłową realizację swoich obowiązków przez biuro rachunkowe. Jeżeli zadania wykonywane były niedbale, nieodpowiednio, błędnie lub z rażącym naruszeniem zasad, wówczas podatnik może wystąpić na drogę cywilną i domagać się odszkodowania za poniesione przez siebie straty. Sytuację tę reguluje Kodeks Cywilny w zakresie odpowiedzialności kontraktowej.
W skrajnych sytuacjach, gdy biuro rachunkowe działa na szkodę przedsiębiorcy może również ponieść odpowiedzialność karną, która wynika z Kodeksu Karnego. Dotyczy to szczególnie tych sytuacji, w których nie mamy do czynienia z popełnieniem błędu, ale prowadzeniem ksiąg w sposób niezgodny z prawdą, z niszczeniem lub podrabianiem dokumentów czy też z nieprowadzeniem księgowości – czy to w sposób rzetelny czy w ogóle.