Kontrola urzędu skarbowego – czy jest możliwa bez zapowiedzi?

Kontrola urzędu skarbowego bez zapowiedzi jest możliwa, ale nie stanowi reguły w każdej sprawie. W typowym przypadku kontroli podatkowej przedsiębiorca powinien otrzymać zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli, jednak przepisy przewidują wyjątki od tego obowiązku w szczególności w Ordynacji podatkowej oraz w zakresie kontroli działalności gospodarczej przedsiębiorcy, w Prawie przedsiębiorców. Inaczej uregulowana jest kontrola celno-skarbowa prowadzona przez organy Krajowej Administracji Skarbowej: wszczyna się ją z urzędu na podstawie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli celno-skarbowej, a w przypadkach przewidzianych w ustawie może ona rozpocząć się także bez uprzedzenia, po okazaniu legitymacji służbowej, z późniejszym doręczeniem upoważnienia.

Najważniejsze informacje

1. Kontrola podatkowa zwykle jest poprzedzona zawiadomieniem, a kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po 7 dniach i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.
2. Kontrola celno-skarbowa prowadzona przez naczelników urzędów celno-skarbowych działa według odrębnych zasad i co do zasady nie wymaga wcześniejszego zawiadomienia.
3. Po zakończeniu kontroli podatkowej przedsiębiorca ma prawo zgłosić zastrzeżenia do protokołu w terminie 14 dni od dnia doręczenia tego protokołu.
4. Brak zawiadomienia nie zwalnia organu z obowiązku działania na podstawie przepisów oraz zachowania formalności właściwych dla danego rodzaju kontroli.

Czy kontrola urzędu skarbowego może odbyć się bez zapowiedzi?

Dla przedsiębiorcy zasadą jest wcześniejsze zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej, chyba że zachodzi ustawowy wyjątek od tego obowiązku. Po doręczeniu zawiadomienia kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, jej wszczęcie wymaga ponownego zawiadomienia. 

Kontrola może rozpocząć się przed upływem 7 dni od doręczenia zawiadomienia, jeżeli pozwalają na to przepisy. W kontroli podatkowej wszczęcie kontroli przed upływem tego terminu wymaga zgody albo wniosku kontrolowanego. Jeżeli zgoda albo wniosek zostały wyrażone ustnie, kontrolujący sporządza adnotację. W przypadku kontroli działalności gospodarczej przedsiębiorcy, na podstawie Prawa przedsiębiorców, kontrola może zostać wszczęta przed upływem 7 dni na wniosek przedsiębiorcy. 

Niezależnie od powyższego, przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia mogą być wykonywane czynności kontrolne związane z pobieraniem próbek, dokonywaniem oględzin, w tym pojazdów, lub dokonywaniem pomiarów. Czynności związane z pobieraniem próbek i dokonywaniem oględzin nie mogą przekraczać jednego dnia roboczego, a czynności związane z dokonywaniem pomiarów nie mogą przekraczać kolejnych 24 godzin liczonych od chwili rozpoczęcia tych czynności. Oględziny dokonywane w tym trybie nie mogą dotyczyć treści dokumentów. Z czynności wykonywanych w tym trybie sporządza się protokół. 

Kiedy kontrola urzędu skarbowego bez zapowiedzi jest zgodna z prawem?

Kontrolowanego zawiadamia się wcześniej o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej. Kontrola bez zapowiedzi jest możliwa tylko wtedy, gdy pozwalają na to przepisy. W przypadku przedsiębiorców trzeba pamiętać, że znaczenie mają nie tylko zasady wynikające z Ordynacji podatkowej, ale także przepisy dotyczące kontroli działalności gospodarczej. Oznacza to, że urząd nie zawsze musi wysłać zawiadomienie, ale pominięcie tego etapu musi mieć konkretną podstawę ustawową. Zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej nie dokonuje się m.in. wtedy, gdy:

• kontrola dotyczy zasadności zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego w rozumieniu przepisów o VAT,
• kontrola ma być wszczęta na żądanie organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze o przestępstwo lub przestępstwo skarbowe,
• kontrola dotyczy opodatkowania przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych,
• kontrola dotyczy niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej,
• kontrola ma być podjęta w oparciu o informacje uzyskane na podstawie przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
• kontrola zostaje wszczęta w trybie szczególnym, po okazaniu legitymacji służbowej, gdy czynności kontrolne są niezbędne do przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego albo do zabezpieczenia dowodów jego popełnienia,
• kontrola ma charakter doraźny i dotyczy ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej, użytkowania kasy rejestrującej, sporządzania spisu z natury albo sprawdzenia zachowania warunków zawieszenia działalności gospodarczej,
• kontrola dotyczy podatku od wydobycia niektórych kopalin,
• kontrola dotyczy zasadności zwrotu podatku w rozumieniu przepisów o zwrocie podatku dla określonych podatników PIT albo CIT,
• organ podatkowy posiada informacje, z których wynika, że kontrolowany został prawomocnie skazany w Rzeczypospolitej Polskiej za popełnienie przestępstwa skarbowego, przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu, przestępstwa z ustawy o rachunkowości albo wykroczenia polegającego na utrudnianiu kontroli. W przypadku osoby prawnej warunek ten odnosi się do każdego członka zarządu lub osoby zarządzającej. W przypadku spółki niemającej osobowości prawnej warunek ten odnosi się do każdego wspólnika.
• zawiadomienia nie dokonuje się również wtedy, gdy kontrolowany jest zobowiązanym w postępowaniu egzekucyjnym w administracji albo nie ma miejsca zamieszkania lub adresu siedziby, bądź doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione.

Przy kontroli podatkowej przedsiębiorcy trzeba pamiętać, że wyjątki od obowiązku zawiadomienia mogą wynikać zarówno z Ordynacji podatkowej, jak i z przepisów Prawa przedsiębiorców dotyczących kontroli działalności gospodarczej. Prawo przedsiębiorców przewiduje, że zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli nie dokonuje się m.in. wtedy:

• gdy kontrola ma zostać przeprowadzona na podstawie bezpośrednio stosowanych przepisów prawa Unii Europejskiej albo ratyfikowanej umowy międzynarodowej,
• gdy przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa, wykroczenia, przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego albo dla zabezpieczenia dowodów popełnienia takiego czynu.

Jeżeli brak zawiadomienia wynika z przepisów Prawa przedsiębiorców, uzasadnienie przyczyny pominięcia zawiadomienia zamieszcza się w protokole kontroli. Natomiast jeżeli kontrola podatkowa nie została poprzedzona zawiadomieniem na podstawie Ordynacji podatkowej, kontrolowanego informuje się o przyczynie braku zawiadomienia po wszczęciu kontroli. 

Czym różni się kontrola podatkowa od kontroli celno-skarbowej?

W obiegu potocznym wiele osób używa ogólnego określenia „kontrola skarbowa”, ale z perspektywy przedsiębiorcy trzeba odróżnić kontrolę podatkową od kontroli celno-skarbowej. To rozróżnienie ma duże znaczenie praktyczne, bo właśnie stąd bierze się część nieporozumień wokół kontroli z urzędu skarbowego bez zapowiedzi.

Kontrola celno-skarbowa obejmuje nie tylko klasyczne zobowiązania podatkowe, ale też inne obszary wskazane w ustawie o Krajowej Administracji Skarbowej. Może dotyczyć przestrzegania:

• przepisów prawa podatkowego,
• prawa celnego,
• obrotu wyrobami akcyzowymi,
• urządzania gier hazardowych,
• innych obowiązków wynikających z ustaw pozostających we właściwości KAS.

Dla przedsiębiorcy najważniejsze jest to, że kontrola celno-skarbowa ma bardziej operacyjny charakter. Nie obowiązuje tu model planowanej kontroli z wcześniejszym zawiadomieniem, który przedsiębiorcy kojarzą z klasyczną kontrolą podatkową.

Jak rozpoczyna się kontrola urzędu skarbowego bez zapowiedzi?

Sam brak wcześniejszego zawiadomienia nie znosi pozostałych formalności. W przypadku kontroli podatkowej organ nadal musi działać na podstawie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli i zgodnie z zasadami wynikającymi z Ordynacji podatkowej. W szczególnym trybie kontrola podatkowa może zostać wszczęta po okazaniu kontrolowanemu legitymacji służbowej, jeżeli czynności kontrolne są niezbędne do przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego albo do zabezpieczenia dowodów popełnienia takiego czynu.

Jeżeli organ korzysta z tego trybu, samo okazanie legitymacji służbowej nie wystarcza do zachowania wszystkich wymogów formalnych. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli powinno zostać doręczone bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 3 dni roboczych od dnia wszczęcia kontroli. Dokumenty z czynności kontrolnych dokonanych z naruszeniem tego obowiązku nie stanowią dowodu w postępowaniu podatkowym.

Jak rozpoczyna się kontrola celno-skarbowa bez zapowiedzi?

Kontrola celno-skarbowa jest wszczynana z urzędu na podstawie upoważnienia, a dniem jej wszczęcia jest dzień doręczenia tego upoważnienia. Jeżeli istnieje podejrzenie naruszenia przepisów i trzeba działać niezwłocznie, kontrola może rozpocząć się po okazaniu legitymacji służbowej, z późniejszym doręczeniem upoważnienia. Ustawa o KAS przewiduje też szczególne przypadki, w których czynności wykonuje się na podstawie legitymacji i stałego upoważnienia albo w określonych miejscach, np. na przejściach granicznych bez okazywania tych dokumentów. Czynności kontrolne mogą być wykonywane w:

• urzędzie celno-skarbowym,
• w innych urzędach obsługujących organy KAS,
• w siedzibie kontrolowanego,
• w miejscu prowadzenia lub przechowywania ksiąg podatkowych,
• w każdym innym miejscu związanym z prowadzoną przez kontrolowanego działalnością, w tym w lokalu mieszkalnym.

Mogą być również prowadzone w miejscach, w których mogą znajdować się urządzenia, towary lub dokumenty dotyczące tych urządzeń, towarów albo czynności podlegających kontroli. 

Jakie prawa ma przedsiębiorca podczas kontroli urzędu skarbowego?

Nawet w przypadku kontroli bez zapowiedzi kontrolowany zachowuje określone prawa, a organ podatkowy musi działać w granicach przepisów.

1. Prawo do weryfikacji osób prowadzących kontrolę
   Należy sprawdzić, kto prowadzi czynności kontrolne, jaki organ je wykonuje oraz na jakiej podstawie prawnej działa.
2. Prawo do poznania zakresu kontroli
   Kontrolowany powinien wiedzieć, czego dotyczy kontrola, jaki okres obejmuje i jakie obowiązki podatkowe są sprawdzane.
3. Prawo do informacji o podstawie braku zawiadomienia
   Jeżeli kontrola została wszczęta bez wcześniejszego zawiadomienia, organ powinien wskazać podstawę prawną takiego działania.
4. Prawo do otrzymania protokołu po kontroli podatkowej
   Kontrola podatkowa kończy się w dniu doręczenia kontrolowanemu protokołu kontroli. W protokole przedstawia się przebieg kontroli, ustalenia faktyczne, dokumentację dotyczącą przeprowadzonych dowodów oraz ocenę prawną sprawy będącej przedmiotem kontroli.
5. Prawo do złożenia zastrzeżeń lub wyjaśnień
   W przypadku braku zgody z ustaleniami protokołu można złożyć zastrzeżenia lub wyjaśnienia wraz z wnioskami dowodowymi w terminie 14 dni od dnia doręczenia protokołu.
6. Prawo do informacji o możliwym postępowaniu po kontroli
   Jeżeli kontrola podatkowa wykaże nieprawidłowości, a kontrolowany nie złoży deklaracji albo korekty deklaracji w pełni uwzględniającej ustalenia kontroli, organ podatkowy wszczyna postępowanie podatkowe w sprawie objętej kontrolą. Powinno to nastąpić nie później niż w terminie 6 miesięcy od zakończenia kontroli. Tego trybu nie stosuje się, gdy złożone przez kontrolowanego wyjaśnienia lub zastrzeżenia do protokołu zostały w całości uwzględnione przez kontrolujących. Po upływie 6 miesięcy postępowanie może zostać wszczęte tylko wtedy, gdy podatnik ponownie skoryguje deklarację bez uwzględnienia nieprawidłowości wykazanych w kontroli albo gdy organ otrzyma informacje uzasadniające wszczęcie postępowania od organów podatkowych lub innych organów.
7. Prawo do zapoznania się z pouczeniem w kontroli celno-skarbowej
   W kontroli celno-skarbowej sposób zakończenia sprawy zależy od jej rodzaju, dlatego należy uważnie sprawdzić pouczenie otrzymane od organu.
8. Prawo do odróżnienia kontroli od czynności sprawdzających
   Nie każda aktywność urzędu oznacza kontrolę. Czynności sprawdzające są odrębną, prostszą procedurą i nie dają organowi takich samych uprawnień jak kontrola podatkowa albo kontrola celno-skarbowa.

Co zrobić, gdy urząd skarbowy pojawia się bez zapowiedzi?

Pierwsze minuty zwykle decydują o porządku organizacyjnym po stronie firmy. Warto zachować spokój i unikać pochopnych wyjaśnień, ponieważ organ ocenia dokumenty, przebieg czynności kontrolnych oraz sposób współpracy kontrolowanego. W pierwszej kolejności należy:

• ustalić zakres kontroli,
• dane osób prowadzących czynności,
• podstawę prawną braku zawiadomienia,
• termin przekazania dokumentów.

Należy także sprawdzić, czy czynności prowadzi urząd skarbowy, czy urząd celno-skarbowy, ponieważ od tego zależą dalsze obowiązki oraz sposób zakończenia sprawy.

Jeżeli kontrola dotyczy faktur, ewidencji sprzedaży, dokumentów kosztowych albo rozliczeń VAT, należy zapewnić porządek w dokumentacji i szybki dostęp do ksiąg. W praktyce takie przygotowanie może skrócić kontrolę i ograniczyć ryzyko sporów dotyczących braków formalnych.

Przykłady praktyczne

Poniższe sytuacje dobrze pokazują, kiedy kontrola bez zapowiedzi jest realna, a kiedy przedsiębiorca powinien wcześniej otrzymać zawiadomienie.

Przykład 1. Spółka handlowa złożyła wniosek o wysoki zwrot VAT po kilku miesiącach intensywnych zakupów inwestycyjnych. Organ podatkowy uznał, że musi szybko sprawdzić zasadność zwrotu podatku naliczonego i wszczął kontrolę bez wcześniejszego zawiadomienia. W takiej sytuacji brak zapowiedzi może wynikać wprost z Ordynacji podatkowej.

Przykład 2. Właściciel niewielkiego sklepu przez kilka dni prowadził sprzedaż, a do urzędu trafiły sygnały o nieprawidłowym ewidencjonowaniu obrotu przy pomocy kasy fiskalnej. Urzędnicy pojawili się w punkcie w godzinach pracy i podjęli czynności o charakterze doraźnym. Taki tryb również może mieścić się w wyjątkach pozwalających na kontrolę bez uprzedzenia.

Podsumowanie

Kontrola urzędu skarbowego bez zapowiedzi jest legalna, ale tylko w sytuacjach wyraźnie przewidzianych przez przepisy. Zasadą przy kontroli podatkowej nadal pozostaje zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej i zachowanie terminów liczonych od dnia doręczenia zawiadomienia. Inaczej wygląda kontrola celno-skarbowa, która z natury ma bardziej interwencyjny charakter i częściej zaczyna się bez uprzedzenia. Dla przedsiębiorcy najważniejsze jest szybkie ustalenie, z jakim rodzajem kontroli ma do czynienia, sprawdzenie upoważnienia, odnotowanie okazania legitymacji służbowej przez kontrolujących oraz pilnowanie terminów na zastrzeżenia, wyjaśnienia i dalsze działania w postępowaniu podatkowym.

FAQ – jak najczęściej rozumieć kontrolę skarbową w praktyce?