Podstawowym celem tworzenia spisu z natury jest ustalenie szczegółów dotyczących towarów w firmie. Jakie elementy powinien zawierać dokument, kto jest zobowiązany do jego sporządzenia i kiedy należy o tym pamiętać?
Spis z natury – podstawowe informacje
Spis z natury, nazywany inaczej remanentem, to dokument umożliwiający określenie towarów oraz ich zasobów w firmie – zarówno rzeczowych, jak i pieniężnych. Pozwala on również skorygować stan odnotowany w ewidencji księgowej, a tym samym – odkryć ewentualne błędy i nadużycia ze strony zatrudnionych osób. Spis z natury powinien zostać sporządzony:
- w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej;
- 1 stycznia każdego roku;
- na koniec roku podatkowego;
- w chwili zmiany wspólnika lub zmiany proporcji udziałów wspólników;
- w momencie likwidacji działalności.
Remanent obejmuje towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze, półwyroby, wyroby gotowe, produkcję w toku, a także odpady oraz braki. Co ważne, należy sporządzić go nawet wówczas, gdy będzie on miał zerowy wynik.
Spis z natury – narzędzie do określenia dochodu
Prawidłowo sporządzony remanent to podstawa, aby właściwie określić dochód z prowadzonej działalności. Ten pozwala z kolei wyliczyć należny podatek dochodowy od osób fizycznych. W sytuacji, gdy wartość końcowego spisu z natury jest wyższa niż wartość tego początkowego, różnica powinna zostać dodana do uzyskanego dochodu. Jeśli natomiast to remanent początkowy jest wyższy od końcowego, różnicę należy odjąć od dochodu.
Kluczowe elementy spisu z natury
W treści spisu z natury powinny znaleźć się następujące dane:
- imię i nazwisko właściciela oraz nazwa firmy;
- data sporządzenia dokumentu;
- numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury;
- określenie towaru oraz innych składników, które podlegają inwentaryzacji;
- jednostka miary;
- ilość stwierdzona w czasie spisu;
- cena w złotych i groszach za jednostkę miary;
- wartość otrzymana po przemnożeniu ilości towaru przez jego cenę jednostkową;
- łączna wartość spisu z natury.
Spis z natury powinien zostać ponadto zakończony klauzulą „Spis zakończono na pozycji…” i opatrzony podpisami osób biorących w nim udział. W Internecie dostępne są darmowe wzory, według których należy sporządzić dokument. Jego poszczególne arkusze muszą być traktowane jak dowody księgowe – to tzw. druki ścisłego zarachowania. W związku z tym przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej musi odpowiednio ponumerować je przed wydaniem.
Kto jest zobowiązany do sporządzania spisu z natury?
Obowiązek sporządzenia spisu z natury dotyczy wszystkich przedsiębiorców opodatkowanych na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym, którzy rozliczają się księgą przychodów i rozchodów. Mowa o właścicielach firm związanych z handlem lub produkcją materialną. Podatnicy, którzy jako formę opodatkowania działalności wybrali ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, nie muszą sporządzać spisu z natury (z wyjątkiem przedsiębiorców likwidujących firmę).