Spis treści
Korekta błędu w księgowości to sposób na uniknięcie odpowiedzialności w postaci kary skarbowej czy innej sankcji. Księgi rachunkowe powinny być bowiem prowadzone w sposób zapewniający rzetelność oraz ciągłość procedur obliczeniowych w konkretnym okresie sprawozdawczym. Na co szczególnie warto zwrócić uwagę, dokonując korekty?
Czym jest błąd księgowy?
Błędami księgowymi nazywa się wszelkie nieprawidłowości w zapisach księgowych. Mogą one pojawiać się w dokumentach księgowych, w zapisach w urządzeniach księgowych czy w dodatkowych zestawieniach. Zazwyczaj są to błędy rachunkowe lub nieprawidłowości w treści. Błędem w urządzeniach księgowych może być natomiast m.in.:
- ujęcie tej samej operacji gospodarczej dwukrotnie;
- pominięcie operacji gospodarczej podczas księgowania;
- zaksięgowanie prawidłowej kwoty na niewłaściwym koncie;
- zaksięgowanie nieprawidłowej kwoty na właściwym lub niewłaściwym koncie.
Błędy w księgowości a konsekwencje dla przedsiębiorcy
Za prowadzenie ksiąg rachunkowych niezgodnie z aktualnymi przepisami na przedsiębiorcę może zostać nałożona grzywna do 240 stawek dziennych – wynika to z zapisów art. 61 Kodeksu karnego skarbowego. Ostateczna wysokość kary zależy m.in. od dochodów podatnika, jego sytuacji rodzinnej czy warunków majątkowych. W niektórych przypadkach niewłaściwe prowadzenie ksiąg może zostać uznane także za przestępstwo skarbowe – a to może skutkować zarówno karą grzywny, jak i pozbawieniem wolności. Co więcej, nierzetelne prowadzenie księgowości może wpłynąć także na relacje z kontrahentami i ogólny wizerunek przedsiębiorstwa.
Korekta błędu w księgowości – na czym polega?
Wszelkie błędy w księgach rachunkowych muszą zostać poddane korekcie. Korekta błędu w księgowości to nic innego jak powtórne zaksięgowanie dokumentów z okresu, w którym księgowość była prowadzona w nieprawidłowy sposób lub nie była prowadzona wcale. Jeżeli audyt wykaże, że księgowe kwestie przedsiębiorstwa były zarządzanie niewłaściwie, konieczna jest naprawa błędów. Jeśli natomiast wykazana zostanie duża liczba błędów, niekiedy trzeba całkowicie odbudować księgi poprzez ponowne zaksięgowanie całej dokumentacji oraz stworzenie zaległych sprawozdań finansowych.
Korekta błędu w księgowości – o czym należy pamiętać?
Jak wskazuje art. 25 ust. 1 ustawy o rachunkowości, korekta błędu w księgowości może odbyć się poprzez:
- skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności
- błędnego zapisu – skreślona treść musi zostać opatrzona datą oraz podpisem osoby uprawnionej do wprowadzenia korekty (w przypadku ksiąg prowadzonych ręcznie);
- wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane zapisami dodatnimi lub tylko ujemnymi.
Należy również pamiętać, że co do zasady błąd w księgach rachunkowych powinien być skorygowany się w miesiącu, w którym nastąpił. Jeśli natomiast okres ten został już zamknięty, korekta błędu w księgowości powinna zostać ujęta w księgach rachunkowych otwartego w danej chwili miesiąca. Co ważne, bez względu na to, czy księgowość jest prowadzona ręcznie, czy elektronicznie, błędy wykryte po zamknięciu miesiąca można skorygować tylko zapisami dodatnimi lub zapisami ujemnymi.