Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów, w skrócie PKPiR, to uproszczona ewidencja księgowa. Jest łatwiejsza do prowadzenia niż zwykła księgowość, jednak nie każdy może ją prowadzić. Aby przedsiębiorca miał takie prawo, musi spełniać cały szereg wymogów. Co więcej, księgę przychodów i rozchodów da się prowadzić zarówno w tradycyjnej wersji papierowej, jak i w wersji elektronicznej.
Kto może prowadzić PKPiR?
PKPiR mogą spełniać ci przedsiębiorcy, którzy spełniają trzy warunki. Po pierwsze, rozliczają podatek na zasadach ogólnych według stawki podatkowej lub liniowo; prowadzą działalność gospodarczą indywidualnie lub w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej czy spółki partnerskiej, a także przedsiębiorstwa w spadku; przychody netto z działalności gospodarczej lub przychody spółki w poprzednim roku nie przekroczyły 2 milionów euro. Jeżeli przedsiębiorca spełnia łącznie te trzy wymogi, może założyć PKPiR.
Kiedy założyć PKPiR?
Istnieją dwa terminy, w których zakłada się księgę przychodów i rozchodów. Pierwszy termin to 1 stycznia każdego roku podatkowego; dotyczy on wszystkich przedsiębiorców. Drugim terminem jest dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego. Oznacza to, że przedsiębiorca w dniu założenia własnej firmy ma prawo do złożenia wniosku o założenie PKPiR. Jeżeli firma już istnieje, a przedsiębiorca postanowił, że założy księgę, odpowiednim terminem będzie 1 stycznia.
W jaki sposób prowadzić PKPiR?
Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów można prowadzić tradycyjnie, w formie papierowej bądź elektronicznie. W przypadku księgi w wersji papierowej, należy pamiętać o spięciu i ponumerowaniu wszystkich jej stron. W przypadku wersji elektronicznej, konieczne jest określenie w formie pisemnej instrukcji obsługi programu do prowadzenia takiej księgi. Może to być instrukcja napisana samodzielnie, może być to także podręcznik użytkowania. PKPiR nie musi być drukowane. Z powodzeniem można przechowywać dokumenty na dysku komputera. Ważne jest jednak, by były one poukładane w sensowny sposób, chronologicznie i w sposób logiczny.
Najlepszym sposobem na prowadzenie księgi przychodów i rozchodów jest skorzystanie z usług systemu Szybka faktura. Pozwala to na zminimalizowanie nakładu pracy i czasu przy prowadzeniu księgowości firmy.
Co powinna zawierać PKPiR?
PKPiR powinna zawierać wszelkie dokumenty księgowe firmy. Podstawą są faktury VAT i rachunki. Poza nimi, do księgi dołącza się wszelkie dokumenty potwierdzające fakt dokonywania operacji gospodarczych. Do dokumentów tego rodzaju należy m.in. dzienne zestawienie dowodów sprzedaży, dowody przesunięć, dowody opłat bankowych i pocztowych, raporty fiskalne czy wszelkie noty księgowe. Jeżeli w księdze znajdzie się opis zdarzenia, które tak naprawdę nie miało miejsca bądź wręcz przeciwnie- nie zawiera opisu zdarzenia, które miało miejsce, albo gdy kwoty deklarowane w księdze nie pokrywają się z tymi w rzeczywistości, Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów może być uznana za nierzetelną, a to jest traktowane jako wykroczenie lub nawet przestępstwo skarbowe. Za tego rodzaju nieuczciwość grożą wysokie kary grzywny i konieczność dopłaty podatku.