KSeF w pytaniach i odpowiedziach

Szybka Faktura 16/01/2025 brak odpowiedzi
 

Już w następnym roku polscy podatnicy będą zobligowani do korzystania z KSeF. Poznaj odpowiedzi na podstawowe pytania związane z systemem i przygotuj swoją firmę do wdrożenia.

Co to jest KSeF?

KSeF to skrót od Krajowego Systemu e-Faktur – platformy do wystawiania, udostępniania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Powstała ona głównie w celu rozwoju digitalizacji oraz usprawnienia obiegu dokumentów w obrocie gospodarczym. System ma także pomóc w uszczelnieniu polskiego systemu podatkowego.

Z jakich narzędzi korzystać do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w ramach KSeF?

Ministerstwo Finansów udostępniło podatnikom specjalne narzędzia do wystawiania faktur elektronicznych w postaci plików XML – Aplikację Podatnika KSeF oraz e-mikrofirmę. Pierwsza z nich pozwala na korzystanie z KSeF podatnikom oraz uprawnionym przez nich podmiotom. Umożliwia ona m.in. wystawianie i odbieranie e-faktur w KSeF, podgląd tych e-faktur, pobieranie UPO KSeF czy zarządzanie uprawnieniami oraz tokenami. Druga aplikacja – e-mikrofirma – daje możliwość powiązania istniejącego konta z KSeF, wystawiania faktur ustrukturyzowanych, odbierania tych faktur z KSeF czy przenoszenia ich do ewidencji VAT.

Od kiedy korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich podatników?

Polscy przedsiębiorcy mają możliwość korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur już od 1 stycznia 2022 roku – decyzja ta jest całkowicie dobrowolna. Już niebawem integracja z systemem stanie się jednak obligatoryjna dla wszystkich podatników. Początkowo obowiązek ten miał wejść w życie 1 lipca 2024 roku, a później – 1 stycznia 2025 roku. Termin wdrożenia został jednak ponownie przesunięty i pod koniec kwietnia 2024 roku Ministerstwo Finansów ustaliło dwie nowe daty:

  • 1 lutego 2026 roku – obowiązkowa integracja z KSeF dla przedsiębiorców, którzy w poprzednim roku osiągnęli wartość sprzedaży powyżej 200 milionów złotych;
  • 1 kwietnia 2026 roku – obowiązkowa integracja z KSeF dla pozostałych podatników prowadzących działalność gospodarczą.

Oznacza to, że od kwietnia 2026 roku wszystkie podmioty wystawiające faktury będą dokumentować transakcje gospodarcze za pośrednictwem KSeF.

Co daje przedsiębiorcy korzystanie z KSeF?

Integracja z KSeF to dla podatników nowe obowiązki, ale również korzyści. Może ona pomóc zoptymalizować wiele firmowych procesów, usprawnić dostęp do faktur i zagwarantować oszczędność czasu. Nie ma też potrzeby przechowywania i archiwizacji tych dokumentów, co pozwala obniżyć koszty i zaoszczędzić miejsce. Krajowy System e-Faktur wiąże się też z mniejszą liczbą błędów w dokumentacji i pozwala na bieżący podgląd faktur oraz ich automatyczne przesyłanie w czasie rzeczywistym. Faktury przechowywane w systemie są też skutecznie zabezpieczone przed uszkodzeniem czy zgubieniem. Co więcej, wdrożenie KSeF w przedsiębiorstwie umożliwia skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku VAT – z 60 na 40 dni.

Jak długo będą przechowywane faktury wystawione za pośrednictwem KSeF?

Po przesłaniu do Krajowego Systemu e-Faktur faktury ustrukturyzowane będą w nim przechowywane przez 10 lat od końca roku, w którym je wystawiono. Po upływie tego czasu podatnik będzie zobowiązany do przechowywania tych dokumentów poza systemem aż do momentu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Czy KSeF umożliwia wystawianie faktur w obcej walucie?

Tak – Krajowy System e-Faktur przewiduje możliwość wystawiania faktur w walucie innej niż PLN. Trzeba jednak pamiętać o tym, że kwota podatku VAT musi w tym przypadku zostać prawidłowo przeliczona na złotówki. Kwota netto i kwota całościowa transakcji (brutto) mogą być z kolei wyrażone w obcej walucie.

Wystawiaj faktury w naszym systemie

Wypróbuj przez 45 dni za darmo!

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *