Prowadzenie przedsiębiorstwa wiąże się z koniecznością prowadzenia również księgowości. Nawet, jeżeli jest to jedynie jednoosobowa działalność gospodarcza, która opiera się na tak zwanej małej księgowości, musi być rozliczana prawidłowo i zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami. Regulacje prawne nie określają jednak, kto ma taką księgowość prowadzić, co daje przedsiębiorcy pełną swobodę i dowolność. Może samodzielnie się rozliczać, zlecić to księgowości prowadzonej online lub zdecydować się na biuro, znajdujące się w tym samym miejscu, w którym prowadzona jest działalność.

Co wybrać?

Najgorszym wyborem wydaje się samodzielne księgowanie, ponieważ zabiera czas, który można przeznaczyć na swą zasadniczą działalność. Ponadto, wymaga doszkolenia i dokształcenia, ponieważ prowadzenie księgowości to nie tylko systematyczne zapisywanie wydatków i dochodów danej firmy, ale znacznie więcej. Trzeba znać aktualne, obowiązujące przepisy, mieć wiedzę księgową i czas, by robić to wszystko na bieżąco.

Najlepiej zdecydować się na zlecenie prowadzenia księgowości. I tu pojawia się dylemat, czy lepsze będzie biuro księgowe na miejscu czy prowadzone online. Zdalne oferty pojawiają się coraz częściej i są coraz bardziej konkurencyjne wobec miejscowych księgowych. Technika zaś coraz bardziej wspiera współprace, które są nawiązywane na odległość.

Biuro na miejscu

Biuro na miejscu ma wiele zalet. Z takim księgowym można się spotkać twarzą w twarz. Można z nim porozmawiać, zapytać, wyjaśnić różne niejasne kwestie lub wątpliwości. Taki księgowy może też pokazać wiele rzeczy. Co i w jaki sposób jest zapisywane, co można odliczyć i dlaczego. Jego pracę można z powodzeniem obserwować i podglądać niemalże na żywo. Do tego, księgowy na miejscu to także możliwość optymalizowania finansów firmy w sposób płynny, na bieżąco. Jest to możliwe również dzięki osobistym spotkaniom, rozmowom i konsultacjom. W tym przypadku nawiązuje się relacja między księgowym i przedsiębiorcą, która może poskutkować znacznym usprawnieniem prowadzenia księgowości.

Wadą takiego rozwiązania może być jednak to, że usługi księgowe, które są świadczone na miejscu, są droższe od tych, które są świadczone zdalnie. To wynika z kosztów, jakie księgowy stacjonarny ponosi w związku z wykonywaną przez siebie pracą. Musi opłacić wynajmowane przez siebie biuro, często też asystentów czy sekretarkę. To powoduje, że generują się wydatki, które pokryć trzeba z uzyskiwanych przychodów. Z tych też pieniędzy księgowy pobiera dla siebie wynagrodzenie. Jeżeli ma być ono satysfakcjonujące, to księgowy musi nieco wyżej wycenić swoje usługi, a to oznacza, że przedsiębiorca musi nieco więcej zapłacić.

Wirtualne biuro

Zaletą korzystania z biura wirtualnego jest na pewno jego cena. Bardzo często tego typu usługi świadczone są z domów, więc odchodzą koszty utrzymania lokalu czy też koszty utrzymania personelu. Usługi świadczone więc przez księgowego zdalnego, czy też biuro księgowe prowadzone online mogą być nieco tańsze. Obsługa odbywa się całkowicie za pośrednictwem maila, ewentualnie poczty tradycyjnej, co znacznie eliminuje możliwość nawiązania relacji, ale jednocześnie przyspiesza wszelkie działania i pozwala na niemalże natychmiastową obsługę finansów firmy. Zaletą wirtualnego biura jest zatem sprawność, bieżący podgląd do dokumentów prowadzonych w formie online i możliwość prawie ekspresowego aktualizowania wszelkich informacji.

Wadą jest jednak pewien dystans, który trudno przełamać z uwagi na to, że nie dochodzi do osobistych spotkań. Trudno jest bowiem nawiązać relację, gdy główną formą kontaktu jest mail. Przez to też trudniej jest porozmawiać o różnorodnych możliwych i dostępnych rozwiązaniach, czy sposobach optymalizowania wydatków w firmie.

Podsumowując, każde z rozwiązań ma swoje wady i zalety. To, jakie rozwiązanie zostanie wybrane zależy w dużym stopniu od tego, jakie potrzeby ma dany przedsiębiorca i na czym mu w dużej mierze zależy. Jeżeli priorytetowy jest kontakt, biuro w mieście będzie najbardziej korzystne. Jeżeli zaś priorytetem jest cena, to biuro wirtualne tu zdecydowanie wygrywa.