Kontrola z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych może spotkać każdego przedsiębiorcę – tak samo jak kontrola z Urzędu Skarbowego. Co warto wiedzieć na jej temat?
Kontrola ZUS – na czym polega?
Zasady przeprowadzania kontroli płatnika składek z ZUS zostały określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Tego typu kontrola ma celu weryfikację, czy dany przedsiębiorca rzetelnie i właściwie wywiązuje się ze swoich obowiązków względem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych – m.in. w kwestii składek na ubezpieczenia. Za kontrolę odpowiedzialni są inspektorzy kontroli z ZUS-u. Odbywa się ona w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej, choć zdarza się, że jest przeprowadzana w miejscu, w którym przechowywana jest firmowa dokumentacja. Zazwyczaj jest to biuro rachunkowe współpracujące z danym przedsiębiorcą.
Co może podlegać kontroli z ZUS?
Kontroli z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych podlegają różne kwestie związane z ubezpieczeniami. Płatnik może zostać sprawdzony m.in. pod kątem prawidłowego zgłoszenia do ubezpieczeń – zarówno siebie, jak i pracowników czy członków rodziny – a także rzetelnego wyliczania i opłacania składek. ZUS sprawdza również, czy płatnik właściwie określa uprawnienia do świadczeń, wypłaca je prawidłowo swoim pracownikom i czy dokonuje wszelkich opłat w terminie. Kontroli może podlegać również prawidłowe opracowywanie wniosków o rentę czy zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeniowych.
Przebieg kontroli z ZUS-u
W sytuacji, gdy ZUS podejmie decyzję o wszczęciu kontroli, przedsiębiorca otrzymuje zawiadomienie. Powinno znaleźć się w nim oznaczenie organu i przedsiębiorcy oraz data i miejsce wystawienia. Co więcej, zawiadomienie musi opisywać przedmiotowy zakres kontroli i być opatrzone podpisem osoby upoważnionej do zawiadomienia. Inspektor może przeprowadzić kontrolę dopiero po upływie siedmiu dni od daty doręczenia pisma i nie później niż do trzydziestu dni od tego dnia. Jeśli natomiast nie dojdzie do niej w terminie trzydziestu dni od otrzymania przez płatnika zawiadomienia, przedsiębiorca otrzymuje je ponownie. Istnieje również możliwość przeprowadzenia kontroli wcześniej niż po siedmiu dniach od odebrania zawiadomienia – przedsiębiorca musi jednak zawnioskować o wcześniejszą wizytę inspektora. Kontrola odbywa się z udziałem płatnika składek – przedsiębiorcy przysługuje bowiem pełne prawo do uczestniczenia w tego typu czynnościach. Inspektor ma z kolei obowiązek przedstawić legitymację służbową oraz upoważnienie do wszczęcia kontroli. Nie może zabraknąć w nim takich elementów jak:
- podstawa prawna;
- oznaczenie jednostki organizacyjnej ZUS oraz dane inspektora;
- data i miejsce wystawienia upoważnienia;
- numer legitymacji służbowej inspektora;
- oznaczenie płatnika składek, który podlega kontroli, oraz jego praw i obowiązków;
- zakres kontroli;
- daty rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych;
- podpis osoby udzielającej upoważnienia wraz z funkcją/stanowiskiem.