Faktura uproszczona – czym jest i kiedy można ją wystawić?

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT faktura uproszczona to pełnoprawny dokument księgowy wystawiany dla sprzedaży do 450 zł (100 euro). W praktyce najczęściej jest to paragon fiskalny z NIP nabywcy i pozwala odliczyć podatek VAT tak jak standardowa faktura. Nie można jej jednak stosować w każdej sytuacji. Do 31 grudnia 2026 r. paragony z NIP nabywcy do 450 zł (uznawane za faktury uproszczone) są wyłączone z obowiązkowego KSeF, natomiast od 1 stycznia 2027 r. jeżeli do sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej online wystawiana jest faktura na rzecz podatnika, fakturę trzeba wystawić w KSeF, a w przypadku konsumentów wystawianie faktur w KSeF pozostaje dobrowolne.

Najważniejsze informacje

1. Faktura uproszczona musi mieć datę i numer, dane sprzedawcy (nazwa, adres, NIP), nazwę towaru/usługi, kwotę brutto oraz dane pozwalające ustalić VAT.
2. W fakturze uproszczonej można pominąć imię i nazwisko lub nazwę oraz adres nabywcy, pod warunkiem że dokument zawiera dane pozwalające określić kwotę VAT dla poszczególnych stawek.
3. Paragon z NIP do 450 zł jest traktowany jako faktura uproszczona, a numer paragonu jest numerem faktury. Nie wolno wtedy wystawiać dodatkowej faktury.
4. Faktury uproszczone nie mogą być stosowane m.in. do wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów, sprzedaży wysyłkowej z zagranicy czy sprzedaży bez NIP nabywcy.
5. Do końca 2026 r. paragon z NIP do 450 zł (faktura uproszczona) nie jest w KSeF. Od 2027 r. KSeF dotyczy faktur do sprzedaży z kasy online dla firm (B2B), a dla konsumentów pozostaje dobrowolny.

Czym jest faktura uproszczona i komu służy?

Faktura uproszczona to typ faktury VAT wystawiany dla sprzedaży o niewielkiej wartości, najczęściej transakcji gotówkowych. Ustawa o VAT pozwala w takim dokumencie zrezygnować z części danych, co ma ułatwić obrót gospodarczy. Maksymalna wartość to 450 zł lub równowartość 100 euro. Jeżeli cena brutto na paragonie nie przekracza tego limitu i znajduje się na nim numer NIP nabywcy, to taki paragon jest równoważny fakturze uproszczonej. Powyżej 450 zł/100 EUR paragon z NIP nie jest fakturą uproszczoną. Co do zasady przy sprzedaży na rzecz podatnika (B2B) wystawia się fakturę, z zastrzeżeniem ustawowych wyjątków (np. przy niektórych czynnościach zwolnionych – faktura na żądanie), a przy sprzedaży na rzecz konsumenta (B2C) fakturę wystawia się na żądanie w ustawowym terminie.

Dlaczego ustawodawca wprowadził uproszczenie? Według danych GUS w III kwartale 2025 r. w Polsce działało ponad 2,875 mln aktywnych przedsiębiorstw, z czego 95,9 % to mikroprzedsiębiorstwa. Większość z nich dokonuje codziennie setek drobnych zakupów – na materiały biurowe, paliwo czy artykuły spożywcze. Wystawianie pełnej faktury VAT za każdy taki zakup generowałoby koszty i obciążenia administracyjne. Uproszczona faktura pozwala zachować prawo do odliczenia VAT przy minimalnej biurokracji.

Kiedy można wystawić fakturę uproszczoną?

Artykuł 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT określa warunki stosowania tego dokumentu. Można go wystawić, gdy:

• kwota należności ogółem (brutto) nie przekracza 450 zł albo 100 euro,
• dokument zawiera dane pozwalające ustalić kwotę VAT dla poszczególnych stawek, 
• jeśli sprzedaż jest nabita na kasę i ma być „na firmę”, NIP nabywcy musi być na paragonie (bez tego nie wystawia się faktury na podatnika),
• uproszczenia nie stosuje się m.in. do WDT, WSTO, sprzedaży na odległość towarów importowanych (SOTI), a także gdy na fakturze nie podaje się NIP nabywcy. 

Warto pamiętać, że faktura uproszczona jest dobrowolna – sprzedawca może wystawić pełną fakturę VAT nawet dla drobnej sprzedaży. Jednak gdy wyda paragon z NIP, który spełnia warunki faktury uproszczonej, nie może już wystawić dodatkowej faktury. Potwierdza to interpretacja Ministerstwa Finansów: numer paragonu staje się numerem faktury, a wystawienie drugiego dokumentu byłoby dublowaniem sprzedaży.

Jakie dane musi zawierać faktura uproszczona?

W przeciwieństwie do standardowej faktury VAT, w której trzeba podać pełne dane sprzedawcy i nabywcy, nazwy towarów, ceny jednostkowe, poszczególne stawki podatku, sumy wartości sprzedaży netto oraz kwoty podatku dla poszczególnych stawek, w fakturze uproszczonej można znacznie ograniczyć ilość informacji.

Faktura uproszczona powinna zawierać datę wystawienia. Jeżeli jest określona i różni się od daty wystawienia, powinna zawierać także datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi. Powinna też zawierać kolejny numer identyfikujący dokument (w przypadku paragonu uznanego za fakturę uproszczoną – numer paragonu). Musi zawierać NIP sprzedawcy i NIP nabywcy, bez konieczności podawania nazwy i adresu nabywcy. Powinna zawierać nazwę (rodzaj) towaru lub usługi oraz kwotę należności ogółem. Powinna wskazywać kwoty opustów lub obniżek, o ile nie są ujęte w cenie. Nie musi natomiast wskazywać wprost stawki VAT ani danych z art. 106e ust. 1 pkt 8, 9 i 11–14, jeżeli zawiera dane pozwalające określić kwotę podatku dla poszczególnych stawek. Dokument powinien umożliwiać wyodrębnienie wartości sprzedaży objętej poszczególnymi stawkami, aby prawidłowo obliczyć kwotę podatku.

Z przepisów wynika również, że w fakturze uproszczonej nie trzeba wpisywać ceny jednostkowej netto, sumy wartości sprzedaży netto ani kwot podatku dla poszczególnych stawek – wystarczy, że na podstawie zawartych danych można obliczyć te wartości. Kasa rejestrująca powinna jednak drukować paragon w taki sposób, aby poszczególne stawki podatku były wskazane, co umożliwia automatyczny zapis w JPK_V7.

Dane niewymagane, ale praktyczne

Choć przepisy pozwalają pominąć nazwę i adres nabywcy czy ilość towaru, w praktyce warto zawrzeć te informacje, by ułatwić późniejsze identyfikowanie transakcji. Pomocne może okazać się także podanie ceny jednostkowej netto i kwoty podatku dla poszczególnych stawek, szczególnie gdy w jednej transakcji stosuje się różne stawki VAT. Systemy do fakturowania umożliwiają wystawienie faktury uproszczonej z pełniejszym zakresem danych oraz automatyczne wyliczenie podatku od wartości dodanej, dzięki czemu odliczenie VAT jest prostsze i mniej czasochłonne.

Wyjątki: kiedy nie można wystawić faktury uproszczonej?

Przepisy precyzyjnie wymieniają czynności, dla których nie wolno stosować faktur uproszczonych. Zakaz dotyczy m.in.:

• wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość (WSTO),
• sprzedaży na odległość towarów importowanych (SOTI),
• sprzedaży, dla której na fakturze nie podaje się NIP nabywcy,
• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT),
• dostaw towarów lub świadczenia usług, dla których miejscem opodatkowania jest inne państwo UE, VAT rozlicza nabywca, a faktury nie wystawia nabywca w imieniu sprzedawcy.

Sprzedawcy często pytają, czy mogą zmienić paragon bez NIP na fakturę, gdy nabywca zgłosi się po zakupie. Przepisy zabraniają korekty paragonu w celu uzupełnienia NIP-u. Jeżeli NIP nabywcy nie został podany przed zakończeniem sprzedaży i wydrukowano paragon bez NIP, taki paragon nie może być uznany za fakturę uproszczoną, a sprzedawca nie może wystawić faktury na rzecz podatnika (B2B) do tej sprzedaży zarejestrowanej na kasie. Może natomiast wystawić fakturę bez NIP nabywcy, jeżeli sprzedaż jest dokumentowana jak dla nabywcy niebędącego podatnikiem (np. konsumenta). Dlatego tak ważne jest, by przy kasie podać NIP i upewnić się, że został poprawnie wydrukowany.

Rozliczanie i odliczenia VAT – praktyczne wskazówki

Z punktu widzenia rozliczeń VAT paragon fiskalny z NIP nabywcy, którego kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro (uznawany za fakturę uproszczoną), ujmuje się w części ewidencyjnej JPK_V7 jak fakturę. Dopuszczalne jest wykazywanie takich paragonów zbiorczo (w podziale na stawki VAT), zgodnie z obowiązującymi przepisami wykonawczymi. Nie stosuje się do niego oznaczenia „FP”. Oznaczenie „FP” w ewidencji JPK_VAT stosuje się do faktur do paragonów. W okresie 1.02.2026- 31.12.2026 obejmuje ono także faktury papierowe i elektroniczne wystawione przy użyciu kas rejestrujących (żeby nie dublować sprzedaży z kasy). Nabywca może odliczyć VAT z faktury uproszczonej na zasadach ogólnych tylko w zakresie, w jakim zakup służy działalności opodatkowanej. Wydatki prywatne nie dają prawa do odliczenia. 

Jak obliczyć kwoty netto i VAT z faktury uproszczonej?

Największym wyzwaniem przy fakturach uproszczonych jest brak wyszczególnionych kwot netto i podatku. Aby prawidłowo wyliczyć te wartości, należy podzielić kwotę brutto przez odpowiedni współczynnik.

Przykład 1. Przedsiębiorca kupuje materiały biurowe o wartości 300 zł brutto (stawka VAT 23 %). Paragon z NIP spełnia warunki faktury uproszczonej. Aby ująć zakup w rejestrach, należy obliczyć wartości: 300 zł ÷ 1,23 ≈ 243,90 zł netto oraz 56,10 zł VAT. Dane te wpisuje się w ewidencji jako wartości sprzedaży netto z podziałem na stawki oraz kwoty podatku.

Gdy w jednym paragonie pojawia się kilka stawek VAT (np. 23 % i 8 %), warto skorzystać z programu księgowego, który umożliwia przypisanie poszczególnych kwot do stawek. Dzięki temu można prawidłowo określić kwotę podatku dla każdej stawki i uniknąć błędów w JPK.

Czy można korygować fakturę uproszczoną?

Korekta faktury uproszczonej jest dopuszczalna – do faktur uproszczonych (w tym paragonów fiskalnych uznanych za faktury uproszczone) stosuje się zasady wystawiania faktur korygujących przewidziane w art. 106j ustawy o VAT. 

Do 31 stycznia 2026 r. część pomyłek w danych nabywcy mogła być korygowana także notą korygującą (za akceptacją sprzedawcy), natomiast od 1 lutego 2026 r. art. 106k (noty korygujące) został uchylony, więc korekty dokonuje się fakturą korygującą. 

Jeżeli paragon fiskalny spełnia warunki uznania go za fakturę uproszczoną (tj. kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro i dokument zawiera dane pozwalające określić kwotę VAT dla poszczególnych stawek), to w razie stwierdzenia pomyłek w jego treści (np. w danych nabywcy, w tym w NIP, albo w stawce VAT, kwocie podatku czy rabacie) sprzedawca dokonuje korekty przez wystawienie faktury korygującej na zasadach ogólnych. Paragonu bez NIP nabywcy nie da się „uzupełnić” o NIP ani traktować jako faktury uproszczonej. Przy sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie i potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika VAT (B2B) można wystawić wyłącznie wtedy, gdy paragon zawiera numer identyfikujący nabywcę na potrzeby VAT, więc paragon bez NIP nie stanowi dla nabywcy-podatnika podstawy do odliczenia VAT „z faktury”.

Krajowy System e‑Faktur – rewolucja od 2026 r.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) będzie wdrażany etapowo. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmuje podatników, których sprzedaż (z VAT) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. obejmuje pozostałych podatników, ale do końca 2026 r. można nadal wystawiać faktury poza KSeF, jeśli łączna miesięczna wartość sprzedaży udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł. 

W okresie przejściowym do 31 grudnia 2026 r. możliwe jest także wystawianie faktur przy użyciu kas rejestrujących, w tym paragonów z NIP do 450 zł uznawanych za faktury uproszczone i nie ma obowiązku wystawiania ich w KSeF. Z dniem 1 stycznia 2027 r., po zakończeniu okresu przejściowego umożliwiającego wystawianie faktur przy użyciu kas rejestrujących, paragon fiskalny z NIP nabywcy do 450 zł nie będzie uznawany za fakturę. Jeżeli do sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie online ma być wystawiona faktura na rzecz podatnika (B2B), należy ją wystawić jako fakturę ustrukturyzowaną w KSeF. Jeżeli dana sprzedaż wymaga wystawienia faktury objętej obowiązkowym KSeF (co do zasady w relacji B2B, z ustawowymi wyjątkami), należy wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF. Faktury dla konsumentów (B2C) pozostają w KSeF dobrowolne. W strukturze e-faktury w KSeF faktura uproszczona jest oznaczana w polu RodzajFaktury jako „UPR”.

Korzyści i wady faktury uproszczonej

Dzięki ograniczonej liczbie danych wystawianie faktur uproszczonych oszczędza czas i papier. Dla sprzedawców oznacza to mniej formalności, a dla nabywców – szybszy proces zakupu i możliwość natychmiastowego odliczenia podatku VAT. Uproszczony dokument ma jednak swoje ograniczenia. Brak szczegółowej specyfikacji towarów lub usług utrudnia analizę kosztów. Błędny lub brakujący NIP uniemożliwia odliczenie VAT. Dokument nie może być stosowany przy niektórych rodzajach sprzedaży.

W przypadku wątpliwości warto korzystać ze wsparcia księgowego lub narzędzi elektronicznych. Systemy do fakturowania pozwalają w kilka sekund wystawić tradycyjną fakturę lub fakturę uproszczoną, automatycznie obliczają podatek dla poszczególnych stawek i generują e‑ewidencję zgodną z JPK. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą skupić się na prowadzeniu działalności, a nie na ręcznym liczeniu podatku.

Jakie narzędzia ułatwiają wystawianie faktur VAT i przygotowanie do KSeF?

Jeżeli chcesz ograniczyć liczbę błędów i przyspieszyć wystawianie faktur, warto rozważyć korzystanie z programu do fakturowania. Takie narzędzia prowadzą przez wymagane pola faktury, automatycznie wyliczają kwoty netto/VAT/brutto i pomagają w porządkowaniu dokumentów. Narzędzie SzybkaFaktura.pl umożliwia wystawianie faktur VAT i ryczałtowych, obsługę korekt oraz przekazywanie faktur do KSeF z poziomu aplikacji, a także automatyzację powtarzalnych czynności.

Podsumowanie

Faktura uproszczona jest prostym narzędziem, które ułatwia rozliczanie drobnych transakcji. Można ją wystawić tylko do 450 zł (100 euro) i pod warunkiem, że nabywca poda swój NIP. Ustawa o VAT pozwala pominąć wiele elementów standardowej faktury, dzięki czemu dokument jest krótszy. Ważne jest jednak, by zawierał datę, numer, dane sprzedawcy i nabywcy, opis towaru lub usługi oraz kwotę należności ogółem. Warto pamiętać o zakazie wystawiania faktury uproszczonej przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów, sprzedaży wysyłkowej i sprzedaży bez NIP nabywcy. Do końca 2026 r. paragon z NIP pozostaje pełnoprawną fakturą uproszczoną i nie wymaga wysyłania do KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. faktury uproszczone wystawiane na rzecz podatników (B2B), gdy do sprzedaży z kasy online wystawiana jest faktura – wystawia się w KSeF jako faktury ustrukturyzowane, natomiast dla konsumentów (B2C) KSeF pozostaje dobrowolny. Dzięki narzędziom do fakturowania można łatwo przygotować się do nadchodzących zmian.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o fakturę uproszczoną