Przedsiębiorcy, którzy są zwolnieni z obowiązku posiadania kasy fiskalnej lub dodatkowo nie podlegają podatkowi VAT, mogą dokonywać tzw. sprzedaży bezrachunkowej. W jaki sposób należy ją dokumentować?
Co to jest sprzedaż bezrachunkowa?
Sprzedaż bezrachunkowa to taka, w przypadku której klient nie otrzymuje dokumentu potwierdzającego zrealizowaną transakcję. Może ona mieć miejsce, jeżeli sprzedawca jest zwolniony z obowiązku posiadania kasy fiskalnej lub zarówno z posiadania kasy, jak i z podatku VAT. Sprzedaż niepoświadczona żadnym dokumentem jest możliwa również wówczas, gdy nabywcą towaru bądź usługi jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej albo rolnik ryczałtowy.
Jak dokumentować sprzedaż bezrachunkową?
Dokumentowanie sprzedaży bezrachunkowej może przebiegać na różne sposoby, m.in. w zależności od tego, czy sprzedający należy do czynnych podatników VAT, czy podlega zwolnieniu z tego podatku. W przypadku sprzedaży bez żadnego dokumentu może on wybierać pomiędzy:
- prowadzeniem ewidencji sprzedaży i comiesięcznym księgowaniem przychodów w księdze przychodów i rozchodów;
- codziennym wystawianiem i księgowaniem dowodu księgowego (nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży w kolejnym dniu, np. na koniec dnia).
W przypadku przedsiębiorców, którzy współpracują z biurem rachunkowym i przechowują w nim swoją księgę przychodów i rozchodów, możliwe jest dokonywanie zapisów w postaci jednego zapisu na koniec miesiąca – do 20. dnia za miesiąc poprzedni. Co ważne, prawo nie nakłada na przedsiębiorców obowiązku zgłaszania ewidencji do urzędu skarbowego – jeżeli jednak urzędnicy zdecydują się na kontrolę, mogą zweryfikować, czy dana osoba przestrzega konkretnych terminów.
Przeczytaj również: JPK CIT – kogo dotyczy?
Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej – najważniejsze elementy dokumentu
Decydując się na prowadzenie ewidencji sprzedaży niepoświadczonej żadnym dokumentem, przedsiębiorca musi pamiętać o tym, aby zawrzeć w dokumencie pewne kluczowe elementy, tj.:
- datę uzyskania przychodu,
- numer porządkowy albo okres (np. miesiąc);
- kwotę przychodu, którego nie udokumentowano rachunkiem ani fakturą.
Niekiedy przedsiębiorcy uwzględniają w ewidencji również informację na temat przedmiotu sprzedaży, czyli rodzaju i liczby towarów lub usług zakupionych przez nabywcę. Co więcej, zalecane jest prowadzenie ewidencji w postaci broszury z ponumerowanymi kartami.
Sprzedaż bezrachunkowa a podatnicy VAT
W przypadku VAT-owców ewidencjonowanie sprzedaży bezrachunkowej jest znacznie łatwiejsze – nie jest bowiem wymagane prowadzenie osobnej ewidencji, która miałaby służyć wyłącznie tego rodzaju transakcjom. Sprzedaż, która nie została poświadczona dokumentem, czynni podatnicy VAT mogą zapisywać bezpośrednio w rejestrze sprzedaży VAT, z którego wartość jest przepisywana do księgi przychodów i rozchodów.
JPK_V7 a transakcje niepoświadczone dokumentem
Po wejściu w życie JPK_V7 poza dodatkowym ewidencjonowaniem sprzedaży bezrachunkowej podatnicy muszą też oznaczać takie transakcje w części ewidencyjnej pliku JPK_V7, korzystając z symbolu „WEW” (dokument wewnętrzny).
To może Cię zainteresować: Skala podatkowa – abc
FAQ – najczęściej zadawane pytania o sprzedaż bezrachunkową
Sprzedaż bezrachunkową mogą prowadzić przedsiębiorcy zwolnieni z obowiązku stosowania kasy fiskalnej, a także ci, którzy nie podlegają podatkowi VAT. Dotyczy to transakcji z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej lub rolnikami ryczałtowymi.
Ewidencja powinna obejmować datę uzyskania przychodu, numer porządkowy lub okres rozliczeniowy (np. miesiąc) oraz wartość sprzedaży bez dokumentu. Warto również uzupełnić dokument o rodzaj i ilość sprzedanych towarów lub usług oraz prowadzić go w ponumerowanej broszurze.
Podatnicy VAT mogą ujmować sprzedaż bezrachunkową bezpośrednio w rejestrze sprzedaży VAT, bez prowadzenia dodatkowej ewidencji. Dane z rejestru przenosi się następnie do księgi przychodów i rozchodów, co upraszcza rozliczenia.
W pliku JPK_V7 sprzedaż bezrachunkową należy oznaczyć kodem „WEW” (dokument wewnętrzny). Pozwala to urzędowi skarbowemu łatwo zidentyfikować transakcje niepoświadczone rachunkiem lub fakturą.