Wystawianie faktur nie należy do najtrudniejszych czynności, jednak przy kolejnym dokumencie w miesiącu znacznie łatwiej o niechciane pomyłki. Te mogą natomiast prowadzić m.in. do problemów księgowych czy opóźnień w płatnościach. Sprawdź, jakie błędy przy fakturowaniu polscy przedsiębiorcy popełniają najczęściej i dowiedz się, jak ich unikać.
Brakujące elementy faktury
Wystawiając fakturę, w pierwszej kolejności zwróć uwagę na to, czy zawiera ona wszystkie wymagane elementy. Jednym z błędów, które popełniają wystawcy faktur, jest bowiem pominięcie istotnej informacji, np. dotyczącej ceny lub kwoty podatku – a w takiej sytuacji dokument jest traktowany jako wadliwy bądź nierzetelny. Treść faktury powinna uwzględniać m.in. takie informacje jak:
- numer kolejny;
- data wystawienia;
- data sprzedaży;
- dane sprzedawcy oraz nabywcy (imiona i nazwiska, nazwy skrócone, adresy, NIP);
- nazwa towaru lub usługi;
- cena jednostkowa;
- wartość netto i wartość brutto;
- stawka i wartość podatku VAT;
- kwota podatku;
- kwoty rabatów, obniżek czy upustów;
- jednostka miary i ilość sprzedawanego towaru bądź realizowanej usługi;
- termin płatności;
- metoda zapłaty.
Oprócz brakującego elementu w treści dokumentu mogą pojawiają się też drobne literówki, np. w adresie kontrahenta czy numerze NIP – to kolejna rzecz, którą warto zweryfikować przed przekazaniem faktury klientowi.
Data sprzedaży to nie data wystawienia faktury
Zdarza się, że podczas wystawiania faktury przedsiębiorca myli termin sprzedaży z datą wystawienia dokumentu – a w większości przypadków są to dwa różne dni. Jeśli więc transakcja została zrealizowana w styczniu, a sprzedający wystawił fakturę w lutym, nie może określić daty sprzedaży towaru lub usługi jako luty.
To może Cię zainteresować: Kompensata faktury w pigułce
Błędny numer faktury
Kolejnym błędem często popełnianym podczas wystawiania faktur jest podanie nieprawidłowego numeru dokumentu. Wiele osób zapomina bowiem o zachowaniu ciągłości numeracji przez cały rok podatkowy i chronologii przy oznaczaniu dokumentów. Jeżeli jednak dojdzie już do zakłócenia ciągłości, wystawca faktury powinien żsporządzić specjalne oświadczenie o pominięciu numeru faktury. To sposób na uniknięcie oskarżenia o celowe niewykazanie pominiętego dokumentu w ewidencji lub KPiR i choć nie nakazują tego przepisy prawa, to stanowi często stosowaną praktykę.
Faktura a rachunek – dowiedz się więcej na temat różnic
Jak unikać błędów podczas fakturowania?
Pomyłki podczas wystawiania faktur mogą zdarzyć się każdemu przedsiębiorcy – nawet jeśli systematycznie wystawia on dokumenty od wielu lat. Aby jednak ich uniknąć, zawsze należy dokładnie sprawdzać fakturę w celu upewnienia się, że jej treść jest poprawna. A jak dodatkowo zapobiegać pomyłkom w treści dokumentów? Korzystając ze sprawdzonego programu do fakturowania, który wystawia faktury automatycznie i redukuje ryzyko błędów – jak Szybka Faktura. Dzięki tego typu narzędziom nie musisz martwić się o poważne nieprawidłowości w dokumentacji – a tym samym unikasz przykrych konsekwencji czy ciągłego korygowania faktur.
FAQ – najczęściej zadawane pytania o błędy na fakturze
Faktura powinna zawierać m.in.: numer dokumentu, datę wystawienia, dane sprzedawcy i nabywcy, nazwę towaru lub usługi, ilość, jednostkę miary, cenę jednostkową, wartość netto i brutto, stawkę oraz kwotę VAT czy rabaty.
Nie. Data sprzedaży wskazuje dzień faktycznej dostawy towaru lub wykonania usługi, a data wystawienia faktury to dzień jej sporządzenia. Obie daty mogą się różnić i mają znaczenie przy ustalaniu okresu rozliczeniowego podatku.
Numer faktury powinien być kolejnym numerem w ramach przyjętej serii zapewniającym ich jednoznaczną identyfikację.
Najlepiej korzystać ze sprawdzonego programu do fakturowania, który automatyzuje numerację, weryfikuje dane kontrahenta i minimalizuje pomyłki. Przed wysyłką warto zawsze sprawdzić poprawność dokumentu, by uniknąć konieczności wystawiania korekt.