Od początku nowego roku możemy spotkać się z tym, że podczas robienia zakupów, pani przy kasie pyta, czy zakupy są wykonywane na paragon czy na fakturę. Wbrew pozorom jest to niezwykle istotne pytanie, którego zasadność potwierdzają przepisy, które z początkiem roku weszły w życie. Zgodnie z tymi przepisami, nie każdy paragon może być podstawą do wystawienia w późniejszym terminie faktury? Kiedy więc tę fakturę można wystawić? Dlaczego sprzedawca pyta o charakter dokumentu potwierdzającego zakupy? Oto najważniejsze informacje.
Dotychczasowe przepisy
Zgodnie z dotychczasowymi przepisami, przedsiębiorca, który robił zakupy na swoją firmę, mógł na początku wziąć jedynie paragon. Dopiero później, po zebraniu np. pliku paragonów z jednego sklepu czy punktu sprzedaży prosił o wystawienie na ich podstawie faktury. Dopóki paragony zaniósł w tym samym miesiącu, w którym były wystawione i faktura była również wystawiana za ten miesiąc, wszystko było w porządku. Zamiast wystawiania kilku czy kilkunastu faktur z jednego miejsca, wystawiana była jedna zbiorcza, która obejmowała treścią wszystkie paragony z danego miesiąca.
Zdaniem rządzących, takie działanie mogło również służyć nadużyciom. Otóż, przedsiębiorca mógł bowiem „pozbierać” paragony od znajomych, by w ten sposób podnieść sobie koszty prowadzenia działalności i podnieść sobie wydatki na firmę. Wyższe koszty, wyższe wydatki to automatycznie niższa podstawa opodatkowania oraz niższy podatek, który trzeba odprowadzić do urzędu. A skoro te wydatki nie zostały w rzeczywistości poniesione, to przedsiębiorca wyłącznie na tym zyskiwał. By ukrócić ten proceder wprowadzono zmiany, a z ich przejawem mamy do czynienia niemalże przy każdych zakupach.
Obowiązujące przepisy
Zgodnie z wprowadzonymi zmianami, każdy przedsiębiorca, który robi zakupy, powinien od razu przy kasie zadeklarować, czy w przyszłości będzie brał na ten paragon fakturę, czy bezpowrotnie rezygnuje z faktury, a zakupy są realizowane na osobę fizyczną. Deklaruje to odpowiadając na pytanie, czy wystawić wyłącznie paragon czy fakturę. Przy deklarowaniu zakupów na fakturę, przedsiębiorca i tak w pierwszej kolejności otrzyma paragon. Z ty że na tym paragonie będzie widniał jego numer NIP.
Faktury zbiorcze na koniec miesiąca będzie można uzyskać wyłącznie na podstawie paragonów, na których jest zarejestrowany numer NIP przedsiębiorcy. Ma to właśnie zakończyć procedurę „zbierania” paragonów, czy podsuwania do faktury paragonów, które nie pochodzą od przedsiębiorcy. W efekcie, jeżeli ktoś tak robi, to nic się nie zmieni. Można przecież numer NIP podać znajomym. Poprosić ich, by podczas zakupów ten numer podali. To kilka sekund dłużej przy kasie, więc dla nikogo nie jest to duży problem. Jeżeli przedsiębiorca będzie chciał zwiększyć zakres poniesionych wydatków, to i tak to zrobi. NIP na paragonie tego nie zmieni.
Co warto wiedzieć?
Niezależnie od intencji, jakie przyświecają przedsiębiorcy czy rządowi, zmiany zostały wprowadzone i już zaczęły obowiązywać. Trzeba więc pamiętać, że zakupy firmowe muszą być dokumentowane od razu. Jeżeli nie ma czasu na pobranie faktury, to trzeba pamiętać o podaniu NIP podczas wystawiania paragonu.
Nie ma obecnie takiej możliwości, by wystawić fakturę do paragonu bez NIP. Każdy taki zakup przepada jako zakup na firmę. Nie można go ująć w ewidencji, bo nie można go w żaden sposób prawnie i formalnie udokumentować. Zmiany dołożyły pracy pracownikom zatrudnionym do obsługi kas fiskalnych. Wymusiły dostosowanie kas do wymogów prawnych i jednocześnie nieco utrudniły przedsiębiorcom nielegalne procedery, które znalazły się jako uzasadnienie wprowadzonych zmian. Czy jednak stanowią one tak duże utrudnienie? To zapewne czas pokaże.
Wdrożenie przebiega sprawnie, klienci są pytani o rodzaj dokumentu, więc system się sprawdza. Na jego wymierne, finansowe efekty trzeba będzie jednak jeszcze trochę zaczekać.