Każdy przedsiębiorca zatrudniający pracowników na umowę o pracę – i nie tylko – ma obowiązek zgłoszenia ich do ubezpieczeń. Sprawdź, o czym szczególnie powinieneś pamiętać jako pracodawca.
Obowiązek zgłoszenia pracownika do ZUS
Pracodawca, który zatrudnia pracownika na podstawie umowy o pracę, jest zobowiązany zgłosić go do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w terminie do 7 dni od daty podpisania umowy. Równie istotne jest comiesięczne naliczanie oraz odprowadzanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne – ich wysokość zależy od wartości wynagrodzenia, jakie otrzymuje dana osoba.
Obowiązek ubezpieczeniowy
Według obowiązujących w Polsce przepisów każdy pracownik musi zostać zgłoszony do ZUS-u od dnia, w którym powstał obowiązek ubezpieczeniowy. Moment ten zależy od tego, z jakiego tytułu dany pracownik ma podlegać ubezpieczeniom. Zazwyczaj jest to dzień, w którym zaczyna on świadczyć pracę dla konkretnego pracodawcy. Osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu oraz ubezpieczeniom społecznym:
- chorobowemu;
- emerytalnemu;
- rentowemu;
- wypadkowemu.
Jak zgłosić pracownika do ZUS?
W celu zgłoszenia pracownika do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych pracodawca musi złożyć druk ZUS ZUA:
- osobiście w placówce ZUS;
- drogą listowną;
- elektronicznie – za pośrednictwem platformy PUE ZUS lub przy użyciu podpisu
kwalifikowanego i przeznaczonych do tego systemów.
Zgłoszenia w formularzu ZUS ZUA dokonuje się jednorazowo – nie ma zatem konieczności ponawiania go co miesiąc, o ile umowa o pracę trwa nieprzerwanie. Pracodawca jest jednak zobowiązany do comiesięcznego składania deklaracji rozliczeniowych ZUS DRA. W formularzu tym wykazuje się wypłaty pracownicze oraz odprowadzone składki. Jeżeli natomiast pracownik ma zostać objęty wyłącznie ubezpieczeniem zdrowotnym, zamiast druku ZUS ZUA należy złożyć deklarację ZUS ZZA. W sytuacji, gdy osoba zatrudniona podlegająca ubezpieczeniom przebywa na urlopie macierzyńskim lub wychowawczym, pracodawca może wykazać ją w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA.
Kogo przedsiębiorca nie musi zgłaszać do ZUS?
Obowiązkowi ubezpieczeń społecznych nie podlegają w Polsce uczniowie szkół ponadpodstawowych oraz studenci przed 26. rokiem życia. W ich przypadku pracodawca nie musi zatem zgłaszać ich do ubezpieczeń społecznych – ma jednak taką możliwość.
Niezgłoszenie pracownika do ZUS-u – konsekwencje dla pracodawcy
Zgłoszenie pracownika do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i comiesięczne odprowadzanie składek na ubezpieczenia to podstawowe obowiązki każdego pracodawcy. W przypadku, gdy ten się z nich nie wywiązuje, mogą na niego zostać nałożone sankcje i środki dyscyplinujące, np. kara grzywny, odsetki za zwłokę czy opłata dodatkowa. Może dojść również do wszczęcia postępowania egzekucyjnego lub zabezpieczenia na majątku płatnika poprzez wystąpienie do sądu rejonowego z wnioskiem o założenie księgi wieczystej, wnioskiem o wpis hipoteki lub złożenie wniosku do US o ustanowienie zastawu skarbowego.