Prowadzenie własnej działalności nakłada na przedsiębiorcę wiele obowiązków. Jednym z nich jest fakturowanie. Podatnik może dokonać wyboru w jakiej formie, papierowej czy elektronicznej będzie je przechowywał. Faktura w każdej formie ma taką samą moc prawną. Wynika to z ustawy o VAT. Większość właścicieli firm nadal chętniej zleca prace księgowe biurom rachunkowym, które zajmują się kompleksową obsługą działalności. Bywa też tak, że przedsiębiorcy rozliczają się samodzielnie. Wtedy istotne jest to, w jaki sposób faktura jest sporządzona, przesyłana i archiwizowana. W poniższym artykule przybliżymy jak wystawić i prawidłowo przechowywać faktury.

• Faktura definicja

Faktura jest dokumentem potwierdzającym zaistniałą transakcję pomiędzy kontrahentami. Ustawa o VAT w art. 2 pkt 31 definiuje ją jako dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej, który zawiera dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Oznacza to, że ustawa dopuszcza posługiwanie się fakturami zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Podatnik może wystawić fakturę w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 32 ustawy o VAT), jednak wymaga to uzyskania wcześniejszej akceptacji odbiorcy (art. 106n ust. 1 ustawy o VAT).

• Jak poprawnie sporządzić fakturę?

Prawidłowo wystawiona faktura przez VAT-owców powinna zawierać m.in. takie elementy jak:

• data wystawienia,
• data wykonania usługi/zakończenia dostawy towarów lub termin płatności, o ile ten termin jest określony i różni się od daty wystawienia,
• numer jednoznacznie identyfikujący dokument,
• imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
• numery NIP nabywcy i sprzedawcy (chyba że nabywca jest osobą prywatną – wówczas jego NIP nie jest wymagany),
• nazwa towaru lub usługi,
• miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (netto),
• wartość towarów lub usług objętych transakcją, bez kwoty podatku (netto),
• stawka podatku,
• suma wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki VAT,
• stawki i kwoty podatku VAT (z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku),
• kwota należności ogółem.

• Jak archiwizować faktury?

Poza odpowiednim sporządzeniem faktury, trzeba jeszcze odpowiednio ją archiwizować. Na podatników nałożony jest obowiązek przechowywania faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W Polsce ten okres wynosi  5 lat, które liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Przez ten czas należy przechowywać wszystkie faktury, które dokumentują sprzedaż, jak i zakupy. Z tych drugich wynika między innymi kwota podatku do odliczenia.

Istotne jest to, że zasady przechowywania faktur zostały opisane w art. 112a ustawy o VAT. W świetle prawa, podatnicy są zobowiązani przechowywać wystawione i otrzymane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe tak, aby mogli je łatwo odszukać. Sposób ten ma gwarantować autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przez autentyczność pochodzenia faktury należy rozumieć pewność co do tożsamości wystawcy faktury, natomiast integralność treści faktury oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać. Wymagania te mają szczególne znaczenie w momencie gdy przedsiębiorca decyduje się na elektroniczne przechowywanie faktur.

Podsumowując, prawidłowe archiwizowanie faktur jest niezbędne chociażby po to, aby w przypadku przeprowadzania kontroli skarbowej było możliwe wykazanie, że podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego z określonych faktur. Warto mieć również na uwadze, że zgodnie z art. 112a ustawy o VAT w przypadku przeprowadzania kontroli skarbowej, na żądanie, podatnicy mają obowiązek zapewnić dostęp i wgląd do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.