Plan rozpoczęcia własnej działalności gospodarczej zwykle nie rodzi się z dnia na dzień. To projekt, który nabiera kształtów i realnego wyglądu z czasem, krok po kroku. Sam fakt rejestracji działalności w urzędzie miasta czy złożenie wniosku o wydanie numeru REGON, to wcale nie jest początek własnego przedsiębiorstwa. To jedynie jego formalne rozpoczęcie. Prawdziwe działania, prawdziwa praca zaczyna się znacznie wcześniej i trwa znacznie później.
Wydatki, które można wliczyć jako koszty uzyskania przychodu
Każdy przedsiębiorca, który prowadzi działalność gospodarczą ma prawo rozliczać poniesione przez siebie wydatki, jako koszty uzyskania przychodu. Takie ich rozliczenie powoduje, że zmniejszają one podstawę opodatkowania (są odliczane od osiąganego dochodu), a w efekcie zmniejszają również podatek, który trzeba zapłacić do urzędu skarbowego.
Wydatki mogą zostać zakwalifikowane jako koszty uzyskania przychodu wyłącznie jeżeli faktycznie bezpośrednio służą uzyskaniu zysków, pozwalają w sposób pośredni na ich wygenerowanie lub też są ponoszone na zabezpieczenie źródła dochodu i utrzymanie jego rentowności. Innymi słowy – da się udowodnić ich związek z generowanymi dochodami.
Rozliczanie kosztów i zysków
Samo rozliczanie kosztów i zysków można zaś rozpocząć po formalnym zarejestrowaniu działalności w CEIDG. Choć we wstępie wspomnieliśmy, że jest to tylko formalność, to jednak stanowi ona swego rodzaju punkt graniczny, za którym przedsiębiorca zyskuje określone przywileje, ale również spadają na niego obowiązki.
To właśnie oficjalna rejestracja i rozpoczęcie działalności jako podmiot gospodarczy uprawnia do prowadzenia księgowości i rozliczeń. Dopiero od tego momentu można wystawiać faktury i rachunki. Od tego też momentu można przyjmować faktury na prowadzoną firmę. Co do zasady więc, dopiero od tego momentu można również zacząć rozliczać poniesione wydatki jako koszty uzyskania przychodu.
Co jednak zrobić w sytuacji, gdy przedsiębiorca kupił wyposażenie do swojej firmy przed jej formalnym zarejestrowaniem?
Wydatki poniesione przed rejestracją firmy
Zgodnie z interpretacją indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 7 września 2012 roku nie ma w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych, jednoznacznego zapisu, który zabraniałby wliczania do kosztów uzyskania przychodu wydatków, które zostały poniesione przed formalnym zarejestrowaniem firmy, jeżeli te wydatki rzeczywiście wiążą się z uzyskiwanym dochodem lub służą zabezpieczeniu źródła wspomnianych dochodów.
Trzeba jednak pamiętać, że obowiązek udowodnienia, że poniesione koszty mają faktycznie związek z prowadzoną działalnością, spoczywa wyłącznie na podatniku. Sam fakt takiego ich zakwalifikowania nie rozwiązuje sprawy. Jeżeli więc kontrola podatkowa zakwestionuje tego rodzaju rozliczenie, trzeba się liczyć z tym, że trzeba będzie w sposób bezsprzeczny i jednoznaczny je uzasadnić.
Kiedy takie wydatki można zaksięgować jako koszty?
Tego rodzaju wydatki, nawet jeżeli są poniesione przed oficjalną rejestracją działalności, można zakwalifikować jako koszty wyłącznie wtedy, gdy spełnią one kilka podstawowych warunków. I tak, przede wszystkim muszą mieć wspomniany wcześniej związek z prowadzoną działalnością. Jeżeli uda się go wykazać, to wśród pozostałych warunków znajduje się prawidłowe udokumentowanie poniesionego wydatku – nie może to być wyłącznie zwykła faktura oraz prawidłowe jego rozliczenie i zarejestrowanie w księdze Przychodów i Rozchodów.
Jeżeli poniesiony wydatek będzie spełniał wszystkie te warunki łącznie to oczywiście w miesięcznym rozliczeniu może zostać uwzględniony i włączony do całości rozliczenia. Dzięki temu w pierwszym okresie prowadzenia działalności będzie można znacząco obniżyć sobie podstawę opodatkowania.