Przełom roku wiąże się z podsumowaniem ewidencji i zamknięciem roku podatkowego. I tu najczęściej pojawia się problem księgowania faktur. Dotyczy to szerszego zagadnienia, a mianowicie prawidłowego ujmowania kosztów lub przychodów w księgach rachunkowych oraz przyporządkowania ich do właściwych okresów sprawozdawczych. W kontekście księgowo-kadrowym wyjaśniamy jak należy to zrobić, aby uniknąć błędów.
Moment powstania przychodu
Na podstawie art. 14 ust. 1c ustawy o PIT, za datę powstania przychodu należy uznać dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi albo częściowego wykonania usługi – nie później niż dzień:
- wystawienia faktury albo
- uregulowania należności.
Przepis ten ma zastosowanie w zasadzie do wszystkich dostaw towarów (z wyjątkiem tzw. dostaw ciągłych, wśród których można wymienić energię elektryczną, cieplną czy gaz), a w przypadku usług – do takich, które nie są rozliczane w okresach rozliczeniowych.
Z tego przepisu wynika, że przychód następuje w dniu wydania rzeczy bądź wykonania usługi, chyba że przed tym dniem zostanie wystawiona faktura dokumentująca sprzedaż lub zostanie uregulowana należność. W rezultacie przychód powinien zostać rozpoznany w dacie tego zdarzenia, które wystąpi najwcześniej.
Gdy strony ustalą, że usługa rozliczana będzie w okresach rozliczeniowych, wówczas za datę powstania przychodu uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze. Oznacza to, że przychód powinien być wykazany nie rzadziej niż raz w roku (art. 14 ust. 1e ustawy o PIT).
Moment ujęcia kosztów w księdze przychodów i rozchodów
Na wybór momentu ujęcia wydatku w kosztach w księdze rozchodów i przychodów wpływa głównie metoda, którą przyjął podmiot prowadzący KPiR. Może to być metoda uproszczona (zwana także kasową) lub memoriałowa. Każda z nich prezentuje inne ujęcie kosztu w KPiR na przełomie roku.
-
Koszty na przełomie roku a metoda uproszczona
Jeżeli podatnik wybierze metodę uproszczoną, powinien wziąć pod uwagę zwłaszcza treść art. 22 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Według niego koszty uzyskania przychodów potrąca się tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Podatnik więc ujmuje je w dacie poniesienia, niezależnie od tego, jakiego okresu dotyczą. Co ważne, za dzień poniesienia kosztu uznaje się dzień wystawienia dokumentu księgowego (np. faktury).
-
Koszty na przełomie roku metoda memoriałowa
Metoda memoriałowa została uregulowana w art. 22 ust. 5-5c oraz ust. 6 ustawy. W tym przypadku podatnik jest zobligowany do ewidencjonowania kosztów w okresie, którego one dotyczą. Przy czym stosujący się do tej metody przedsiębiorca musi dokonać podziału kosztów na dwie grupy:
- koszty pośrednie, czyli takie, które są tylko pośrednio związane są z osiąganym przychodem i trudno przyporządkować je wprost do konkretnego przychodu (np. przychody z reklamy, najmu lub ubezpieczenia),
- koszty bezpośrednie, czyli takie, które są bezpośrednio związane z osiąganymi przychodami (wynagrodzenia, zakup towarów handlowych lub zakup materiałów).
Koszty bezpośrednie, które podatnik poniósł w danym roku lub w roku następnym, ale jeszcze przed złożeniem zeznania podatkowego, powinny zostać wykazane w roku, w którym zostały osiągnięte odpowiadające im przychody.
Pamiętajmy, że zawsze konieczne jest prawidłowe udokumentowania kosztu. Każdą operacje gospodarczą powinien potwierdzać dokument, który określany jest mianem dowodu księgowego. Dowody księgowe pozwalają zidentyfikować zdarzenia gospodarcze, są one źródłem informacji, które wiarygodnie określają uczestniczące w nich strony oraz określenie jej wartości.
Księgując faktury, szczególnie na przełomie roku, należy zwracać uwagę także na przepisy podatkowe, w szczególności ustawy o podatku VAT oraz ustaw o podatku dochodowym od osób prawnych lub od osób fizycznych.10