Termin wystawienia faktury VAT – zasady i praktyczne wskazówki

Kwestie związane z wystawianiem faktur rozliczających sprzedaż są jednym z głównych obowiązków przedsiębiorcy. Dokument księgowy musi powstać w odpowiednim terminie i zawierać wymagane elementy, a każde niedopatrzenie grozi sankcjami. W 2025 r. ustawodawca przewidział jednolity termin wystawiania faktur, dopuszcza kilka wyjątków oraz wprowadza elektroniczny Krajowy System e‑Faktur. Poniższy poradnik przedstawia, jak interpretować te przepisy i jak unikać błędów.

Najważniejsze informacje

1. Fakturę VAT trzeba wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca po miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż lub otrzymano zaliczkę.
2. Ustawa o VAT dopuszcza wystawienie faktury maksymalnie 60 dni przed dostawą towaru, wykonaniem usługi lub otrzymaniem zapłaty, ale nie wcześniej. Wyjątek dotyczy transakcji rozliczanych cyklicznie (media, czynsze).
3. Data wystawienia faktury to dzień sporządzenia dokumentu, natomiast data sprzedaży określa moment powstania obowiązku podatkowego. Obie daty umieszcza się na fakturze, jeżeli różnią się między sobą.
4. Od lutego 2026 r. wprowadzane jest obowiązkowe e‑fakturowanie – w KSeF datą wystawienia będzie dzień przesłania faktury do systemu, a datą otrzymania – nadanie numeru KSeF.

Termin wystawienia faktury – definicja i znaczenie

Termin wystawienia faktury to ustawowy okres, w którym przedsiębiorca musi udokumentować transakcję sprzedaży. Data wystawienia – inaczej dzień sporządzenia dokumentu – jest elementem obowiązkowym faktury. Odróżnia się ją od daty sprzedaży, która określa faktyczne wykonanie usługi lub dostawę towaru. Jeżeli obie daty są różne, należy umieścić je na fakturze. W sytuacji, gdy daty są takie same, data sprzedaży może zostać pominięta. Data sprzedaży wyznacza moment powstania obowiązku podatkowego w VAT, dlatego jej prawidłowe ustalenie ma znaczenie dla rozliczeń.

Ogólne zasady wystawiania faktur VAT

Zasadniczy termin wystawiania faktury wynika z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT. Przepis stanowi, że fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Ta sama reguła dotyczy dokumentowania zaliczek – jeżeli przed dostawą towaru lub usługą otrzymano całość lub część zapłaty, fakturę zaliczkową wystawia się najpóźniej do 15. dnia następnego miesiąca.

Ustawodawca pozwala także na wcześniejsze wystawienie faktury. Art. 106i ust. 7 ustawy o VAT wskazuje, że dokument nie może powstać wcześniej niż 60 dni przed dokonaniem dostawy, wykonaniem usługi albo otrzymaniem całości lub części zapłaty. Oznacza to, że przedsiębiorca może wystawić fakturę przed sprzedażą, ale tylko w tym 60‑dniowym oknie i z zachowaniem ostrożności – niezrealizowana transakcja będzie wówczas traktowana jako „pusta faktura” z konsekwencjami podatkowymi.

Termin wystawienia faktury po sprzedaży

Po wykonaniu usługi lub dostawie towaru przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę do 15. dnia kolejnego miesiąca. Jeżeli klient jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, dokument wystawia się wyłącznie na jego żądanie zgłoszone w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca sprzedaży. Po tym terminie wystawienie faktury zależy od dobrej woli sprzedawcy. Podatnik musi więc monitorować zgłoszenia klientów, aby nie przekroczyć terminów.

Termin wystawienia faktury przed sprzedażą

Wystawienie faktury przed sprzedażą jest dopuszczalne, jednak ograniczone przepisami. Co do zasady nie wolno sporządzić dokumentu wcześniej niż 60 dni przed planowaną transakcją lub otrzymaniem zaliczki. Istotny wyjątek dotyczy jednak świadczeń, dla których ustawa przewiduje szczególny moment powstania obowiązku podatkowego, m.in. dostaw energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych, najmu, dzierżawy czy stałej obsługi prawnej. W przypadku tych usług limit 60 dni nie obowiązuje – fakturę można wystawić wcześniej, pod warunkiem że dokument zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy.

Faktura zaliczkowa – dokumentująca otrzymanie przedpłaty – powinna być wystawiona w terminie ogólnym do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania zaliczki. Jeżeli jednak zaliczka i sprzedaż występują w tym samym miesiącu, dopuszczalne jest wystawienie wyłącznie faktury końcowej.

Wyjątki od ogólnej zasady – terminy szczególne

Przepisy przewidują szczególne terminy wystawienia faktur dla niektórych rodzajów dostaw i usług. Poniższe terminy wynikają bezpośrednio z ustawy o VAT i muszą być stosowane w przypadku określonych czynności:

• 30 dni – w przypadku świadczenia usług budowlanych lub budowlano‑montażowych, licząc od dnia wykonania usługi.
• 60 dni – dla dostawy drukowanych książek (z wyłączeniem map i ulotek) oraz gazet, czasopism i magazynów, licząc od dnia wydania towarów; jeżeli umowa przewiduje możliwość rozliczenia zwrotów wydawnictw, fakturę można wystawić nie później niż 120 dni od pierwszego dnia wydania.
• 90 dni – w przypadku usług drukowania książek, gazet, czasopism i magazynów (z wyłączeniem map i ulotek); termin liczy się od dnia wykonania czynności.
• Z upływem terminu płatności – dla dostaw energii elektrycznej, cieplnej i chłodniczej, gazu przewodowego oraz usług telekomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu, ochrony osób, dozoru i przechowywania mienia oraz stałej obsługi prawnej i biurowej. Faktura dokumentująca takie usługi może być sporządzona w dniu wymagalności płatności.
• 7 dni od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania – w przypadku niezwrócenia przez nabywcę opakowania zwrotnego objętego kaucją; jeżeli w umowie nie określono terminu zwrotu, fakturę należy wystawić nie później niż 60 dni od wydania opakowania.

Terminy szczególne zapewniają elastyczność w obrębie branż o specyficznej organizacji sprzedaży. Ważne jest jednak, aby nie łączyć ich z ogólną regułą 15 dni – wystarczy zastosować odpowiedni przepis.

Faktury zaliczkowe i faktury częściowe

Faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi. Należy ją wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania środków. Jeżeli jednak zaliczka i finalna sprzedaż nastąpią w tym samym miesiącu, nie ma obowiązku sporządzania osobnego dokumentu zaliczkowego – wystarczy faktura końcowa obejmująca całą transakcję.

Należy przy tym wyraźnie odróżnić zaliczkę od odbioru częściowego. W przypadku usług lub dostaw realizowanych etapami (gdy umowa przewiduje odbiory konkretnych części prac), wykonanie danego etapu uznaje się za dokonanie sprzedaży. W takiej sytuacji wystawia się fakturę częściową, a nie zaliczkową. Po zrealizowaniu całego zamówienia przedsiębiorca wystawia fakturę końcową, pomniejszając kwotę do zapłaty o wartości wynikające ze wszystkich wcześniej wystawionych faktur (zarówno zaliczkowych, jak i częściowych).

Data wystawienia faktury a data sprzedaży

Mimo że oba terminy mogą wystąpić na jednym dokumencie, ich znaczenie jest odmienne. Data sprzedaży (lub „data dokonania dostawy”) oznacza moment, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę. To właśnie ta data decyduje o powstaniu obowiązku podatkowego w VAT. Data wystawienia faktury to natomiast dzień, w którym przedsiębiorca sporządza dokument i przekazuje go kontrahentowi.

Ustawa o VAT wymaga, aby faktura zawierała datę dokonania lub zakończenia dostawy albo wykonania usługi, jeśli jest ona określona i różni się od daty wystawienia. Jeżeli data sprzedaży nie jest znana w momencie wystawiania faktury (np. w przypadku długoterminowej usługi), można ją pominąć, a po zakończeniu transakcji wystawić fakturę końcową. Gdy data sprzedaży pokrywa się z datą wystawienia, przepis zezwala na niepodawanie jej na fakturze.

Przykład: przedsiębiorca dostarcza towar 5 października i sporządza fakturę 10 października. Na dokumencie powinny znaleźć się dwie daty: data sprzedaży – 5 października oraz data wystawienia – 10 października. Jeżeli faktura powstanie w dniu dostawy, można podać jedynie datę wystawienia.

Konsekwencje nieterminowego wystawienia faktury

Przekroczenie ustawowych terminów nie zwalnia z obowiązku rozliczenia podatku. Jeżeli faktura nie zostanie wystawiona do 15. dnia miesiąca po sprzedaży, obowiązek podatkowy powstaje i tak – w dacie wykonania usługi lub dostawy. Brak dokumentu może jednak skutkować sankcjami skarbowymi i odsetkami za zwłokę.

Wystawienie faktury zbyt wcześnie rodzi ryzyko „pustej faktury”, czyli dokumentu dotyczącego transakcji, która nie została zrealizowana. Jeżeli faktura zostanie wystawiona 60 dni przed planowaną sprzedażą i transakcja nie dojdzie do skutku, należy ją skorygować do zera, w przeciwnym razie przedsiębiorca naraża się na karne konsekwencje podatkowe.

Nieterminowe wystawienie faktury może również utrudnić odliczenie VAT przez nabywcę. W obecnym systemie nabywca odlicza podatek w okresie rozliczeniowym, w którym powstał obowiązek podatkowy u sprzedawcy i nie wcześniej niż w okresie otrzymania faktury. Jeżeli dostawca spóźni się z wystawieniem dokumentu, kontrahent może utracić prawo do odliczenia podatku w bieżącym miesiącu i będzie musiał przesunąć odliczenie na kolejny okres.

e‑faktury i Krajowy System e‑Faktur (KSeF)

Wprowadzenie Krajowego Systemu e‑Faktur stanowi istotną zmianę w zakresie wystawiania i otrzymywania dokumentów sprzedaży. Od 1 lutego 2026 r. duzi przedsiębiorcy, a od 1 kwietnia 2026 r. pozostali podatnicy, będą zobligowani do wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanej w KSeF. System nadaje każdej fakturze unikalny numer i przechowuje ją w formacie XML.

W trybie online datą wystawienia e‑faktury będzie dzień przesłania pliku do KSeF. Datą otrzymania e‑faktury będzie dzień, w którym system przydzieli numer KSeF. Jeżeli przedsiębiorca korzysta z trybu offline24, datą wystawienia jest data widniejąca w polu P_1, natomiast plik należy przesłać do KSeF nie później niż następnego dnia roboczego.

KSeF nie zmienia ogólnych zasad rozliczeń VAT, ale wymusza nowe podejście do terminów – dla nabywcy kluczowe staje się, aby otrzymać fakturę (tj. aby system nadał numer) w odpowiednim okresie rozliczeniowym, w przeciwnym razie odliczenie VAT przesunie się na kolejny miesiąc.

Narzędzia wspomagające terminowe wystawianie faktur

Przestrzeganie przepisów dotyczących terminów wystawiania faktur bywa dla przedsiębiorców wyzwaniem, zwłaszcza gdy prowadzą intensywną sprzedaż. Warto rozważyć korzystanie z systemów informatycznych, które automatyzują proces fakturowania, kontrolują daty i wysyłają przypomnienia o zbliżających się terminach.

Rozwiązaniem spełniającym te wymagania jest SzybkaFaktura.pl – polska platforma do wystawiania i zarządzania fakturami. Program pozwala wystawiać faktury sprzedażowe, zaliczkowe i korygujące w kilku kliknięciach, automatycznie weryfikuje daty wystawienia i sprzedaży oraz generuje dokumenty zgodne z wymogami ustawy o VAT. Zintegrowany moduł e‑faktur umożliwia wysyłkę dokumentów do KSeF, dzięki czemu przedsiębiorca nie musi martwić się o terminy w trybie online i offline. Dodatkowo platforma przechowuje archiwalne faktury i przypomina o zbliżających się płatnościach, co ułatwia zachowanie porządku w dokumentacji i zapobiega karom za opóźnienia.

Podsumowanie

Termin wystawienia faktury VAT jest kluczowym elementem prowadzenia działalności gospodarczej. Ogólna zasada nakazuje sporządzić dokument do 15. dnia miesiąca po sprzedaży, a przepisy dopuszczają wcześniejsze wystawienie w granicach 60 dni oraz wprowadzają szczególne terminy dla określonych usług i towarów. Nieprzestrzeganie tych reguł może skutkować sankcjami oraz utrudnić odliczenie VAT przez nabywców. W perspektywie 2026 r. dochodzi obowiązek korzystania z KSeF, w którym datą wystawienia staje się dzień przesłania faktury do systemu, a datą otrzymania – przydzielenie numeru KSeF. Przedsiębiorcy, którzy chcą mieć pewność, że ich faktury są zgodne z przepisami, powinni korzystać z nowoczesnych narzędzi, takich jak SzybkaFaktura.pl, które automatyzują proces wystawiania dokumentów i ułatwiają kontrolę nad terminami.

FAQ