Faktura VAT marża – jak wystawić ją zgodnie z procedurą?

Fakturę w procedurze VAT marża wystawia się z ograniczonym zakresem danych. Na fakturze wpisuje się podstawowe dane identyfikujące transakcję (data i numer faktury, dane sprzedawcy i nabywcy, nazwa towaru/usługi, ilość lub zakres oraz kwota należności ogółem) i dodaje się obowiązkową adnotację „procedura marży – …” (np. towary używane / dzieła sztuki / przedmioty kolekcjonerskie i antyki) albo „procedura marży dla biur podróży”. Na takiej fakturze nie wykazuje się stawki ani kwoty VAT, a podatek jest liczony od marży. W przypadku dostawy towarów rozliczanych w procedurze marży jest to różnica między całkowitą kwotą należną od nabywcy a ceną nabycia towaru, pomniejszona o kwotę VAT zawartą w tej różnicy. Natomiast w przypadku usług turystyki marżę stanowi różnica między kwotą, którą ma zapłacić nabywca usługi, a faktycznymi kosztami poniesionymi na nabycie towarów i usług dla bezpośredniej korzyści turysty. Taka faktura pozwala opodatkować tylko wartość dodaną sprzedawcy, dlatego jest popularna przy sprzedaży używanych przedmiotów, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich, antyków oraz usług turystyki.

Najważniejsze informacje

1. Procedura marży obejmuje towary używane, dzieła sztuki, przedmioty kolekcjonerskie, antyki i usługi turystyki.
2. Marża to różnica między całkowitą kwotą należną od nabywcy a ceną nabycia, pomniejszona o kwotę VAT zawartą w tej różnicy.
3. Faktura VAT marża zawiera podstawowe dane transakcji i obowiązkową adnotację „procedura marży – …”, ale nie wykazuje stawki ani kwoty VAT. Nabywca nie odlicza VAT z takiej faktury.
4. Procedurę marży stosuje się m.in. przy zakupie od nievatowca, podatnika zwolnionego lub „marżowego”. Zawiadomienie do US dotyczy m.in. dzieł sztuki nabytych od podatników innych niż „marżowi” i obowiązuje 2 lata.

Czym jest procedura marży?

Procedura marży (system VAT‑marża) została wprowadzona, aby uniknąć wielokrotnego opodatkowania tego samego towaru. Art. 120 ust. 4 ustawy o VAT stanowi, że podstawą opodatkowania jest różnica między całkowitą kwotą należną od nabywcy a ceną nabycia, pomniejszona o kwotę podatku zawartą w tej różnicy. Podatek płaci się zatem tylko od wartości dodanej, a nie od pełnej kwoty sprzedaży.

Z procedury marży mogą korzystać sprzedawcy używanych dóbr, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich, antyków oraz biura podróży. Towary używane to ruchome dobra nadające się do dalszego użytku w aktualnym stanie lub po naprawie. Nie obejmują m.in. dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków oraz metali i kamieni szlachetnych wskazanych w przepisach. Dzieła sztuki, przedmioty kolekcjonerskie i antyki są w ustawie określone szczegółowo (m.in. antyki to rzeczy mające ponad 100 lat). W turystyce marża to różnica między kwotą należną od turysty a faktycznymi kosztami nabycia towarów i usług dla bezpośredniej korzyści turysty.

Procedurę marży można stosować tylko w przypadkach przewidzianych w przepisach – najczęściej przy sprzedaży towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, gdy zostały one nabyte od osoby prywatnej niebędącej podatnikiem VAT, od podatnika korzystającego ze zwolnienia z VAT albo od sprzedawcy, który przy sprzedaży zastosował procedurę marży. W przypadku dzieł sztuki możliwe jest także rozliczenie marżą po zakupie od czynnego podatnika VAT, ale wyłącznie po spełnieniu ustawowych warunków, w tym po wcześniejszym pisemnym zawiadomieniu urzędu skarbowego (zwykle na okres 2 lat). Procedury marży nie stosuje się do wewnątrzwspólnotowej sprzedaży nowych środków transportu. Co do zasady nie stosuje się procedury VAT-marża do towarów kupionych na zasadach ogólnych od czynnego podatnika VAT i udokumentowanych fakturą z wykazaną kwotą VAT, ponieważ taki sposób zakupu nie spełnia warunków nabycia wymaganych do rozliczenia marży. Procedurę VAT-marża można zastosować tylko wtedy, gdy towar został nabyty od podmiotu, którego sprzedaż nie była opodatkowana na zasadach ogólnych z wykazanym VAT(np. od osoby prywatnej, od podatnika korzystającego ze zwolnienia z VAT albo od sprzedawcy, który sam sprzedał towar w procedurze marży).

Jak obliczyć marżę i podatek – prosty przykład

Aby obliczyć marżę, należy od całkowitej kwoty należnej od nabywcy odjąć kwotę nabycia. Do kwoty należnej zalicza się całe wynagrodzenie płacone przez nabywcę, w tym koszty dodatkowe obciążające nabywcę (np. prowizje, opakowanie, transport, ubezpieczenie). Dotacje, subwencje i dopłaty uwzględnia się tylko wtedy, gdy mają bezpośredni wpływ na cenę. Kwota nabycia obejmuje całość wynagrodzenia zapłaconego dostawcy, również z kosztami dodatkowymi związanymi z nabyciem.

Przykład: komis kupuje samochód za 30 000 zł i sprzedaje go za 35 000 zł. Różnica między kwotą sprzedaży a ceną nabycia wynosi 5 000 zł. VAT należny w procedurze marży (przy stawce 23%) oblicza się „w stu” z tej różnicy: 5 000 zł × 23/123 = 934,96 zł. Marża w rozumieniu ustawy (czyli podstawa opodatkowania) wynosi 5 000 zł − 934,96 zł = 4 065,04 zł. Ta kwota jest podstawą opodatkowania w procedurze marży, ale nie jest równoznaczna z zyskiem sprzedawcy, bo zysk zależy od całokształtu kosztów i rozliczeń. Na fakturze VAT marża nabywca zobaczy kwotę 35 000 zł oraz wymaganą adnotację o procedurze marży. Stawka i kwota VAT nie są wykazywane, więc kupujący nie odlicza VAT z takiej faktury.

Wystawienie faktury VAT marża – jakie elementy są obowiązkowe?

Faktura wystawiana w procedurze marży co do zasady zawiera podstawowe dane identyfikujące transakcję. Są to:

• data wystawienia,
• kolejny numer,
• imiona i nazwiska lub nazwy oraz adresy sprzedawcy i nabywcy,
• NIP sprzedawcy,
• numer identyfikacyjny nabywcy dla VAT/VAT UE (jeżeli nabywca posługuje się nim dla tej czynności),
• data dokonania lub zakończenia dostawy/wykonania usługi (jeżeli różni się od daty wystawienia),
• nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,
• miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• kwota należności ogółem.

Jeżeli ma to zastosowanie, faktura zawiera także wyrazy „metoda kasowa” i/lub „samofakturowanie”. Kluczowe jest umieszczenie adnotacji: „procedura marży – towary używane”, „procedura marży – dzieła sztuki”, „procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki” albo „procedura marży dla biur podróży”. Faktura nie zawiera informacji o stawce ani kwocie VAT, co oznacza, że nabywca nie może potrącić podatku. Transakcje w procedurze marży oznacza się w JPK_V7 kodami MR_UZ (marża dla towarów, w tym także dzieł sztuki/antyków/kolekcji) albo MR_T (marża dla usług turystyki). Oznaczenie GTU stosuje się tylko wtedy, gdy sprzedawany towar/usługa podlega odpowiedniemu GTU (np. GTU_07 przy pojazdach i częściach), a nie „zawsze dla towarów używanych”.

Procedura marży w turystyce

Biura podróży stosują odrębne zasady. Marża to różnica między kwotą płaconą przez turystę a faktycznymi kosztami poniesionymi na jego rzecz. W procedurze marży dla turystyki podatnik nie odlicza VAT od zakupów dokonanych dla bezpośredniej korzyści turysty, a stawkę 0% stosuje się tylko do tej części usługi (marży), która dotyczy świadczeń realizowanych poza UE– pod warunkiem posiadania odpowiednich dokumentów. Faktura musi zawierać dopisek „procedura marży dla biur podróży”.

Zmiany od 2025 roku – ograniczenia w sztuce i nowe zawiadomienia

Od 1 stycznia 2025 r. zmieniono zasady stosowania procedury marży w odniesieniu do dzieł sztuki, ale tylko w określonych sytuacjach, w szczególności przy wyborze tego szczególnego wariantu rozliczenia wymagającego spełnienia dodatkowych warunków (w tym złożenia zawiadomienia). Dotyczy to w szczególności przypadków, gdy podatnik (handlarz) zamierza zastosować opodatkowanie marży do dostawy dzieł sztuki nabytych od podatnika VAT innego niż podatnik stosujący procedurę marży albo nabytych od podatnika podatku od wartości dodanej (VAT-UE), który nie opodatkował tej dostawy na zasadach odpowiadających procedurze marży. Jeśli podatnik chce zastosować ten szczególny wariant procedury marży, musi przed dokonaniem sprzedaży złożyć do urzędu skarbowego pisemne zawiadomienie o wyborze takiego sposobu rozliczenia. W takich sytuacjach procedurę marży można zastosować tylko do dostawy dzieł sztuki, jeżeli przy ich nabyciu przez podatnika nie zastosowano stawki obniżonej (ani odpowiadającej jej stawki obniżonej w innym państwie UE). Jeżeli w tej procedurze kwotę nabycia ustala się przez odniesienie do importu, przyjmuje się ją w wysokości podstawy opodatkowania przy imporcie powiększonej o należny VAT z tytułu importu. Jeżeli np. import albo zakup dzieła sztuki był opodatkowany stawką obniżoną (często 8%), sprzedaż należy rozliczyć na zasadach ogólnych od całej wartości, z prawem do odliczenia VAT naliczonego na zasadach ogólnych.

Obowiązek pisemnego zawiadomienia urzędu skarbowego dotyczy wyłącznie wyboru stosowania procedury marży w tym szczególnym trybie. Nie jest to obowiązek przy każdej sprzedaży w marży. Zawiadomienie jest ważne przez 2 lata, licząc od końca miesiąca, w którym zostało złożone. Po tym okresie, jeśli podatnik chce nadal stosować ten tryb, musi złożyć zawiadomienie ponownie. Z dniem 31 grudnia 2024 r. utraciły ważność te dotychczas złożone zawiadomienia dotyczące wyboru tego szczególnego trybu, których okres ważności przypadał po 31 grudnia 2024 r. Aby stosować ten tryb dalej po tej dacie, należy złożyć nowe zawiadomienie na zasadach obowiązujących od 1 stycznia 2025 r.

Ewidencja, JPK i KSeF – jak przygotować firmę?

Rozliczanie marży wymaga prowadzenia dokładnej dokumentacji zakupu i sprzedaży. Sprzedawca powinien gromadzić umowy, rachunki i paragony, aby móc udowodnić, że towar został nabyty od podmiotu uprawniającego do marży. Brak dokumentów lub innych wiarygodnych dowodów potwierdzających spełnienie warunków zastosowania procedury marży może skutkować zakwestionowaniem tej procedury przez organ i koniecznością rozliczenia sprzedaży na zasadach ogólnych (czyli od pełnej podstawy opodatkowania). W przypadkach, w których przepisy wprost wymagają określonych dokumentów ich brak co do zasady uniemożliwia zastosowanie marży. Transakcje rozliczane w procedurze marży oznacza się w JPK_V7 właściwym oznaczeniem. Jeżeli w przesłanym JPK_V7 zostaną stwierdzone błędy, urząd skarbowy może wezwać do ich skorygowania albo do złożenia wyjaśnień w wyznaczonym terminie, a w razie bezskutecznego upływu tego terminu naczelnik urzędu skarbowego może, w drodze decyzji, nałożyć karę pieniężną w wysokości 500 zł za każdy błąd wskazany w wezwaniu.

Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF obejmuje podatników, u których wartość sprzedaży (wraz z VAT) przekroczyła w 2024 r. 200 000 000 zł, a od 1 kwietnia 2026 r. obejmuje również pozostałych podatników. W okresie od 1 kwietnia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą nadal wystawiać faktury poza KSeF (elektroniczne lub papierowe), jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z VAT udokumentowana takimi fakturami w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł. Podatnik traci to uprawnienie począwszy od faktury, którą przekroczono ten limit – od tej faktury powinien wystawiać faktury ustrukturyzowane w KSeF (limit jest liczony odrębnie dla każdego miesiąca). Faktury wystawiane na rzecz konsumentów (B2C) są wyłączone z obowiązku KSeF i mogą być wystawiane w KSeF dobrowolnie. 

Faktury w procedurze VAT marża również gdy podlegają obowiązkowi KSeF należy wystawiać i przesyłać jako faktury ustrukturyzowane, z zachowaniem wymogów właściwych dla tej procedury (w szczególności z wymaganym oznaczeniem „procedura marży – …”/„procedura marży dla biur podróży”). Dlatego warto korzystać z oprogramowania z integracją KSeF, które przygotuje fakturę w poprawnej strukturze i umożliwi jej wysyłkę do systemu. 

Zalety i wady procedury marży

Największą korzyścią z procedury marży jest niższa kwota podatku – VAT obciąża tylko marżę netto, dzięki czemu sprzedawca może zaoferować niższą cenę brutto i konkurować na rynku używanych samochodów, elektroniki czy sztuki. Mechanizm ten jest atrakcyjny zwłaszcza dla klientów, którzy nie odliczają VAT. Wadą procedury marży jest ograniczenie prawa do odliczenia VAT przy określonych zakupach (np. w turystyce – zakupach dla bezpośredniej korzyści turysty, a w marży towarowej – nabyciach objętych procedurą), oraz obowiązek ścisłego dokumentowania transakcji. Jeżeli nabywca jest podatnikiem VAT i zależy mu na odliczeniu, bardziej korzystna może być klasyczna faktura VAT.

Podsumowanie

Faktura VAT marża dokumentuje sprzedaż rozliczaną w procedurze marży. W tej procedurze VAT nalicza się od marży, a nie od całej kwoty sprzedaży. Taka faktura nie zawiera stawki ani kwoty VAT. Musi natomiast zawierać obowiązkowe elementy faktury, m.in.: datę wystawienia, numer, dane sprzedawcy i nabywcy, nazwę towaru lub usługi, ilość lub zakres oraz kwotę należności ogółem. Dodatkowo faktura musi zawierać wymagane oznaczenie: „procedura marży – towary używane”, „procedura marży – dzieła sztuki”, „procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki” albo „procedura marży dla biur podróży”.

Z procedury tej mogą korzystać podatnicy dokonujący dostaw m.in. towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków oraz świadczący usługi turystyki. Dotyczy to wyłącznie przypadków przewidzianych w ustawie o VAT. Procedurę marży można zastosować, gdy towar został nabyty w celu odprzedaży w jednej z sytuacji uprawniających do marży (np. od osoby prywatnej niebędącej podatnikiem VAT, od podatnika korzystającego ze zwolnienia albo od podatnika, który sprzedał ten towar w procedurze marży – także z innego państwa UE). Co do zasady nie stosuje się marży, jeżeli towar został kupiony na zasadach ogólnych z wykazanym VAT i przy zakupie przysługiwało prawo do odliczenia – wtedy sprzedaż rozlicza się na zasadach ogólnych.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o fakturę VAT marża