Rozpoczęcie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością dopełnienia wielu różnorodnych formalności. Wśród nich znajduje się zgłoszenie się do ubezpieczenia w ZUSie, określenie sposobu opodatkowania i dokonanie wyboru sposobu prowadzenia rozliczeń w firmie. Jednym z najczęściej wybieranych sposobów jest prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów, a to oznacza, że taką księgę trzeba też założyć. Jak to robić i o czym należy pamiętać? Oto najważniejsze informacje.
Kiedy należy założyć KPiR
Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów powinna zostać założona z dniem rozpoczęcia prowadzenia działalności. Jeżeli ten dzień przypada nawet w środku miesiąca, to właśnie powinna to być data, która jest formalną datą rozpoczęcia prowadzenia dokumentu. Oczywiście, można ją zakupić wcześniej, można ją wypełnić we wszystkich podstawowych miejscach, jak nazwa firmy i dane kontaktowe. Natomiast data jej prowadzenia powinna się pokrywać z datą rozpoczęcia działalności. Jeżeli zaś chodzi o pierwszy wpis, to może się on pojawić po tej dacie, ale na pewno nie wcześniej.
Księga jest zakładana na rok podatkowy. Dlatego też, nawet jeżeli zakładasz działalność w połowie roku, to z tej samej księgi korzystać możesz maksymalnie do końca grudnia. Pierwszy stycznia kolejnego roku powinien być dniem, w którym rozpoczyna się prowadzenie kolejnej księgi. Każda zakończona księga powinna być przechowywana w archiwum firmy. Przepisy mówią o konieczności przechowywania ksiąg do pięciu lat od zakończenia roku podatkowego.
Jakie wymogi formalne powinna spełniać księga
Zasadniczo, można gotową księgę kupić w sklepach papierniczych i z materiałami biurowymi. Nie ma z tym większego problemu. Można natomiast samodzielnie taki dokument założyć zarówno fizycznie, papierowo jak i formie elektronicznej. Ważne jedynie, by spełniał on wszystkie wymogi formalne. Tylko wówczas można go uznać za obowiązujący i wiążący dokument księgowy.
Księga powinna mieć stronę tytułową. Powinny się tam znaleźć konkretne informacje, takie jak imię i nazwisko podatnika, nazwa firmy oraz zakres prowadzonej działalności.
Kolejnym elementem są już poszczególne strony rozliczeniowe. Księga powinna być prowadzona w formie tabeli, a jej poszczególne rubryki i kolumny zostały precyzyjnie opisane. Co ważne, przy samodzielnym zakładaniu księgi, nie wolno zmieniać kolejności rubryk. Wszystko ma być uporządkowane tak jak wskazują na to przepisy.
Kolumny od 1 do 6 pozwalają uporządkować zapisy i zawierają treści formalne. To liczba porządkowa wpisu (1), data zdarzenia gospodarczego (2), numer dowodu księgowego, który zdarzenie potwierdza (3), imię i nazwisko kontrahenta, nazwa firmy (4), adres kontrahenta (5), opis zdarzenia gospodarczego (6).
Kolejne kolumny pozwalają na księgowanie wyłącznie przychodów. Zamieszcza się w nich wartość sprzedanych towarów usług (7), pozostałe przychody (8), razem przychody (9), czyli suma dwóch wcześniejszych kolumn.
Kolumny od 10 do 14 to koszty, jakie przedsiębiorca musiał ponieść, by uzyskać przychody. Znajduje się tu między innymi zakup towarów handlowych i materiałów trwałych (10), koszty uboczne wspomnianych zakupów (11), opłacane wynagrodzenie, które uiszczane jest zarówno w gotówce, jak i w naturze (12) oraz dodatkowe wydatki poniesione w czasie prowadzenia działalności (13). Ostatnia w tej grupie kolumna (14) to suma wszystkich poniesionych wydatków.
Dwie ostatnie kolumny dotyczą specyficznych informacji związanych z księgowanymi zdarzeniami (15) lub też jakichś ważnych uwag (16). Na tym koniec jeżeli chodzi o porządek zapisywania kolejnych pozycji zdarzeń gospodarczych. Nie koniec jednak, jeżeli chodzi o formalny układ księgi.
U dołu każdej strony należy zamieścić wiersze służące podsumowaniu, ponieważ każda strona wymaga takiego zliczenia. Należy więc zapisać sumę strony, przeniesienie z poprzedniej oraz sumę od początku roku. Przeniesienie to wartość sumy ze strony bieżącej i strony poprzedniej.
Wszystkie strony księgi powinny być ponumerowane i połączone ze sobą we właściwej kolejności.
Założenie Książki Przychodów i Rozchodów nie jest ani trudne, ani skomplikowane. Podobnie jak jej prowadzenie. Najważniejsza jest tutaj systematyczność i rzetelność prowadzonego zapisu. Tak prowadząc można być spokojnym, że wszystko będzie w porządku.