Faktura nieopłacona w terminie – jakie możliwości dochodzenia należności ma przedsiębiorca?
Współpraca z różnorodnymi kontrahentami może się też bardzo różnorodnie układać. O ile niektórzy rzeczywiście są solidni i sumienni, o tyle od innych trudno jest wyegzekwować pieniądze nawet za wykonaną usługę czy dostarczony towar. Co zrobić, gdy faktura została prawidłowo wystawiona, podatek zapłacony, a klient mimo wezwań nie reguluje należności? Pewne działania nie tylko można, ale wręcz powinno się podjąć. Dla niektórych przedsiębiorców ta informacja może być zaskakującą nowością. Jeżeli nasz klient nie chce uregulować opłaty w terminie, mamy prawo zażądać od niego rekompensaty finansowej.
Zobowiązania klienta
Oczywiście, zobowiązaniem jest już sama faktura, ale jeżeli nie jest ona dokumentem dostatecznie wiążącym, warto sięgnąć po różnorodne środki dodatkowe. Pierwszym z nich jest wezwanie do zapłaty. Zaleganie z opłaceniem faktury może być spowodowane różnymi powodami, nie zawsze jest to zła wola czy próba oszukania kontrahenta. Nic nie usprawiedliwia niedotrzymywania terminów, ale okazanie ludzkiej twarzy i pewnej dozy wyrozumiałości może się okazać po prostu korzystnym podejściem do partnera biznesowego. Wezwanie do zapłaty powinno zawierać informację, jakiego dokumentu dotyczy, która to faktura, na jaką kwotę i jak długo jest ona przeterminowana. Bardzo często takie wezwanie do zapłaty doskonale działa i pieniądze są niezwłocznie uregulowane. Warto też wskazać w tym piśmie termin, do którego pieniądze mają zostać wpłacone, zanim zostaną podjęte kolejne kroki.
Jeżeli na to pismo nie będzie żadnej reakcji powinno się wystosować do klienta tak zwane „przedsądowe wezwanie do zapłaty”. To brzmi znacznie poważniej, bardzo często mobilizuje zalegających z płatnościami i jest swego rodzaju ostrzeżeniem przed kolejnymi krokami, jakie przedsiębiorca może podjąć. Dobrze, jeżeli przedsądowe wezwanie do zapłaty zostanie przygotowane przez prawnika lub kancelarię prawną.
Zdarza się jednak tak, że nawet przedsądowe wezwanie do zapłaty nie przyniesie rezultatu. Co wówczas zrobić z taką niezapłaconą fakturą?
Po 150 dniach zacznij procedurę odzyskiwania podatku VAT
Jeżeli po upływie 150 dni od terminu płatności zawartego na fakturze lub w umowie, mimo starań przedsiębiorcy nie udało się ściągnąć należności, może on skorzystać z tzw. ulgi na złe długi i tym samym odzyskać odprowadzony do US podatek od towarów i usług.
Przepisy ustawy o VAT określają moment i warunki, przy spełnieniu których można skorzystać z ulgi na złe długi. Po pierwsze – musi upłynąć wspomniany już okres 150 dni od terminu płatności. Ponadto, zgodnie z art. 89a ust. 2, ulga jest możliwa w przypadku, gdy:
- dostawa towaru lub świadczenie usług jest dokonane na rzecz podatnika, o którym mowa w art. 15 ust.1, zarejestrowanego jako płatnik VAT czynny, niebędącego w trakcie postępowania upadłościowego lub w trakcie likwidacji,
- w dniu poprzedzającym złożenie korekty uwzględniającej ulgę zarówno wierzyciel, jak i dłużnik są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, natomiast dłużnik nie jest w trakcie postępowania upadłościowego lub likwidacji ani postępowania restrukturyzacyjnego,
- od daty wystawienia faktury, dokumentującej wierzytelność, nie upłynęło więcej niż 2 lata podatkowe, licząc od końca roku, w którym faktura ta została wystawiona.
Brak zapłaty a PIT
W przypadku podatku dochodowego, zapłaconego od nieopłaconej faktury, nie dokonuje się korekty przychodu na minus. Wierzytelność można natomiast zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, zmniejszając wysokość podstawy opodatkowania.
Jednak taka opcja jest również obwarowana wymogami. Wartość nieopłaconej faktury można zaliczyć do kosztów, jeśli:
- wartość zaległości zaliczyliśmy wcześniej do przychodów,
- nieściągalność zaległości jest uprawdopodobniona, czyli udokumentowana:
- postanowieniem o nieściągalności wydanym przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego,
- postanowieniem sądu,
- protokołem sporządzonym przez podatnika, na podstawie którego stwierdza się, że ewentualne koszty procesu i egzekucyjne byłyby równe lub wyższe od wartości zaległości.
Taką dokumentację można uzyskać, wstępując na drogę powództwa cywilnego, lub sporządzając protokół, w którym uzasadnimy, że postępowanie byłoby zbyt kosztowne w stosunku do długu.