Faktura proforma – co to jest i kiedy się ją stosuje?

Faktura proforma pełni w obrocie gospodarczym rolę informacyjną – stanowi wstępne potwierdzenie ustaleń handlowych, ale sama w sobie nie generuje zobowiązania podatkowego. Dla przedsiębiorców to wygodny sposób na przedstawienie klientowi wyceny i warunków transakcji przed wysłaniem właściwej faktury VAT lub faktury zaliczkowej. Niniejszy poradnik wyjaśnia, czym jest faktura proforma, jakie dane powinna zawierać, kiedy warto z niej skorzystać oraz jakie ma znaczenie w świetle przepisów o VAT.

Najważniejsze informacje

1. Faktura proforma jest dokumentem handlowym, który nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT – pełni jedynie funkcję informacyjną i nie rodzi obowiązku podatkowego.
2. Wyraźne oznaczenie dokumentu jako „pro forma” powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury VAT, dlatego jej wystawienie nie powoduje obowiązku zapłaty podatku ani prawa do odliczenia VAT.
3. Obowiązek wystawienia faktury (w tym zaliczkowej) dotyczy tylko przypadków wskazanych w ustawie o VAT, natomiast proforma nie jest fakturą, więc po otrzymaniu zapłaty fakturę wystawia się wyłącznie wtedy, gdy wymagają tego przepisy lub zażąda tego nabywca.
4. Proforma może zawierać większość elementów faktury VAT (dane stron, opis towaru/usługi, cenę, stawkę VAT, termin płatności), powinna być jednak wyraźnie oznaczona jako „pro forma”, a ewentualna odrębna numeracja ma charakter wyłącznie porządkowy, a nie obowiązkowy.
5. Wdrażany od 2026 r. Krajowy System e‑Faktur (KSeF) nie przewiduje obsługi faktur proforma, ponieważ dokument ten nie jest fakturą. Proformy będą nadal mogły być wystawiane poza systemem.

Czym jest faktura proforma i jakie ma znaczenie w obrocie gospodarczym?

Faktura proforma to dokument handlowy, który wygląda podobnie do faktury VAT, lecz nie jest nią w sensie prawnym ani księgowym. Służy do przedstawienia warunków transakcji przed jej finalizacją – szczegółowo opisuje towar lub usługę, ilość, cenę netto i brutto, stawki VAT, termin płatności oraz dane sprzedawcy i nabywcy. Dokument ten nie rodzi skutków podatkowych i nie daje nabywcy prawa do odliczenia VAT. Faktura proforma pełni zatem rolę oferty lub potwierdzenia przyjęcia zamówienia, pozwalając obu stronom ustalić szczegóły transakcji. Dzięki temu klient może zaplanować budżet, uzyskać kredyt czy załatwić formalności celne w przypadku eksportu, a sprzedawca – upewnić się, że warunki zostały zaakceptowane.

Status prawny proformy i skutki podatkowe

W ustawie o VAT nie występuje pojęcie „faktura pro forma”, dlatego dokument ten nie jest dowodem księgowym. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że wystawienie proformy „nie powoduje skutków w zakresie podatku VAT”, a nabywca nie jest uprawniony do odliczenia podatku na podstawie takiego dokumentu. Oznaczenie dokumentu wyrazami „pro forma” jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura. Proforma nie zwalnia z obowiązku wystawienia właściwej faktury – fakturę VAT (lub fakturę zaliczkową) należy wystawić zgodnie z art. 106b ustawy o VAT, w terminach określonych (co do zasady do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dokonania dostawy/usługi lub otrzymania zapłaty), przy czym faktura może być wystawiona także przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.

Proforma, a art. 108 ustawy o VAT

Część przedsiębiorców obawia się, że gdy proforma zawiera wszystkie elementy faktury – łącznie z wyszczególnioną kwotą podatku – może ona rodzić obowiązek zapłaty VAT na podstawie art. 108 ustawy (dotyczącego „pustych faktur”). Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów dokument oznaczony jako „faktura pro forma” co do zasady nie wywołuje skutków przewidzianych w art. 108 ustawy o VAT, jednak w sytuacjach spornych organ podatkowy może oceniać, czy dany dokument nie pełni w rzeczywistości funkcji faktury. Dla bezpieczeństwa warto jednak nie umieszczać wszystkich elementów faktury na proformie szczególnie kwoty podatku należnego, aby uniknąć nieporozumień z organami skarbowymi.

Kiedy warto wystawić fakturę proforma?

Faktura proforma jest używana w różnych sytuacjach.

1. Dokument ten pełni rolę wstępnej kalkulacji w ramach oferty handlowej i negocjacji pozwala klientowi ocenić koszt zakupu i warunki płatności. W przypadku transakcji międzynarodowych nabywca może dzięki niej zaakceptować cenę i warunki dostawy. Obowiązek wystawienia faktury (w tym zaliczkowej) dotyczy wyłącznie przypadków wskazanych w art. 106b ustawy o VAT (z uwzględnieniem wyjątków m.in. dla zaliczek na WDT oraz zaliczek i dostawy w tym samym miesiącu), natomiast proforma nie jest fakturą VAT i po otrzymaniu zapłaty fakturę (zaliczkową lub końcową) wystawia się tylko wtedy, gdy wymagają tego przepisy lub zażąda tego nabywca.
2. W przypadku projektów indywidualnych, usług długoterminowych czy sprzedaży towarów na specjalne zamówienie dokument ten pozwala uzgodnić parametry zamówienia bez konieczności wystawiania faktury zaliczkowej z góry.
3. Proforma jest też przydatna w transakcjach międzynarodowych i procedurach celnych – przy eksporcie może służyć do obliczenia wartości celnej i uzyskania zezwoleń importowych.

Jakie dane powinna zawierać faktura proforma?

Choć przepisy nie definiują wzoru proformy, praktyka i rekomendacje ekspertów wskazują, że powinna ona zawierać większość elementów faktury VAT z wyraźnym oznaczeniem „pro forma” lub „faktura pro forma”. Dokument powinien zatem obejmować:

• datę i miejsce wystawienia,
• unikalny numer proformy (prowadzonej w odrębnej numeracji),
• dane sprzedawcy i nabywcy (nazwa firmy, adres, NIP/PESEL),
• opis towarów lub usług (nazwy, ilości, miara),
• cenę jednostkową netto i wartość netto,
• stawkę i kwotę podatku VAT (o ile jest wskazywana),
• wartość brutto,
• warunki płatności (termin, forma płatności),
• dodatkowe informacje, np. termin realizacji czy informacja, że dokument nie stanowi faktury.

Warto stosować jasne oznaczenie „pro forma”, aby uniknąć pomyłek interpretacyjnych, oraz oddzielną serię numeracji, żeby odróżnić proformy od faktur VAT.

Różnice między fakturą proforma, fakturą VAT, a fakturą zaliczkową

Faktura VAT to dokument podatkowo-księgowy potwierdzający sprzedaż towaru lub wykonanie usługi, który musi zawierać elementy wymagane przepisami. Obowiązek zapłaty VAT powstaje co do zasady z chwilą dokonania dostawy/usługi lub otrzymania zapłaty (a tylko w niektórych przypadkach z chwilą wystawienia faktury), natomiast sama faktura podlega ujęciu w ewidencji VAT.

• Faktura proforma pełni jedynie funkcję informacyjną – nie jest dokumentem księgowym ani podatkowym. Nie zobowiązuje do zapłaty, nie stanowi dowodu sprzedaży, a nabywca nie ma na jej podstawie prawa do odliczenia VAT.
• Faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymanie całości lub części zapłaty (zaliczki) przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi. Obowiązek podatkowy przy zaliczkach powstaje co do zasady z chwilą otrzymania zapłaty, natomiast fakturę zaliczkową wystawia się w ustawowym terminie – nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część należności, przy czym może ona zostać wystawiona również wcześniej, jednak nie wcześniej niż 60 dni przed przewidywanym otrzymaniem tej zapłaty. Fakturę końcową (rozliczającą) wystawia się po dostawie tylko wtedy, gdy wcześniejsze faktury zaliczkowe nie obejmują całej należności. Jeżeli faktury zaliczkowe obejmują 100% zapłaty, co do zasady nie ma obowiązku wystawiania faktury końcowej.

W praktyce największym nieporozumieniem jest mylenie proformy z fakturą zaliczkową. Warto pamiętać, że proforma nie uprawnia do odliczenia VAT, nie jest księgowana i nie może zastąpić faktury VAT.

Proforma a KSeF i zmiany po 2026 r.

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e‑Faktur (KSeF) od 2026 r. nie dotyczy dokumentów proforma. KSeF służy do wystawiania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych (w formie XML) i nie obsługuje dokumentów handlowych, takich jak noty obciążeniowe, noty uznaniowe czy faktury proforma. Strona Ministerstwa Finansów potwierdza, że proforma nie jest fakturą i dlatego nie będzie przesyłana do KSeF.

Po 2026 r. przedsiębiorcy nadal będą mogli wystawiać proformy w formie papierowej lub elektronicznej (PDF, e-mail, programy księgowe), jednak dokumenty te nie będą wprowadzane do systemu KSeF. Dla transakcji objętych split payment (mechanizmem podzielonej płatności) zaleca się, aby tytuł przelewu zawierał określenie „zaliczka” oraz numer zamówienia, a nie numer proformy.

Praktyczne przykłady zastosowania faktury proforma

Przykład 1: Zaliczka na usługę projektową

Firma budowlana zawiera z klientem umowę na wykonanie projektu aranżacji wnętrza o wartości 20 000 zł netto. Zanim architekt przystąpi do pracy, prosi klienta o wpłatę 30 % zaliczki. Wystawia fakturę proforma na kwotę 6 000 zł netto (7 380 zł brutto) z odpowiednim terminem płatności. Dokument zawiera szczegóły projektu, dane stron, warunki płatności oraz wyraźne oznaczenie „pro forma”. Po zaksięgowaniu zaliczki wystawiana jest faktura zaliczkowa, w której rozliczany jest należny podatek VAT.

Dlaczego warto? Dzięki proformie klient poznaje szczegółowe koszty, a firma ma potwierdzenie akceptacji warunków. Wystawienie proformy nie rodzi obowiązku podatkowego, ale pozwala na bezpieczne pobranie zaliczki.

Przykład 2: Transakcja międzynarodowa

Polski eksporter sprzedaje partię maszyn do Niemiec. Transakcja stanowi przy spełnieniu warunków określonych w ustawie o VAT wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT) opodatkowaną stawką 0% VAT. Zanim rozpocznie produkcję, wysyła kontrahentowi fakturę proforma w języku angielskim. Dokument zawiera opis towarów, cenę jednostkową w EUR, informację o planowanym zastosowaniu stawki 0% VAT dla WDT (przy spełnieniu warunków), warunki dostawy Incoterms oraz termin płatności. Kupujący może dzięki temu ocenić całkowity koszt zakupu (w szczególności koszty transportu i ubezpieczenia) oraz uzyskać finansowanie bankowe. Po otrzymaniu przedpłaty eksporter nie wystawia faktury zaliczkowej, ponieważ zaliczka na poczet WDT co do zasady nie jest dokumentowana fakturą zaliczkową. Po wydaniu maszyn wystawia fakturę dokumentującą wewnątrzwspólnotową dostawę towarów, w której rozlicza otrzymaną wcześniej przedpłatę.

Dlaczego warto? Proforma ułatwia obsługę transakcji eksportowej, przyspiesza formalności celne i zapewnia klarowność warunków dla obu stron. Wystawienie tego dokumentu nie powoduje powstania obowiązku podatkowego do czasu realizacji dostawy.

Jak wystawić fakturę proforma – narzędzia i dobre praktyki

Wystawienie proformy nie wymaga szczególnych formalności, ale warto zadbać o poprawność i przejrzystość dokumentu. Proforma powinna zawierać wszystkie istotne dane dotyczące transakcji, w tym dane stron, opis towarów lub usług, cenę, termin płatności i warunki dostawy. Dokument musi mieć wyraźne oznaczenie „pro forma”, a przedsiębiorcy powinni prowadzić oddzielną numerację, aby uniknąć pomyłek z fakturami VAT. Proforma nie jest księgowana, dlatego po otrzymaniu zapłaty należy stosować ogólne zasady fakturowania wynikające z art. 106b ustawy o VAT. Fakturę zaliczkową wystawia się co do zasady wtedy, gdy przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi podatnik otrzymuje całość lub część zapłaty w sytuacjach, o których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT (głównie przy sprzedaży na rzecz innych podatników, z wyłączeniem m.in. zaliczek na poczet WDT oraz czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje w sposób szczególny na podstawie art. 19a ust. 5 pkt 4 i ust. 1b). Dodatkowo fakturę dokumentującą otrzymaną zaliczkę podatnik ma obowiązek wystawić na żądanie nabywcy, jeżeli dana sprzedaż co do zasady nie podlega obowiązkowi fakturowania (np. sprzedaż zwolniona z VAT albo sprzedaż na rzecz konsumenta), a żądanie zostanie zgłoszone w terminie 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dokonano dostawy towaru, wykonano usługę lub otrzymano zapłatę (art. 106b ust. 3 pkt 1a).

W pozostałych sytuacjach, gdy nie powstał obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej ani nabywca nie zgłosił żądania jej wystawienia, po wykonaniu dostawy towaru lub usługi podatnik wystawia o ile wymagają tego przepisy lub zażąda tego nabywca fakturę dokumentującą całą sprzedaż. Przy sprzedaży zwolnionej z VAT oraz sprzedaży na rzecz konsumentów fakturę wystawia się zasadniczo tylko wtedy, gdy wynika to z ustawy lub gdy nabywca o nią wystąpi. W praktyce warto korzystać z nowoczesnych programów księgowych, które automatyzują tworzenie proform i ich późniejsze przekształcanie w faktury VAT. Program SzybkaFaktura.pl umożliwia wystawianie dokumentów proforma, faktur zaliczkowych i faktur VAT w jednym miejscu – system automatycznie numeruje dokumenty, wylicza kwoty podatku, pozwala dodać logo firmy oraz wysyła dokumenty klientom e‑mailem. Dzięki temu przedsiębiorcy oszczędzają czas, a ich rozliczenia są uporządkowane.

Podsumowanie

Faktura proforma jest przydatnym instrumentem w kontaktach z klientami – pozwala zasygnalizować warunki transakcji, zabezpieczyć interesy obu stron i zaplanować płatność, nie powodując powstania obowiązku podatkowego. Kluczowe jest jednak, aby pamiętać o jej prawnej neutralności: proforma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT, nie jest księgowana i nie uprawnia do odliczenia podatku. Po otrzymaniu zapłaty fakturę zaliczkową wystawia się tylko wtedy, gdy wymagają tego przepisy ustawy o VAT. Po realizacji transakcji podatnik wystawia fakturę dokumentującą całą sprzedaż, jeżeli wynika to z ustawy lub gdy nabywca o nią wystąpi. Nadchodzące zmiany związane z KSeF nie zmieniają charakteru proformy – dokument ten nie będzie obsługiwany w systemie, ale wciąż będzie mógł być wystawiany w PDF lub za pomocą programów takich jak SzybkaFaktura.pl. Świadome korzystanie z proformy ułatwia zarządzanie płatnościami, usprawnia negocjacje i zwiększa bezpieczeństwo w obrocie gospodarczym.

FAQ – najważniejsze informacje o fakturę proforma