Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona za pomocą KSeF-u, której przydziela się numerem pozwalający zidentyfikować ją w tym systemie. Co jeszcze trzeba o niej wiedzieć?
1. Jak wystawić fakturę ustrukturyzowaną?
Jest ona wystawiana bezpośrednio. Aby tego dokonać, należy użyć komercyjnych programów finansowo-księgowych podatnika. Następnie te faktury są przesyłane do KSeF-u przez API. wystawienie faktury ustrukturyzowanej umożliwia także Ministerstwo Finansów. Udostępnia ono w tym celu zestaw bezpłatnych narzędziach.
2. Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych
Aby odbiorca otrzymał fakturę ustrukturyzowaną przy użyciu KSeF-u, musi najpierw wyrazić na to zgodę. Jeśli nie zaakceptuje takiej formy, wystawca wciąż ma prawo do wystawienia faktury ustrukturyzowanej w systemie. Następnie musi przekazać ją odbiorcy w inny sposób, który wcześniej z nim ustalił. Przykładowo może to być forma elektroniczna (e-mail) lub papierowa. Tak wystawiona faktura wciąż posiada walor faktury ustrukturyzowanej ze względu na to, że nie traci wówczas swoich cech ustawowych (czyli numeru identyfikacji w systemie KseF).
3. Jak są przechowywane faktury ustrukturyzowane?
Faktury ustrukturyzowane KSeF-u przechowuje w swoich archiwach przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym je wystawiono. Nie mają do nich więc zastosowania przepisy dotyczące przechowywania i archiwizacji faktur, o jakich jest mowa w art. 112 i art. 112a ustawy. Może się jednak zdarzyć, że czas ich przechowywania, który jest gwarantowany przez ustawę, jest niewystarczający dla podatnika. Wówczas zezwala się, aby po upływie tego okresu dalej przechowywał on faktury ustrukturyzowane poza tym systemem. W tym wypadku termin mija równocześnie z upływem terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
4. Jak uzyskać zwrot VAT przy fakturze ustrukturyzowanej?
Aby zachęcić podatników do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu pośrednictwa systemu rządowego, zaproponowano im w zamian określone korzyści. Jedną z nich jest zwrot VAT wynikający z takich faktur, które zostaną ustrukturyzowane po 40 dniach, a nie jak dotychczas po 60. Jednak aby się to udało, trzeba spełnić jednocześnie kilka warunków. Przede wszystkim podatnik w danym okresie rozliczeniowym będzie zobowiązany do wystawiania wyłącznie faktur ustrukturyzowanych. Musi on też być zarejestrowany jako podatnik VAT czynny oraz posiadać rachunek rozliczeniowy lub imienny w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, który jest zawarty w wykazie podatników VAT (czyli na tak zwanej białej liście). Dwa poprzednie warunki muszą być wypełnione przez kolejne 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w rozliczeniu za który została wykazana różnica podatku do zwrotu. Istnieje jednak ścisłe ograniczenie co do górnej granicy tej kwoty. Kwota podatku naliczonego lub różnicy podatku, jaka nie została rozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych, oraz została wykazana w deklaracji do zwrotu, nie będzie mogła być wyższa niż 3000 zł.