Notatka służbowa to dokument, którego celu i dokładnej definicji nie określono w Kodeksie pracy. Stosuje się ją jednak w wielu przedsiębiorstwach oraz instytucjach, gdyż w dużym stopniu wpływa ona na komunikację wewnętrzną i ułatwia pracę. Czym dokładnie jest notatka służbowa, co powinno się w niej znaleźć i jakie jej rodzaje możemy wyróżnić?
Notatka służbowa – czym jest?
Notatka służbowa to dokument służący do przekazywania istotnych informacji między poszczególnymi pracownikami, działami lub jednostkami organizacyjnymi instytucji. W znacznym stopniu ułatwia ona pracę oraz komunikację w firmie i stanowi źródło kluczowych w danym momencie wiadomości. Notatkę służbową może sporządzić zarówno pracodawca, jak i każdy pracownik danej jednostki, np. szkoły czy biura. Niektóre podmioty prowadzą dodatkowo ewidencję notatek służbowych w postaci zapisu cyfrowego bądź księgi.
Rodzaje notatek służbowych
Notatkę służbową sporządza się najczęściej po różnego rodzaju konferencjach, zebraniach czy spotkaniach służbowych, podczas których doszło do konkretnych ustaleń. Notatki służbowe możemy podzielić m.in. na:
- notatki ze spotkania, np. pracowników organizacji lub szkoły;
- notatki z kontroli w firmie;
- notatki ze zdarzenia, np. kolizji z udziałem służbowego pojazdu;
- notatki z rozmowy przez telefon, np. jeżeli doszło w jej trakcie do ważnych ustaleń;
- notatki z korespondencji, np. mailowej z kontrahentem.
Notatka służbowa – szczególny rodzaj
Jednym z rodzajów notatki służbowej jest także tzw. notatka dyscyplinująca sporządzana przez pracodawcę. Stosuje się ją w wyjątkowych sytuacjach, takich jak nieodpowiednie i niedbałe wykonywanie powierzonych zadań, częste nieobecności i spóźnienia do pracy czy też naruszanie przez pracownika przepisów BHP.
Jak sporządzić notatkę służbową?
Prawo nie określa, jakie dokładnie elementy powinny widnieć się w notatce służbowej. W jej treści z pewnością nie powinno jednak zabraknąć nazwiska autora ani daty oraz miejsca jej sporządzenia. Jeśli notatka kierowana jest do konkretnej osoby, należy umieścić na niej także jej dane. Ponadto, w dokumencie powinien znaleźć się temat oraz konkretne, związane z nim ustalenia. Ważne, aby jego treść była zwięzła, czytelna i zrozumiała dla odbiorcy – przed przekazaniem notatki do konkretnego działu lub pracownika warto więc jeszcze raz dokładnie ją sprawdzić. Notatka służbowa nie powinna zawierać osobistych opinii czy wskazówek, lecz wyłącznie fakty na temat danego spotkania, planu czy zachowania danej osoby.
Przechowywanie notatek służbowych
W kodeksie pracy nie istnieją żadne zapisy dot. notatek służbowych, co oznacza, że nie ma także żadnych przepisów związanych z ich przechowywaniem. Zazwyczaj przechowuje się je w wyznaczonej szufladzie, segregatorze lub teczce, a jeżeli notatka dotyczy konkretnego pracownika – w jego dokumentacji pracowniczej. W drugim przypadku obowiązują już z góry określone przepisy dot. przechowywania dokumentów pracowniczych.