Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością prowadzenia szczegółowych rozliczeń. Z jednej strony, konieczność ta wynika z przepisów prawnych. Ustawodawca zobligował przedsiębiorcę do prowadzenia tego rodzaju rozliczeń, żeby obliczenie należnego podatku było możliwe do wykonania również w czasie kontroli skarbowej w firmie. Z drugiej strony, tego rodzaju rozliczenia pozwalają zapanować nad finansami przedsiębiorstwa. Pozwalają wykazać, która część działalności jest najbardziej dochodowa, a jakie wydatki generują największe koszty. Analiza tych informacji pozwala na systematyczną poprawę sytuacji przedsiębiorstwa.
Mała księgowość
Większość przedsiębiorców rozpoczynających swoją działalność decyduje się na prowadzenie małej księgowości. Jest to uproszczona forma, która pozwala na określenie przychodów i rozchodów w firmie w formie ogólnej. Jej głównym celem jest ustalenie wysokości dochodów na potrzeby podatkowe. Mała księgowość może być prowadzona na trzy różne sposoby: karta podatkowa, ryczałt ewidencjonowany i książka przychodów i rozchodów. Każdy z tych sposobów różni się nieco między sobą. Cel jednak mają ten sam – ustalić podstawę opodatkowania dla przedsiębiorcy, na bazie której określona zostanie wysokość podatku.
Karta podatkowa to forma zarezerwowana dla nielicznych przedsiębiorców. Jej najważniejszą cechą jest to, że podatek ustalany jest w stałej wysokości, która odczytywana jest z tabeli. Oznacza to, że niezależnie od uzyskanego wyniku finansowego, podatek zawsze będzie opłacony w tej samej wysokości. Przy dużej sprzedaży w danym miesiącu będzie to korzystne rozwiązanie. Jeżeli sprzedaż będzie słaba lub w danym miesiącu nic się nie sprzeda, podatek i tak należy opłacić. W takiej chwili jest to mniej korzystne rozwiązanie.
Ryczałt ewidencjonowany to druga forma uproszczonej księgowości. Najprościej mówiąc, podatek jest tutaj płacony zawsze od przychodów. Koszty nie są brane pod uwagę. Korzyścią natomiast jest znacznie niższa stawka podatkowa. W sytuacji, gdy osiągane są wysokie przychody, tego rodzaju rozwiązanie jest opłacalne, bo można zaoszczędzić na podatku. Jeżeli jednak wysokie przychody wiążą się z wysokimi kosztami ta forma może nie być już tak korzystna. W sytuacji zaś, gdy w danym miesiącu koszty przewyższą przychody, jest to szczególnie nieopłacalne, gdyż podatek i tak należy zapłacić, bo przychód się pojawił.
Książka przychodów i rozchodów to ewidencja przychodów i wydatków, które pojawiły się w przedsiębiorstwie w każdym miesiącu jej funkcjonowania. Taka ewidencja pozwala na nieco dokładniejsze rozliczanie finansowe firmy i określenie wysokości dochodów, które stanowią podstawę opodatkowania. Ta forma pozwala najbardziej obiektywnie określić wysokość należnego podatku. Gdy przychody są wysokie, a koszty niskie, wówczas podatek też jest wysoki. Gdy przychody są wysokie i koszty też są wysokie, podatek jest automatycznie niższy. W sytuacji, gdy koszty przewyższają przychód, firma wykazuje stratę i w ogóle nie płaci podatku. Właśnie dlatego jest to najbardziej korzystne rozwiązanie.
Pełna księgowość
Pełna księgowość to znacznie bardziej skomplikowany zestaw procedur i operacji, które należy wykonać dla przeprowadzenia poprawnego rozliczenia. Przede wszystkim należy zdać sobie sprawę z tego, że pełna księgowość służy nie tylko określeniu wysokości podatku, ale również uporządkowaniu i zlokalizowaniu każdej operacji finansowej. Uszkodzony sprzęt, przelew czy sprzedaż. Wszystko jest zanotowane i zaksięgowane. To bardzo precyzyjny sposób rejestrowania ruchów pieniężnych, nie tylko gotówkowych, ale również bezgotówkowych. Pełna księgowość jest niezwykle złożona. Wymaga doskonałej wiedzy i znajomości wszystkich procedur księgowych. Dzięki temu można znaleźć tego rodzaju koszty, jak spadek wartości środka trwałego czy odsetki karne za nieterminowe opłacanie faktury. Tego rodzaju rozwiązanie pozwala określić wysokość podatku, ale nie tylko. Pozwala przeanalizować sytuację firmy pod wieloma względami. Co więcej, pozwala nawet na porównanie firm miedzy sobą, ponieważ reguły prowadzenia pełnej księgowości są standaryzowane, a to oznacza, że każda firma w ten sam sposób ją prowadzi. Jest to źródło bardzo precyzyjnych danych na temat sytuacji finansowej danego przedsiębiorstwa. Powinna być prowadzona przez doświadczonego księgowego z uwagi na liczne niuanse i bardzo jasno określone formuły, które trzeba znać i umieć stosować. Błąd popełniony w tego rodzaju rozliczeniach jest znacznie trudniej zlokalizować i znacznie trudniej poprawić.