Faktura korygująca – kiedy i jak ją poprawnie wystawić?

Gospodarka nie lubi błędów, ale zdarzają się w każdej firmie. Przekreślony adres, zła stawka VAT albo późniejszy rabat wymagają uregulowania ksiąg. W takiej sytuacji z pomocą przychodzi faktura korygująca – dokument pozwalający poprawić pierwotne rozliczenie i dostosować go do rzeczywistości. W 2026 r. rozszerza się obowiązek stosowania KSeF, co wpływa na sposób wystawiania faktur korygujących. Poniżej znajdziesz praktyczny przewodnik, który pomoże Ci bezpiecznie wystawiać i księgować korekty.

Najważniejsze informacje

1. Podatnik wystawia fakturę korygującą w razie zmiany podstawy opodatkowania lub kwoty podatku, zwrotu towarów lub zapłaty albo stwierdzenia błędu na fakturze.
2. Dokument powinien zawierać wszystkie, właściwe dla danej korekty, elementy wymienione w ustawie.
3. Korektę „in minus” ujmuje się zasadniczo w okresie wystawienia faktury korygującej (przy posiadaniu wymaganej dokumentacji), a gdy dokumentacji nie ma – w okresie jej uzyskania.
4. Korektę „in plus” rozlicza się w okresie, w którym powstała przyczyna zwiększenia, a jeżeli zwiększenie wynika z błędu w pierwotnym rozliczeniu sprzedaży, korekty dokonuje się za okres, w którym tę sprzedaż pierwotnie wykazano w VAT.
5. Od momentu wprowadzenia KSeF, większość faktur będzie korygowana w tym systemie.

Kiedy wystawić fakturę korygującą

Wystawienie faktury korygującej nie jest kwestią wyboru, lecz obowiązkiem wynikającym z przepisów. Zgodnie z art. 106j ustawy o VAT podatnik wystawia korektę, gdy po wystawieniu faktury:

• Zmienia się podstawa opodatkowania lub kwota podatku (np. podwyższenie ceny, zastosowanie niewłaściwej stawki VAT). Zwiększenie podstawy opodatkowania należy ująć w rozliczeniu za okres, w którym powstała przyczyna zwiększenia.
• Następuje zwrot towarów lub opakowań albo zwrot całości bądź części zapłaty – korekta in minus zmniejsza podstawę opodatkowania i wymaga udokumentowania uzgodnień z kontrahentem.
• Stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury, np. w danych nabywcy towarów, nazwie towaru czy numerze NIP.

Korektę wystawia sprzedawca, a nabywca księguje ją zgodnie z zasadami VAT. Korektę należy wystawić możliwie niezwłocznie; ujęcie w deklaracji VAT zależy od posiadania dokumentacji i okresu, w którym zdarzenie miało miejsce.

Kiedy wystawiać zbiorcze korekty

Przy udzielaniu rabatów lub obniżek cen podatnik może ułatwić sobie pracę, wystawiając zbiorczą fakturę korygującą. Zbiorcza korekta dotyczy wielu dostaw lub usług na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie rozliczeniowym. W art. 106j ust. 3 ustawy o VAT określono, że dokument ten powinien dodatkowo zawierać okres, którego dotyczą obniżki, a w przypadku rabatu udzielonego na cały asortyment nie trzeba wskazywać nazw towarów lub świadczonych usług. Zbiorcza korekta jest praktyczna przy rocznych bonusach lub sezonowych promocjach.

Jakie dane powinna zawierać faktura korygująca

Ustawa dokładnie wymienia elementy, jakie trzeba zawrzeć w przypadku faktury korygującej. Warto zadbać o ich kompletność, ponieważ błędy formalne mogą skutkować sankcjami podatkowymi. Obowiązkowe elementy to:

Numer kolejny i data wystawienia – faktura korygująca powinna być oznaczona w ramach stosowanej serii numeracji.

Numer KSeF faktury pierwotnej – Przy korekcie faktury ustrukturyzowanej wystawianej w KSeF wskazanie numeru KSeF faktury pierwotnej jest obligatoryjne.

Dane z faktury korygowanej – datę wystawienia, numer faktury, imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy oraz ich adresy, numery identyfikacyjne na potrzeby VAT.

Nazwa towaru lub świadczonych usług objętych korektą i prawidłowa treść korygowanych pozycji (w przypadku błędów formalnych).

Kwota korekty podstawy opodatkowania lub kwota korekty podatku należnego z podziałem na poszczególne stawki podatku i sprzedaż zwolnioną.

Faktura korygująca może dodatkowo zawierać oznaczenie „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo „KOREKTA” oraz przyczynę wystawienia korekty.

Korekta „in minus” i „in plus” – zasady rozliczania

Zasady ujmowania korekt w deklaracjach VAT zależą od tego, czy podatnik zmniejsza, czy zwiększa podstawę opodatkowania.

Faktura korygująca „in minus”

Zmniejszenie podstawy opodatkowania (np. w wyniku zwrotu towaru lub udzielenia rabatu) powoduje konieczność wystawienia faktury korygującej „in minus”. Zgodnie z art. 29a ust. 13 ustawy o VAT obniżenia podstawy opodatkowania ujmuje się w okresie, w którym wystawiono fakturę korygującą, pod warunkiem posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienia z nabywcą. Dokumentacja może obejmować np. aneks do umowy, korespondencję handlową, potwierdzenia zwrotu towaru lub dowody zapłaty. Jeżeli w dniu wystawienia faktury korygującej dokumentacja nie jest jeszcze dostępna, obniżenie podstawy opodatkowania ujmuje się w okresie, w którym dokumentacja zostanie faktycznie uzyskana.

Istnieją wyjątki, w których nie trzeba posiadać dokumentacji potwierdzającej uzgodnienia z nabywcą, przy czym dotyczą one wyłącznie przypadków wprost wskazanych w art. 29a ust. 15 ustawy o VAT, takich jak np. eksport towarów, wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, dostawy i usługi, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju, oraz ściśle określona w tym przepisie sprzedaż energii, gazu, usług dystrybucyjnych i telekomunikacyjnych.

Faktura korygująca „in plus”

Korekta „in plus” dotyczy podwyższenia podstawy opodatkowania, np. błędnie zaniżonej ceny w fakturze pierwotnej lub późniejszej podwyżki ceny. Art. 29a ust. 17 ustawy o VAT wskazuje, że gdy podstawa opodatkowania ulega zwiększeniu, korekty tej podstawy dokonuje się w okresie rozliczeniowym, w którym zaistniała przyczyna zwiększenia.

Jeżeli przyczyną był błąd w pierwotnym rozliczeniu, korekty dokonuje się za okres, w którym sprzedaż została pierwotnie wykazana. Jeśli wynika ona natomiast z późniejszego zdarzenia (np. podwyższenia ceny po dostawie), korektę ujmuje się na bieżąco.

Faktura korygująca w KSeF – nowe obowiązki od 2026 r.

Krajowy System e‑Faktur (KSeF) wprowadza jednolitą strukturę elektroniczną i centralny rejestr faktur. Od 1 lutego 2026 r. podatnicy objęci obligatoryjnym KSeF co do zasady będą musieli wystawiać faktury korygujące w tym systemie, z zastrzeżeniem ustawowych wyłączeń i trybów szczególnych. Warto zapamiętać trzy kluczowe zasady:

KSeF w praktyce ogranicza stosowanie not korygujących – od 1 lutego 2026 r. pomyłki w fakturach ustrukturyzowanych koryguje się głównie fakturą korygującą.

KSeF nie weryfikuje merytorycznej poprawności – system sprawdza jedynie zgodność pliku XML ze strukturą, a więc odpowiedzialność za poprawne dane i obliczenia spoczywa na wystawcy.

Rodzaj korekty zależy od faktury pierwotnej – struktura FA(3) przewiduje oznaczenia KOR (korekta faktury sprzedażowej), KOR_ZAL (korekta zaliczki) i KOR_ROZ (korekta rozliczająca zaliczkę). Wybór typu decyduje o tym, jakie pola wypełnić. W praktyce trzeba wskazać numer KSeF faktury pierwotnej i wypełnić sekcję „DaneFaKorygowanej”; korektę przesyła się tak samo jak zwykłą e‑fakturę.

Dla korekt „in minus” w modelu KSeF (od 1.02.2026) moment ujęcia zasadniczo wiąże się z wystawieniem/przesłaniem korekty w systemie. Warto korzystać ze sprawnego programu do fakturowania, który obsługuje nowe struktury e‑faktur i pozwala na prawidłowe przesyłanie korekt do KSeF.

Praktyczne przykłady

Poniżej przedstawiono przykłady sytuacji, w których konieczne jest wystawienie faktury korygującej.

Przykład 1: Błędy stawki VAT

Firma A wystawiła w stycznia fakturę na 10 000 zł netto ze stawką VAT 8 %. W lutym okazało się, że stawka powinna wynosić 23 %. Podwyższenie stawki VAT zwiększa kwotę podatku należnego, więc wystawiamy fakturę korygującą „in plus”. Ponieważ błąd istniał już w momencie wystawienia faktury pierwotnej, korektę ujmujemy w styczniowym okresie rozliczeniowym. Sprzedawca nie potrzebuje potwierdzenia od nabywcy ani dodatkowej dokumentacji – w deklaracji VAT za styczeń wykazuje podatek należny z uwzględnieniem korekty.

Przykład 2: Rabat udzielony po fakturze

Przedsiębiorca B sprzedał w marcu towary za 5 000 zł netto, po czym w kwietniu udzielił kontrahentowi rabatu 10 %. Rabat powoduje zmniejszenie podstawy opodatkowania, dlatego wystawia fakturę korygującą „in minus” na –500 zł netto. Żeby ująć obniżenie w deklaracji VAT za kwiecień, musi posiadać dokumentację uzgadniającą rabat z kontrahentem (np. korespondencję mailową). Jeżeli dowody te otrzyma dopiero w maju, to korektę VAT ujmie w rozliczeniu za maj.

Wystawianie faktur korygujących w SzybkaFaktura

Wielu przedsiębiorców korzysta z programów do fakturowania online, które automatyzują obsługę korekt. Szybkafaktura.pl to przykład rozwiązania, które umożliwia wystawienie faktury korygującej w kilku krokach. W panelu sprzedaży wybierasz fakturę pierwotną, określasz przyczynę korekty oraz uzupełniasz dane poprawionej pozycji. Program automatycznie wstawia numer kolejny, oblicza kwotę korekty i zapisuje dokument w odpowiedniej serii numeracji. Od 2026 r. moduł KSeF pozwoli także na przesyłanie korekt bezpośrednio do systemu Ministerstwa Finansów i pobieranie numerów KSeF. Dzięki temu unikniesz ręcznego wprowadzania danych i przyspieszysz rozliczenia.

Podsumowanie

Faktura korygująca jest kluczowym narzędziem, które zapewnia zgodność rozliczeń VAT z rzeczywistością. Ustawa o VAT precyzuje, kiedy należy ją wystawić i jakie elementy musi zawierać. W 2026 r. szczególnie ważne będą dwa zagadnienia: rozróżnianie korekt „in minus” i „in plus” oraz obowiązek wystawiania e‑faktur i korekt w KSeF. W przypadku korekt zmniejszających podstawę opodatkowania sprzedawca musi posiadać dokumentację potwierdzającą uzgodnienia z nabywcą, chyba że ustawa przewiduje wyjątki. Korekty zwiększające podstawę ujmuje się w okresie powstania przyczyny, bez konieczności potwierdzenia odbioru. Po przyjęciu faktury w KSeF nie można jej edytować – błąd koryguje się fakturą korygującą, a od 1.02.2026 instytucja noty korygującej ma zostać uchylona.nie można jej edytować – błąd koryguje się fakturą korygującą, a od 1.02.2026 instytucja noty korygującej ma zostać uchylona.

FAQ – najczęściej zadawane pytania dotyczące faktur korygujących