Faktury online pojawiły się w obrocie gospodarczym w wyniku cyfryzacji i znacząco wpłynęły na funkcjonowanie wielu firmowych działów. Dziś skupimy się na najczęściej powielanych mitach związanych z tą wersją faktur.
Czym właściwie jest faktura online?
Faktura online, nazywana również e-fakturą, jest cyfrowym odpowiednikiem tradycyjnej faktury w wersji papierowej. Obecnie w sieci funkcjonuje wiele wygodnych programów umożliwiających fakturowanie online – jak Szybka Faktura – które znacząco ułatwiają zarządzanie księgowością, szczególnie w przypadku małych i średnich firm.
Mit nr 1: faktura online zawiera inne dane niż faktura papierowa
Fakt: Faktura online zawiera dokładnie takie same dane jak te znajdujące się na tradycyjnej fakturze. Pod tym względem nie różni się ona od swojego papierowego odpowiednika nawet w najmniejszym stopniu – jedyna różnica widoczna jest w jej formacie. Co więcej, e-faktura musi spełniać te same warunki co faktura w wersji papierowej i jest tak samo ważna jak ona.
Mit nr 2: faktura papierowa jest bezpieczniejsza od faktury online
Fakt: Faktury w postaci papierowej są zdecydowanie bardziej narażone na zniszczenie lub zagubienie, np. podczas przekazywania do odbiorcy czy samego drukowania. Faktury w formie online są dostępne dla klientów niemal natychmiast po wystawieniu, dzięki czemu ryzyko uszkodzenia bądź utraty spada niemal do zera. Dodatkowym atutem są specjalne zabezpieczenia stosowane w przypadku e-faktur.
Mit nr 3: faktury online nie podlegają żadnej kontroli
Fakt: Tak jak każdy inny dokument księgowy, faktury online podlegają prawnym regulacjom związanym z prawidłowym przechowywaniem. Tradycyjne papierowe faktury muszą być archiwizowane w odpowiednich warunkach – e-faktury również powinny być przechowywane i archiwizowane np. w formie elektronicznej. Archiwizacja tego rodzaju dokumentów jest możliwa np. przy użyciu dedykowanych serwisów internetowych. Ważne, aby były one łatwo i szybko dostępne w razie ewentualnej kontroli.
Mit nr 4: plik PDF to nie e-faktura
Fakt: Jak wskazuje ustawa z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Ustawa o VAT), faktura elektroniczna to faktura w formie elektronicznej, wystawiona i otrzymana w wybranej postaci elektronicznej. Jak najbardziej może więc ona występować w formie pliku PDF.
Mit nr 4: nie można mieć pewności, kto wystawił fakturę online
Fakt: Faktura online musi być autentyczna i integralna. Autentyczność daje odbiorcy dokumentu pewność, że został on wystawiony przez konkretny podmiot – jego dane muszą więc widnieć w odpowiednim polu na fakturze. Integralność sprawia natomiast, że odbiorca nie musi obawiać się ingerencji w dane znajdujące się w treści dokumentu. W celu zapewnienia integralności oraz autentyczności e-faktury stosuje się m.in. takie technologie jak kwalifikowany podpis elektroniczny. Narzędzie to pozwala na wygodną ocenę wiarygodności e-faktury w formie PDF.