Faktura VAT – jak ją poprawnie wystawić i co musi zawierać?

Wystawianie faktur VAT to codzienność w działalności gospodarczej. Prawidłowo sporządzony dokument potwierdza sprzedaż towarów lub usług, pozwala na odliczenie podatku naliczonego i jest podstawą do rozliczeń z urzędem skarbowym. Przedsiębiorcy, którzy nie zadbają o kompletność danych na fakturze i dotrzymanie terminów, narażają się na sankcje skarbowe. Poniższy poradnik wyjaśnia, czym jest faktura VAT, jakie informacje musi zawierać, kiedy trzeba ją wystawić i jakie zmiany przynoszą aktualne przepisy.

Najważniejsze informacje

1. Ustawodawca wymaga, aby faktura VAT została wystawiona najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towarów lub wykonano usługę, a w przypadku zaliczek po otrzymaniu całości lub części zapłaty.
2. Faktury co do zasady wystawiają podatnicy VAT dokumentując sprzedaż na rzecz innych podatników lub osób prawnych, a przy sprzedaży dla osób fizycznych – na ich żądanie.
3. Co do zasady faktura VAT zawiera m.in.: datę wystawienia i numer, dane sprzedawcy i nabywcy z NIP, nazwę, ilość i cenę towaru/usługi, wartości netto, stawki i kwoty VAT oraz kwotę brutto.
4. W 2025 r. można wystawiać faktury papierowe, elektroniczne oraz ustrukturyzowane w KSeF. obowiązkowe e-fakturowanie ma ruszyć od 1 lutego 2026 r. (duże firmy) i od 1 kwietnia 2026 r. (pozostali podatnicy).
5. Przy sprzedaży towarów używanych, dzieł sztuki lub usług turystycznych można stosować procedurę VAT marża, w której podatkiem objęta jest tylko marża sprzedawcy.

Co to jest faktura VAT?

Faktura VAT to podstawowy dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży opodatkowanej podatkiem od towarów i usług. Dokument ten wystawia się w celu udokumentowania dostawy towarów, świadczenia usług, a także otrzymania zaliczek przed sprzedażą. W odróżnieniu od paragonu fiskalnego, który co do zasady jest dokumentem dla konsumentów, faktura VAT może dawać nabywcy prawo do odliczenia podatku naliczonego (nie dotyczy to m.in. faktur dokumentujących czynności zwolnione od VAT oraz faktur wystawionych w procedurze marży). Ustawa o VAT jasno określa, że podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż na rzecz innego podatnika lub osoby prawnej.

Warto pamiętać, że przy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej fakturę wystawia się tylko na żądanie nabywcy – takie żądanie musi zostać zgłoszone w ciągu trzech miesięcy od końca miesiąca, w którym dostarczono towar, wykonano usługę lub otrzymano zapłatę. Sprzedawca nie ma obowiązku wystawiania faktur w przypadku sprzedaży zwolnionej z VAT, chyba że nabywca o nią poprosi.

Podstawy prawne i obowiązek wystawiania faktury VAT

Zgodnie z art. 106b ustawy o VAT podatnik jest zobligowany do wystawienia faktury m.in. dla innego podatnika VAT, podatku od wartości dodanej lub osoby prawnej niebędącej podatnikiem, a także w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów i sprzedaży na odległość. Obowiązek ten obejmuje również otrzymanie zaliczki przed dokonaniem dostawy. Jeżeli zapłata zaliczki i dostawa następują w tym samym miesiącu, podatnik może zrezygnować z wystawienia faktury zaliczkowej.

Zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT fakturę co do zasady należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Gdy zapłatę otrzymano przed dostawą, termin liczy się od miesiąca otrzymania zaliczki. Ustawa przewiduje też dłuższe terminy w szczególnych sytuacjach – 30, 60 lub 90 dni od wykonania świadczenia, a nawet 120 dni w przypadku wydawnictw, jeśli zwroty są rozliczane zgodnie z umową. Co do zasady faktur nie wystawia się wcześniej niż 60 dni przed dostawą towaru, wykonaniem usługi lub otrzymaniem zaliczki, z wyjątkiem niektórych świadczeń ciągłych (np. mediów, najmu, usług telekomunikacyjnych), dla których przy wskazaniu okresu rozliczeniowego na fakturze ten limit 60 dni nie obowiązuje.

Jakie dane musi zawierać faktura VAT?

Lista obowiązkowych elementów faktury została szczegółowo określona w art. 106e ustawy o VAT. Dokument powinien mieć przede wszystkim datę wystawienia oraz kolejny numer umożliwiający jednoznaczną identyfikację. Ponadto konieczne jest podanie imion i nazwisk lub nazw firm sprzedawcy i nabywcy wraz z ich adresami oraz numeru identyfikacji podatkowej sprzedawcy. Numer NIP nabywcy zamieszcza się na fakturze co do zasady wtedy, gdy nabywca jest podatnikiem (VAT/VAT UE) i posługuje się tym numerem. Przy sprzedaży na rzecz konsumentów faktura nie musi zawierać NIP nabywcy. Natomiast w przypadku faktur uproszczonych w rozumieniu art. 106e ust. 5 ustawy o VAT (kwota należności ogółem nieprzekraczająca 450 zł lub 100 euro) numer NIP nabywcy pozostaje obowiązkowym elementem – uproszczenia dotyczą innych danych (m.in. danych identyfikacyjnych nabywcy, sumy wartości sprzedaży netto, kwoty podatku), ale nie numeru identyfikacji podatkowej nabywcy. Na fakturze musi znaleźć się także data dostawy lub zakończenia usługi, jeżeli różni się od daty wystawienia.

Kolejne istotne pola to nazwa towaru lub usługi, jednostka miary i ilość, cena jednostkowa netto oraz wszelkie rabaty lub obniżki, jeżeli nie zostały uwzględnione w cenie. Sprzedawca musi wskazać stawkę VAT, wartość sprzedaży netto, sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki podatku oraz kwotę podatku od sumy wartości netto. Na końcu podaje się kwotę należności ogółem. Ustawa przewiduje dodatkowe oznaczenia w zależności od rodzaju transakcji. Przykładowo, gdy obowiązek podatkowy powstaje w momencie zapłaty, na fakturze umieszcza się adnotację „metoda kasowa”. W przypadku samofakturowania pojawia się wyraz „samofakturowanie”, przy odwrotnym obciążeniu – „odwrotne obciążenie”, a gdy transakcja objęta jest obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności – oznaczenie „mechanizm podzielonej płatności”. Dla sprzedaży zwolnionej od podatku trzeba wskazać podstawę prawną zwolnienia.

Uporządkowana lista elementów faktury VAT

Poniżej znajduje się zestawienie kluczowych danych, które powinna zawierać poprawna faktura VAT. Zapamiętanie ich ułatwi przygotowanie dokumentów zgodnie z przepisami:

1. Informacje identyfikacyjne: data wystawienia, kolejny numer faktury, dane sprzedawcy i nabywcy (nazwy lub imiona i nazwiska, adresy), numery NIP.
2. Dane o dostawie/usłudze: data dostawy lub zakończenia usługi, nazwa towaru lub usługi, miara i ilość, cena jednostkowa netto, kwoty rabatów.
3. Podsumowanie wartości: wartość sprzedaży netto, stawki VAT, suma wartości sprzedaży netto z podziałem na stawki, kwoty podatku dla każdej stawki, łączna kwota należności.
4. Oznaczenia specjalne: frazy „metoda kasowa”, „samofakturowanie”, „odwrotne obciążenie”, „mechanizm podzielonej płatności” lub wskazanie podstawy zwolnienia – jeśli wynikają z charakteru transakcji.

Kiedy trzeba wystawić fakturę VAT?

Przedsiębiorca powinien wystawić fakturę do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży lub otrzymania zaliczki. Jeżeli nabywca zgłosi żądanie wystawienia faktury po zakończeniu miesiąca, dokument należy wydać najpóźniej 15 dni od dnia zgłoszenia. W szczególnych przypadkach terminy są dłuższe np. 30 dni od wykonania usług budowlanych, 60 dni od wydania drukowanych książek, gazet lub czasopism, a gdy umowa przewiduje rozliczenie zwrotów wydawnictw nie później niż 120. dnia od pierwszego dnia wydania tych towarów.

Faktury co do zasady nie mogą być wystawione wcześniej niż 60 dni przed dokonaniem dostawy towaru, wykonaniem usługi albo przed otrzymaniem, przed dokonaniem tej dostawy lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty. W przypadku zaliczek fakturę zaliczkową należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania całości lub części zapłaty, przy czym nie można jej wystawić wcześniej niż 60 dni przed otrzymaniem tej zapłaty, niezależnie od tego, kiedy nastąpi sama dostawa.

Procedura VAT marża i inne szczególne przypadki

Procedura VAT marża pozwala rozliczać podatek jedynie od marży, czyli różnicy pomiędzy kwotą sprzedaży a kwotą nabycia. Zgodnie z art. 120 ust. 4 ustawy o VAT podstawą opodatkowania przy dostawie używanych towarów, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich lub antyków jest właśnie marża, pomniejszona o kwotę podatku. Podatnik może skorzystać z tej procedury, gdy towary kupiono od podmiotu niebędącego podatnikiem VAT, od podatnika korzystającego ze zwolnienia lub od innego podatnika stosującego procedurę marży.

Na fakturze wystawionej w procedurze marży nie wykazuje się stawki ani kwoty VAT – zamiast tego umieszcza się odpowiednią adnotację, np. „procedura marży – towary używane” albo „procedura marży – dzieła sztuki”. Uproszczona forma wynika z tego, że nabywca nie ma prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Przykład: Przedsiębiorca sprzedaje używany laptop nabyty za 1 000 zł. Urządzenie odsprzedaje za 1 500 zł, więc marża brutto wynosi 500 zł. Podatek VAT według stawki 23% należy obliczyć od marży pomniejszonej o kwotę podatku, czyli metodą „w stu”: 500 zł × 23/123 ≈ 93,50 zł. Marża netto wynosi zatem ok. 406,50 zł, a na fakturze wykazuje się jedynie cenę brutto 1 500 zł oraz adnotację „procedura marży – towary używane”, bez wyszczególnionej stawki i kwoty VAT.

Mechanizm podzielonej płatności (split payment)

Mechanizm podzielonej płatności pozwala na rozdzielenie zapłaty na wartość netto i kwotę podatku. Podatnik, który otrzymał fakturę z VAT, może z własnej inicjatywy zapłacić w mechanizmie split payment, a przy transakcjach dotyczących towarów lub usług z załącznika nr 15 do ustawy i na kwotę ponad 15 000 zł jest do tego zobowiązany. W takim przypadku sprzedawca musi umieścić na fakturze oznaczenie „mechanizm podzielonej płatności”. Zapłata odbywa się specjalnym przelewem – część odpowiadająca podatkowi trafia na rachunek VAT, a część odpowiadająca wartości netto na rachunek rozliczeniowy.

Metoda kasowa i inne oznaczenia

Mały podatnik może wybrać metodę kasową rozliczania VAT. Przy tej metodzie obowiązek podatkowy powstaje z dniem otrzymania całości lub części zapłaty za dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny. W przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz podmiotu innego niż podatnik VAT czynny, obowiązek podatkowy powstaje z dniem otrzymania całości lub części zapłaty, jednak nie później niż 180. dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Aby stosować tę metodę, mały podatnik musi zgłosić jej wybór naczelnikowi właściwego urzędu skarbowego (poprzez aktualizację zgłoszenia VAT-R) oraz oznaczać wystawiane faktury wyrazami „metoda kasowa”.

Faktury elektroniczne i Krajowy System e‑Faktur

Polskie przepisy dopuszczają wystawianie faktur w formie papierowej, elektronicznej (np. PDF przesyłany e‑mailem) oraz ustrukturyzowanej. E‑faktura to plik XML zgodny ze strukturą logiczną Ministerstwa Finansów i przesyłany do Krajowego Systemu e‑Faktur. Krajowy System e‑Faktur to system służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Korzyści z korzystania z KSeF to m.in. mniejsze ryzyko błędów, natychmiastowe dostarczanie faktur nabywcom, dostęp do dokumentów przez 10 lat oraz szybszy zwrot podatku.

W 2025 roku korzystanie z KSeF jest dobrowolne. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych wejdzie etapami: od 1 lutego 2026 r. dla firm, które w 2024 r. osiągnęły sprzedaż powyżej 200 mln zł, oraz od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podmiotów. Do końca 2026 r. jedynie podatnicy, u których miesięczna wartość sprzedaży brutto udokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł (i którzy spełniają pozostałe ustawowe warunki), mogą nadal wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne poza KSeF, natomiast pozostali podatnicy są co do zasady zobowiązani do wystawiania faktur w KSeF od 1 lutego lub 1 kwietnia 2026 r.

Faktura VAT w formie papierowej i formacie PDF

Tradycyjne faktury papierowe są nadal ważne, ale coraz częściej zastępowane dokumentami elektronicznymi. Faktura w formie PDF ma tę samą moc prawną co papierowa, o ile została udostępniona nabywcy i jest przechowywana przez wystawcę. Ważne, aby zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentu przez cały okres przechowywania. Wielu przedsiębiorców korzysta z programów do fakturowania online, które automatycznie nadają numery, przeliczają wartości netto i VAT oraz wysyłają dokument do kontrahenta.

Jakie narzędzia pomocne są w wystawianiu faktury VAT?

Jeżeli szukasz narzędzia, które pozwala szybko wystawiać faktury zgodne z przepisami, warto rozważyć aplikację SzybkaFaktura.pl. Aplikacja prowadzi użytkownika krok po kroku przez pola wymagane ustawą (dane kontrahenta, pozycje towarów i usług, stawki VAT, dodatkowe oznaczenia), sam wylicza wartości netto, VAT i kwotę brutto, a także umożliwia wystawianie faktur w językach obcych oraz dokumentów w procedurze VAT marża. Dodatkowo integruje się z KSeF, dzięki czemu łatwiej przygotować się do obowiązkowego e-fakturowania i ograniczyć ryzyko błędów technicznych, jednocześnie oszczędzając sporo czasu przy każdej wystawianej fakturze.

Jak wystawić fakturę VAT krok po kroku?

Prawidłowe przygotowanie faktury wymaga staranności. W praktyce proces ten można ująć w kilku krokach:

• Najpierw należy zebrać dane nabywcy (nazwa, adres, numer NIP) oraz ustalić, co jest przedmiotem sprzedaży.
• Następnie ustala się datę wystawienia dokumentu oraz datę dostawy lub wykonania usługi, jeśli różni się od daty wystawienia.
• W kolejnym kroku opisuje się towar lub usługę, podaje ilość, cenę jednostkową netto, oblicza wartość netto i stosuje właściwą stawkę VAT.
• Sumę wartości sprzedaży netto dzieli się na poszczególne stawki podatku, oblicza kwoty podatku oraz podaje łączną kwotę należności. Jeżeli transakcja wymaga specjalnych oznaczeń (np. „metoda kasowa” czy „mechanizm podzielonej płatności”), należy je dodać.
• Na końcu wystawca nadaje kolejny numer faktury zgodnie z przyjętą numeracją i przekazuje dokument nabywcy w umówionej formie.

Podsumowanie

Faktura VAT jest fundamentem rozliczeń podatkowych i dowodem dokonania sprzedaży. Ustawa o VAT dokładnie określa, kto i kiedy musi wystawiać fakturę, jakie elementy powinna zawierać oraz jakie terminy obowiązują przy jej wystawianiu. W 2026 roku wciąż dopuszczalne są faktury papierowe i PDF, jednak przedsiębiorcy powinni przygotować się na obowiązkowy Krajowy System e‑Faktur od tego roku. Szczególne procedury – takie jak VAT marża czy mechanizm podzielonej płatności – wymagają dodatkowych oznaczeń, ale pozwalają na uproszczenia lub zwiększenie bezpieczeństwa transakcji. Warto korzystać z nowoczesnych programów do fakturowania, aby mieć pewność, że dokumenty spełniają wymogi ustawowe i są gotowe do przesłania przez KSeF.

FAQ – często zadawane pytania