Faktura zaliczkowa – wszystko, co musisz wiedzieć

Otrzymanie zaliczki od kontrahenta przed wykonaniem usługi lub dostawą towarów co do zasady powoduje powstanie obowiązku podatkowego w VAT w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Wyjątkiem są sytuacje wyraźnie wskazane w ustawie o VAT dotyczące m.in. niektórych dostaw towarów oraz usług rozliczanych na zasadach szczególnych. Dla przedsiębiorcy oznacza to konieczność udokumentowania częściowej zapłaty w odpowiedni sposób. Faktura zaliczkowa nie jest jednak zwykłą fakturą – ma własne wymagania, musi zawierać określone dane, a terminy jej wystawienia są ściśle regulowane. Zapoznanie się z zasadami jej sporządzania pozwala uniknąć kosztownych błędów i ułatwia prawidłowe rozliczanie podatku.

Najważniejsze informacje

1. Od 1 lutego 2026 r. faktury (w tym zaliczkowe) w KSeF będą obowiązkowe dla podatników ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 r., a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych. Do końca 2026 r. część sprzedaży (do 10 000 zł miesięcznie) nadal będzie mogła być fakturowana poza KSeF, a niektóre transakcje pozostaną trwale wyłączone z tego obowiązku.
2. Fakturę zaliczkową wystawia się, gdy podatnik otrzymuje całość lub część zapłaty przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi, z wyjątkiem przypadków wskazanych w ustawie o VAT.
3. Jeżeli zaliczka i realizacja transakcji mają miejsce w tym samym miesiącu i transakcja podlega ogólnym terminom wystawiania faktur podatnik może zrezygnować z wystawienia faktury zaliczkowej i wystawić jedną fakturę dokumentującą całą sprzedaż.
4. Ustawa określa zarówno elementy, które musi zawierać faktura zaliczkowa, jak i wzór do obliczenia kwoty VAT.
5. Faktura zaliczkowa nie może być wystawiona wcześniej niż 60 dni przed otrzymaniem zapłaty i nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przyjęto zaliczkę.

Czym jest faktura zaliczkowa?

Zaliczka to wpłata dokonana przed realizacją świadczenia. W praktyce jest formą przedpłaty na poczet przyszłej dostawy towarów lub usług. Obowiązek jej dokumentowania wynika z art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT: podatnik musi wystawić fakturę, gdy otrzyma całość lub część zapłaty przed wykonaniem czynności, z wyjątkiem określonych w ustawie przypadków. Dokument taki nosi nazwę faktury zaliczkowej. Jeżeli wpłata ma charakter zadatku, a więc zabezpiecza wykonanie umowy, zasady podatkowe są takie same – zarówno zaliczka, jak i zadatek powodują powstanie obowiązku podatkowego. Różnice dotyczą prawa cywilnego – zaliczka podlega zwrotowi w razie niewykonania umowy, natomiast zadatek przepada lub musi zostać zwrócony w podwójnej wysokości.

Faktura zaliczkowa nie jest tym samym co faktura proforma. Proforma ma jedynie charakter informacyjny i nie wywołuje skutków podatkowych – nie dokumentuje sprzedaży ani częściowej zapłaty. Proforma może poprzedzać pobranie zaliczki, ale po otrzymaniu pieniędzy trzeba wystawić fakturę zaliczkową zgodnie z przepisami.

Kiedy wystawić fakturę zaliczkową?

Fakturę zaliczkową wystawia się w sytuacji, gdy kontrahent wpłaca całość lub część należności przed dostarczeniem towaru albo wykonaniem usługi. Ustawa o VAT wskazuje jednak wyjątki. Nie ma obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej, gdy zapłata dotyczy dostawy zwolnionej z VAT (ale na żądanie nabywcy podatnik ma obowiązek wystawić fakturę, także dokumentującą otrzymanie zaliczki), wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów albo świadczenia usług, dla których obowiązek podatkowy powstaje na zasadach szczególnych (np. usługi najmu, dzierżawy, telekomunikacyjne lub stałej obsługi biurowej). Od 1 września 2023 r. obowiązuje ułatwienie: jeżeli całość lub część zapłaty wpływa w tym samym miesiącu, w którym dochodzi do dostawy towaru lub wykonania usługi, przedsiębiorca może zrezygnować z wystawiania faktury zaliczkowej i od razu wystawić jedną fakturę obejmującą całą transakcję – zarówno otrzymaną wcześniej kwotę, jak i resztę należności (dotyczy to typowych przypadków, w których faktury wystawia się „standardowo”, po dokonaniu sprzedaży lub w jej pobliżu).

Uproszczenie to nie działa tam, gdzie przepisy przewidują szczególne terminy wystawiania faktur, na przykład przy części usług budowlanych czy dostawach niektórych towarów (jak książki i prasa). W takich sytuacjach, jeżeli przed wykonaniem świadczenia pobierana jest przedpłata, nadal co do zasady trzeba wystawić fakturę zaliczkową. Wyjątkiem są natomiast typowe usługi rozliczane w sposób ciągły, takie jak najem, dzierżawa, leasing, media czy usługi telekomunikacyjne – przy tego typu świadczeniach zaliczki co do zasady nie są dokumentowane fakturami zaliczkowymi, lecz rozlicza się je w fakturach wystawianych zgodnie z przyjętymi okresami rozliczeniowymi (np. miesięcznie).

Terminy wystawienia faktury zaliczkowej

Fakturę zaliczkową należy wystawić nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zaliczkę. Nie wolno jej wystawić wcześniej niż 60 dni przed otrzymaniem zapłaty. Jeśli zaliczka wpływa na konto np. 10 stycznia, a dostawa nastąpi w marcu, to fakturę zaliczkową należy wystawić najpóźniej do 15 lutego. Dokument ten można wystawić wcześniej, ale nie wcześniej niż 60 dni przed planowanym otrzymaniem zapłaty.

Przykład – Firma budowlana przyjmuje 20 grudnia zaliczkę 40 000 zł na budowę tarasu, który będzie wykonany w lutym. Przedsiębiorca musi wystawić fakturę zaliczkową do 15 stycznia. Fakturę końcową można wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi oraz co do zasady nie wcześniej niż 60 dni przed planowaną dostawą lub usługą, przy czym powinna ona pomniejszać podstawę opodatkowania i kwotę VAT o wartości wykazane w wystawionych wcześniej fakturach zaliczkowych.

Jakie elementy powinna zawierać faktura zaliczkowa?

Ustawa o VAT wymaga, aby faktura zaliczkowa zawierała zasadniczo te same dane co zwykła faktura (m.in. dane sprzedawcy i nabywcy, opis towaru lub usługi, kwoty netto, stawkę i kwotę VAT), a dodatkowo informacje typowe dla zaliczki, takie jak kwota otrzymanej zapłaty, odpowiadająca jej kwota podatku oraz dane dotyczące zamówienia lub umowy, na poczet których dokonano wpłaty. W praktyce przedsiębiorca powinien zadbać, aby na fakturze znalazły się m.in.:

• Data wystawienia i numer faktury – numeracja powinna być unikalna i zgodna z przyjętą serią numerów.
• Dane sprzedawcy i nabywcy – pełna nazwa, adres, numery NIP. Jeśli płatność dotyczy konsumenta, numer NIP nabywcy nie jest obowiązkowy.
• Data otrzymania zapłaty – jeśli różni się od daty wystawienia.
• Otrzymana kwota brutto oraz kwota podatku – VAT należy obliczyć według wzoru: kwota podatku = (kwota otrzymanej zapłaty × stawka VAT) ÷ (100 + stawka VAT).
• Opis zamówienia lub umowy – nazwa towaru lub usługi, ilość, wartość netto, stawka VAT, kwota podatku i wartość brutto.

Jeżeli przedsiębiorca otrzymuje kilka częściowych zaliczek na poczet tej samej dostawy towarów lub usługi, co do zasady dokumentuje je fakturami zaliczkowymi. Dopuszczalne jest także wystawienie jednej faktury obejmującej kilka otrzymanych zaliczek, pod warunkiem zachowania właściwego terminu na jej wystawienie i wskazania łącznej kwoty otrzymanej zapłaty. Jeżeli w związku z daną transakcją wystawiono więcej niż jedną fakturę zaliczkową, faktura wystawiona po dokonaniu dostawy towaru lub wykonaniu usługi (tzw. faktura końcowa) powinna zawierać numery wszystkich wcześniejszych faktur zaliczkowych oraz uwzględniać wykazane na nich kwoty. Jeżeli w związku z daną transakcją wystawiono więcej niż jedną fakturę zaliczkową i faktury te łącznie obejmują całą kwotę należności, ostatnia faktura zaliczkowa musi zawierać numery (lub identyfikatory KSeF) wszystkich wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych. W pozostałych przypadkach zamieszczanie na kolejnych fakturach zaliczkowych numerów poprzednich dokumentów nie jest obowiązkowe, ale może być stosowane jako dobra praktyka porządkowa ułatwiająca porządkowanie rozliczeń.

Przykład wyliczenia VAT

Klient wpłacił 2 460 zł brutto na poczet zamówienia objętego stawką 23%. Aby obliczyć VAT, stosujemy wzór z art. 106f:

• VAT = (2 460 × 23) ÷ (100 + 23) = 460 zł.

Kwota netto wynosi 2 000 zł (2 460 zł − 460 zł). Na fakturze zaliczkowej należy podać te dane wraz z opisem przedmiotu transakcji.

Faktura zaliczkowa a VAT i odliczenie podatku

Otrzymanie zaliczki powoduje powstanie obowiązku podatkowego u sprzedawcy w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Podatek VAT musi zostać rozliczony w deklaracji za okres, w którym wpłynęła zaliczka. Nabywca natomiast nie zawsze może od razu odliczyć VAT z faktury zaliczkowej. Zgodnie z art. 86 ust. 10 i 10b ustawy o VAT prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje co najmniej w rozliczeniu za okres, w którym powstaje obowiązek podatkowy u sprzedawcy i gdy nabywca posiada fakturę. Jeżeli towar lub usługa będzie dostarczona w kolejnym okresie, nabywca odlicza VAT dopiero w deklaracji za miesiąc otrzymania faktury, o ile powstał obowiązek podatkowy po stronie dostawcy.

Warto pamiętać, że wystawienie faktury z VAT bez faktycznego zdarzenia gospodarczego rodzi ryzyko dodatkowego podatku. Art. 108 ustawy o VAT stanowi, że kto wystawi fakturę z wykazaną kwotą podatku, jest zobowiązany do zapłaty tego podatku. Dlatego nie należy „korygować do zera” faktury zaliczkowej, jeśli zaliczka nie została zwrócona – takie postępowanie może być uznane za wystawienie pustej faktury i skutkować podwójnym opodatkowaniem.

Faktura zaliczkowa w KSeF i cyfryzacja fakturowania

Przedsiębiorcy muszą przygotować się do obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Z systemu można korzystać już dziś, natomiast powszechny obowiązek zostanie wprowadzony etapami: od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, oraz od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników objętych art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, z wyłączeniem najmniejszych podatników wykluczonych cyfrowo, dla których obowiązek stosowania KSeF powstanie dopiero od 1 stycznia 2027 r. Do końca 2026 r. wystawianie części faktur poza KSeF będzie wciąż możliwe w ograniczonym zakresie (do łącznej kwoty 10 000 zł brutto miesięcznie na podatnika).

Faktura zaliczkowa w KSeF występuje jako rodzaj „ZAL” – system wymaga podania daty otrzymania zapłaty oraz wszystkich elementów opisanych w art. 106f. KSeF automatycznie nadaje numer identyfikacyjny i przesyła fakturę do nabywcy. Cyfryzacja umożliwia szybsze przygotowanie dokumentów, eliminuje błędy i zapewnia archiwizację faktur przez 10 lat.

Zwykły program do wystawiania faktur może nie sprostać nowym wymogom, dlatego warto korzystać z oprogramowania zintegrowanego z KSeF. SzybkaFaktura.pl umożliwia wystawianie faktur zaliczkowych z automatycznym obliczeniem podatku, dodawaniem wymaganych elementów i wysyłką dokumentu do KSeF. Dzięki temu przedsiębiorca szybko generuje faktury, unikając błędów i zachowując zgodność z aktualnymi przepisami.

Błędy i korekty faktur zaliczkowych

Najczęstsze błędy to wystawienie faktury zaliczkowej zbyt wcześnie, brak wymaganych danych lub nieprawidłowe obliczenie podatku. Przepisy pozwalają na wystawienie faktury zaliczkowej najwcześniej 60 dni przed otrzymaniem zapłaty. Jeśli jednak faktura zawiera błąd w kwocie, stawce VAT, danych kontrahenta lub gdy zwracana jest zaliczka, konieczne jest wystawienie faktury korygującej (art. 106j ust. 1). Korekta powinna pomniejszyć podstawę opodatkowania i podatek o zwróconą kwotę. Sprzedawca ujmuje korektę w deklaracji VAT w okresie, w którym uzgodnił ją z nabywcą i posiada odpowiednią dokumentację, np. podpisany aneks lub potwierdzenie odbioru faktury korygującej.

Kolejnym źródłem błędów są niewłaściwe praktyki w rozliczaniu transakcji. Niektórzy podatnicy wystawiają fakturę zaliczkową na 100% wartości transakcji, po czym korygują ją do zera i wystawiają fakturę sprzedaży. Taka czynność jest ryzykowna – jeśli zaliczka nie została zwrócona, korekta do zera jest bezpodstawna, a wystawiona później faktura może zostać uznana za pustą. Znacznie bezpieczniej jest wystawić fakturę zaliczkową obejmującą całość zapłaty i nie wystawiać już faktury końcowej – przepisy dopuszczają takie rozwiązanie, a numer faktury zaliczkowej będzie jedynym dowodem potwierdzającym zapłatę.

Praktyczne przykłady i dobre praktyki

Przykład 1: Zaliczka na wykonanie usługi

Pani Agnieszka prowadzi sklep z ręcznie robioną ceramiką. Klient zamówił zestaw naczyń i wpłacił 500 zł zaliczki. Ponieważ zaliczka została przyjęta w listopadzie, a dostawa planowana jest na grudzień, Pani Agnieszka musi wystawić fakturę zaliczkową do 15 grudnia. Faktura powinna zawierać wszystkie wymagane elementy (dane stron, kwotę zaliczki, obliczony VAT i opis zamówienia). Po wysyłce towaru w grudniu przedsiębiorczyni wystawia fakturę końcową, pomniejszając podstawę opodatkowania i podatek o kwotę 500 zł.

Przykład 2: Nadpłata niepowiązana z zamówieniem

Firma „Technoterm” świadczy usługi serwisu klimatyzacji. Klient biznesowy omyłkowo nadpłacił fakturę o 300 zł. Strony uzgodniły, że nadpłata zostanie rozliczona przy kolejnej usłudze. Nie powstaje obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej, ponieważ nadpłata nie jest przypisana do konkretnego zamówienia. Kwotę można potraktować jako rozliczenie przyszłych należności i ująć w ewidencji w momencie wykonania kolejnej usługi.

Dobra praktyka

Warto każdą zaliczkę wiązać z konkretną umową, aby uniknąć wątpliwości podatkowych. Program SzybkaFaktura.pl pozwala przypisać płatności do odpowiednich zamówień, automatycznie numeruje faktury zaliczkowe, oblicza VAT i generuje potrzebne dane do KSeF. Dzięki temu przedsiębiorca może skupić się na prowadzeniu biznesu, a nie na zawiłościach podatkowych.

Podsumowanie

Faktura zaliczkowa jest ważnym dokumentem dla przedsiębiorców, którzy pobierają przedpłaty od klientów. Obowiązek jej wystawienia wynika z przepisów o VAT, ale sam obowiązek podatkowy powstaje co do zasady w momencie faktycznego otrzymania zaliczki, w odniesieniu do otrzymanej kwoty, a nie w chwili wystawienia faktury. Faktura musi zawierać wszystkie elementy wymagane dla zwykłej faktury VAT oraz dane charakterystyczne dla zaliczek. Kwotę podatku należy wyliczać według wzoru określonego w art. 106f. Terminy wystawiania faktur są ściśle określone – nie wcześniej niż 60 dni przed otrzymaniem zapłaty i nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przyjęto zaliczkę.

Co do zasady zaliczka powoduje powstanie obowiązku podatkowego po stronie sprzedawcy w momencie jej otrzymania, z wyjątkiem niektórych dostaw towarów i usług rozliczanych na zasadach szczególnych, w szczególności różnych świadczeń ciągłych (np. najmu, dzierżawy czy usług telekomunikacyjnych), dla których moment powstania obowiązku podatkowego jest określony odrębnie. Nabywca może odliczyć VAT dopiero wtedy, gdy powstanie obowiązek podatkowy u sprzedawcy i ma w ręku fakturę. W 2026 r. wystawianie faktur ustrukturyzowanych w KSeF będzie co do zasady obowiązkowe dla podatników wskazanych w art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT (w dwóch etapach: od 1 lutego i od 1 kwietnia 2026 r.), z wyłączeniem najmniejszych podatników wykluczonych cyfrowo, dla których obowiązek ten powstanie od 1 stycznia 2027 r. Do końca 2026 r. podatnicy objęci obowiązkowym KSeF mogą nadal wystawiać część faktur poza KSeF (do limitu 10 000 zł brutto miesięcznie), a wybrane transakcje – m.in. w procedurach OSS/IOSS i międzynarodowy okazjonalny przewóz drogowy osób – pozostaną trwale poza obowiązkowym KSeF.

FAQ – Najważniejsze informacje o fakturze zaliczkowej