Wrzesień 2023 roku przyniósł nowelizację rozporządzenia, które dotyczy Krajowego Systemu e-Faktur. Ministerstwo Finansów wprowadziło je, by usprawnić proces wystawiania faktur ustruktyzowanych i ułatwić dostęp do tych dokumentów. Nasz przewodnik po najnowszych zmianach w KSeF pomoże Ci sprawnie poruszać się po zagadnieniach związanych z księgowością.
KSeF – co to takiego?
KSeF to Krajowy System e-Faktur, który jest teleinformatycznym narzędziem przeznaczonym do generowania, odbierania oraz przechowywania faktur w formie ustrukturyzowanej. Można korzystać z niego od stycznia 2022 roku. Podatnicy, którzy skorzystali z tej możliwości, mieli czas na przygotowanie się do pełnego wdrożenia systemu. Warto wiedzieć, że KSeF będzie obowiązkowy dla przedsiębiorstw i stanie się obligatoryjnym również dla małych i średnich przedsiębiorstw zwolnionych z VAT. Zakłada się, że ten obowiązek pozwoli zoptymalizować procesy fakturowania oraz przepływu dokumentów. Ma też ułatwić korzystanie przez przedsiębiorców z systemów fakturowych.
KSeF 2023 – co się zmieniło?
Regulacje dotyczące KSeF, które weszły w życie we wrześniu 2023 roku, to odpowiedź Ministerstwa Finansów na potrzeby rynku. Z założenia mają one służyć również popularyzacji korzystania z systemu. Wprowadzone zmiany przyznały ograniczone uprawnienia w KSeF dla dużych struktur podmiotów, posiadających oprócz jednostki macierzystej różne oddziały lub wyodrębnione jednostki wewnętrzne. Ograniczenie dotyczy dostępu do faktur. Po zmianach jest możliwy jedynie w obrębie danego oddziału lub innej wewnętrznej jednostki podmiotu i nie dotyczy on wszystkich faktur ustrukturyzowanych, które są przypisane do podatnika. W praktyce oznacza to, że podmiot uzyskujący uprawnienia ma możliwość nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF po wcześniejszym uzyskaniu unikalnego identyfikatora. Identyfikator ten zawiera numer identyfikacji podatkowej danego podatnika oraz ciąg znaków numerycznych identyfikujących jednostkę oraz cyfrę kontrolną.
KSeF 2023 i faktury – zmiany
Zmianą o której należy pamiętać, jest brak obowiązku wystawiania faktur zaliczkowych, jeśli podatnik otrzymał całość lub część zapłaty za towar lub usługę w tym samym miesiącu, w którym czynność została wykonana. W przypadku, gdy podatnik wystawia jedną fakturę końcową zamiast faktury zaliczkowej, dokument ten musi zawierać datę otrzymania zapłaty, jeśli została ona określona i jest różna od daty wystawienia faktury. Warto mieć na uwadze, że faktura końcowa do faktury zaliczkowej, która jest wystawiana w KSeF, musi zawierać jej numer identyfikujący w systemie.
Kwestią, o której należy pamiętać w kontekście zmian w KSeF 2023, jest wystawianie faktur korygujących. Obecnie przedsiębiorca, który korzysta z systemu musi dopilnować, by każda faktura korygująca zawierała numer faktury, którą koryguje. Co ważne, zasada ta obowiązuje również podmioty, które nie posiadają działalności gospodarczej w Polsce, jeśli pierwotna faktura została wystawiona w KSeF.