Czy można wystawić fakturę wstecz? Data wsteczna na fakturze

Każdy przedsiębiorca czasami nadrabia zaległości. Zdarza się, że faktura została zapomniana albo klient dopiero po czasie poprosił o dokument. Przepisy są w tej kwestii jednoznaczne: nie wolno datować faktury wstecz, ale często można ją wystawić po terminie. W tym poradniku wyjaśniam, kiedy należy wystawić fakturę, czym grozi antydatowanie dokumentów, jak postępować, gdy konsument zgłasza żądanie faktury do paragonu oraz jakie zmiany wprowadzi obowiązkowy system KSeF.

Najważniejsze informacje

1. Faktura VAT powinna być wystawiona do 15. dnia miesiąca następującego po sprzedaży. W wyjątkowych przypadkach (np. usługi budowlane) obowiązują dłuższe terminy.
2. Dokument musi zawierać prawdziwą datę wystawienia i datę sprzedaży – przepisy zakazują antydatowania faktur.
3. Konsument może zażądać faktury do paragonu w ciągu trzech miesięcy od końca miesiąca zakupu.
4. Opóźniona faktura nie zamyka drogi do rozliczenia podatku, ale VAT trzeba wykazać za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy
5. Od 2026 r. KSeF przypisze fakturze wystawionej online datę wysłania do systemu – w praktyce zakończy to możliwość wystawiania dokumentów z wsteczną datą.

Terminy wystawiania faktur według ustawy o VAT

Zasadą jest, że fakturę VAT wystawia się nie później niż piętnastego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę lub dostarczono towar. Przepis art. 106i ustawy o VAT dopuszcza jednak dłuższe terminy dla niektórych czynności, m.in.:

• do 30 dni przy usługach budowlanych,
• do 60 dni przy sprzedaży książek drukowanych,
• do 90 dni przy usługach drukowania książek i czasopism,
• do 120 dni przy rozliczeniu zwrotów wydawnictw.

Przepisy pozwalają też wystawić fakturę do 60 dni przed datą dostawy lub usługi.

Zabronione jest natomiast antydatowanie faktur. Oznacza to, że choć można wystawić dokument po ustawowym terminie, to data wystawienia musi odzwierciedlać dzień faktycznego wystawienia. Zmiana tej daty grozi naruszeniem ciągłości numeracji faktur i odpowiedzialnością skarbową. W praktyce, jeżeli przedsiębiorca spóźnił się z fakturą, powinien ją jak najszybciej wystawić i uwzględnić właściwą datę sprzedaży oraz bieżącą datę wystawienia. Podatek należny należy rozliczyć w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy, nawet jeżeli faktura jest z opóźnieniem.

„Fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, z zastrzeżeniem ust. 2-9.„

Art. 106i ust. 1, Ustawa o VAT

Powyższy zapis jednoznacznie określa podstawowy termin wystawienia faktury. Przekroczenie tego terminu nie unieważnia transakcji, ale wymaga zachowania prawdziwych dat i korekty rozliczeń.

Wystawienie faktury imiennej do paragonu

Sprzedaż na rzecz osób prywatnych zazwyczaj dokumentuje się paragonem. Nabywca może jednak zwrócić się o fakturę imienną (VAT dla konsumenta). Zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT, klient ma prawo zażądać faktury w ciągu trzech miesięcy od końca miesiąca, w którym otrzymał paragon. Jeżeli żądanie wpłynie w tym terminie, sprzedawca musi wystawić fakturę do 15. dnia następnego miesiąca albo w ciągu 15 dni od zgłoszenia.

Po upływie trzech miesięcy przedsiębiorca nie ma obowiązku wystawić faktury, ale przepisy mu tego nie zabraniają. W interesie klienta warto jednak zachować terminy, ponieważ spóźnione żądanie może ograniczyć możliwość odliczenia podatku przez kupującego. Odmowa wystawienia faktury, gdy nabywca zgłosi się w terminie, jest czynem karalnym zgodnie z Kodeksem karnym skarbowym.

Praktyczny przykład: klient 8 marca dokonuje zakupu i otrzymuje paragon. 20 maja zgłasza żądanie faktury. Ponieważ minęły niecałe trzy miesiące od końca marca, sprzedawca jest zobowiązany wystawić fakturę imienną do 4 czerwca (15 dni od zgłoszenia). Gdyby klient zgłosił się dopiero w lipcu, przedsiębiorca mógłby odmówić, ale nadal ma prawo wystawić taką fakturę z bieżącą datą.

Wystawienie faktury po terminie – jak długo można czekać?

Choć ustawa o VAT wyznacza termin na wystawienie faktury, nie określa maksymalnego okresu, po którym dokument traci ważność. W efekcie fakturę można wystawić nawet rok po wykonaniu usługi, o ile zawiera prawidłowe dane i faktyczną dzień wystawienia. Opóźniona faktura nie przekreśla prawa do odliczenia VAT przez nabywcę.

W razie spóźnienia podatnik musi jednak rozliczyć VAT i podatek dochodowy w okresie powstania obowiązku podatkowego. Należy również zweryfikować, czy nie trzeba złożyć korekty JPK_V7 lub deklaracji podatkowych i dopłacić ewentualnych odsetek za zwłokę.

Przykład praktyczny: firma świadcząca usługę konsultingową w styczniu 2024 r. zapomniała o wystawieniu faktury. W czerwcu 2024 r. zauważa błąd. Powinna wystawić fakturę ze styczniową datą sprzedaży i czerwcową datą wystawienia. VAT za usługę rozlicza się w deklaracji za styczeń lub kwartał, w którym powstał obowiązek, a przychód ujmuje się również w odpowiednim okresie. Błędu nie wolno maskować poprzez antydatowanie faktury.

Faktura z datą wsteczną a ZUS

Faktura z datą wsteczną nie wpływa bezpośrednio na rozliczenia z ZUS, o ile przychód został ujęty w prawidłowym okresie. Składki społeczne ustala się od podstawy niezależnej od daty przychodu, składkę zdrowotną natomiast rozlicza się miesięcznie i koryguje co do zasady w rozliczeniu rocznym. Jeśli jednak faktura zostanie antydatowana, może to zostać potraktowane jako zaniżenie podstawy wymiaru składek lub próba zafałszowania ewidencji, co w razie kontroli może skutkować korektą rozliczeń i sankcjami.

KSeF i koniec z fakturami wstecz

Nadchodzący Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadzi obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych – od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych. W nowym systemie datą wystawienia faktury będzie dzień jej przesłania do KSeF. System przypisuje datę automatycznie – oznacza to, że przedsiębiorcy stracą techniczną możliwość antydatowania faktur. Równocześnie faktura w KSeF będzie zawierała dwie odrębne daty: sprzedaży (lub wykonania usługi) oraz wystawienia (data przesłania). Jeśli podatnik spóźni się z wysyłką, faktura w systemie zostanie oznaczona bieżącą datą, a podatnik będzie musiał zadbać o korektę rozliczeń.

Konsekwencje antydatowania i brak faktury w terminie

Wystawienie faktury z datą wsteczną może nieść ze sobą przykre konsekwencje. Odpowiedzialność ponosi nie tylko przedsiębiorca, ale również osoba wystawiająca dokument, na przykład księgowa. Antydatowanie zaburza chronologię numeracji faktur i może prowadzić do zarzutu wyłudzenia podatku. Karą może być grzywna sięgająca nawet wielokrotności minimalnego wynagrodzenia, a w skrajnych przypadkach – odpowiedzialność karna skarbowa.

Brak faktury w terminie nie powoduje automatycznej kary, ale naraża przedsiębiorcę na odsetki od zaległości podatkowych i konieczność składania korekt.

Podsumowanie

Polskie przepisy nie pozwalają na wystawianie faktur z wsteczną datą. Podatnik ma czas do 15. dnia miesiąca następującego po sprzedaży na wystawienie dokumentu, a w przypadku wyjątkowych usług nawet dłużej. Jeżeli dojdzie do opóźnienia, należy wystawić fakturę z faktyczną datą wystawienia i prawidłowo rozliczyć podatek. Konsument może żądać faktury do paragonu przez trzy miesiące od końca miesiąca zakupu, a od 2026 r. KSeF uniemożliwi antydatowanie – liczyć będzie się data wysyłki do systemu. W interesie przedsiębiorcy leży więc uporządkowanie ewidencji i korzystanie z narzędzi, które ułatwiają terminowe fakturowanie.

FAQ