Przedsiębiorcy często traktują fakturę jak prosty dokument księgowy, ale przepisy podatkowe precyzyjnie określają, kiedy i w jaki sposób trzeba ją wystawić. Dla prawidłowego rozliczenia VAT oraz przychodów kluczowa jest zarówno data wykonania usługi lub dostawy towaru, jak i termin wystawienia faktury. Zasady generalne mówią o wystawieniu dokumentu do 15. dnia kolejnego miesiąca, jednak ustawa o VAT zawiera liczne wyjątki, a od 2026 r. wejdzie w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e‑Faktur (KSeF). Warto znać szczegółowe terminy i przygotować się na nadchodzące zmiany.
Najważniejsze informacje
- Fakturę VAT wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy towaru lub wykonania usługi.
- Fakturę można wystawić z wyprzedzeniem, ale nie wcześniej niż 60 dni przed dostawą towaru, wykonaniem usługi lub otrzymaniem zaliczki.
- Ustawa przewiduje wyjątki: dla usług budowlanych (30 dni), dostawy książek (60 lub 120 dni), drukowania (90 dni) oraz mediów, najmu i leasingu (do terminu płatności).
- Faktury zaliczkowe i na żądanie trzeba wystawić do 15. dnia następnego miesiąca, a gdy żądanie zgłoszono po miesiącu – w ciągu 15 dni od zgłoszenia.
- Obowiązek e-fakturowania w KSeF wejdzie etapami: od 1 lutego 2026 r. dla podatników ze sprzedażą wiekszą niż 200 mln zł w 2024 r., od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT, a od 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych (zwolnionych podmiotowo).
Termin wystawienia faktury – ogólne zasady
Przyjęta w art. 106i ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług zasada jest jednoznaczna: fakturę należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Dla zaliczek fakturę wystawia się do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania zapłaty (nie po miesiącu dostawy/usługi). Dlatego jeśli usługa została wykonana 20 maja, dokument należy sporządzić najpóźniej do 15 czerwca. Ta sama reguła odnosi się do faktur wystawianych na rzecz osób prywatnych, o ile nabywca zgłosi żądanie w odpowiednim terminie.
Warto rozróżniać datę wystawienia od daty sprzedaży (wykonania usługi). Co do zasady przychód podatkowy powstaje w dniu wydania towaru, wykonania (w tym częściowego wykonania) usługi lub zbycia prawa majątkowego, jednak nie później niż w dniu wystawienia faktury albo uregulowania należności. Przepisy pozwalają wystawić fakturę przed wykonaniem usługi, dostawą towaru lub otrzymaniem zapłaty, nie wcześniej jednak niż 60 dni. Na fakturze można wskazać datę dostawy/usługi późniejszą od daty wystawienia, jeżeli jest znana. W praktyce przedsiębiorca ma czas na wystawienie faktury do 15. dnia następnego miesiąca (albo według terminów szczególnych), a obowiązek podatkowy co do zasady powstaje z chwilą dokonania dostawy lub wykonania usługi, z wyjątkami przewidzianymi w art. 19a ustawy o VAT.
Czas wystawienia faktury – wyjątki dla wybranych branż
Choć zasada 15. dnia obowiązuje większość transakcji, ustawodawca przewidział szereg wyjątków związanych ze specyfiką niektórych branż i produktów. Dzięki nim terminy mogą ulec wydłużeniu lub przywiązują się do innych zdarzeń niż zakończenie usługi. Poniżej omówiono najważniejsze z nich.
Usługi budowlane
Dla świadczenia usług budowlanych oraz budowlano‑montażowych fakturę należy wystawić w terminie do 30 dni od dnia wykonania usługi. To odstępstwo od ogólnej reguły wynika z dłuższego cyklu realizacji i rozliczania projektów budowlanych. Jeżeli prace zakończono 5 lipca, przedsiębiorca ma czas na wystawienie faktury do 4 sierpnia. W przypadku usług budowlanych i budowlano-montażowych obowiązek podatkowy w VAT powstaje z chwilą wystawienia faktury, a jeżeli faktury nie wystawiono w terminie – z upływem 30 dni od wykonania usługi.
Dostawa i drukowanie książek
Faktury za dostawę drukowanych książek (z wyłączeniem map i ulotek) trzeba wystawić nie później niż 60 dni od dnia wydania towaru. Jeśli umowa przewiduje rozliczenie zwrotów wydawnictw, termin może zostać wydłużony do 120 dni. Z kolei w przypadku czynności polegających na drukowaniu książek, gazet, czasopism i magazynów (z wyjątkiem importu usług) termin na wystawienie faktury wynosi 90 dni od dnia wykonania czynności. Warto pamiętać, że są to maksymalne terminy – nic nie stoi na przeszkodzie, aby dokument wystawić wcześniej.
Media, najem i usługi ciągłe
W odniesieniu do dostaw energii elektrycznej, cieplnej, chłodniczej oraz gazu przewodowego, a także do usług telekomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu, ochrony osób, dozoru mienia oraz stałej obsługi prawnej i biurowej, fakturę wystawia się z upływem terminu płatności. Oznacza to, że data wystawienia może przypadać nawet kilka tygodni po wykonaniu świadczenia, jeżeli tak ustalono w umowie. Podobne zasady dotyczą rozliczeń za usługi świadczone w okresach rozliczeniowych – wówczas istotny jest ostatni dzień okresu, a faktura powinna wskazywać, jakiego okresu dotyczy.
Opakowania zwrotne
W obrocie opakowaniami zwrotnymi objętymi kaucją fakturę wystawia się do 7 dni od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania. Jeżeli umowa nie przewiduje konkretnego terminu zwrotu, dokument należy sporządzić nie później niż 60 dni od dnia wydania opakowania. Dotyczy to np. kaucjonowanych butelek, palet czy kontenerów.
Faktury zaliczkowe i na żądanie
Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi przedsiębiorca otrzymał całość albo część zapłaty (zaliczkę), ma obowiązek udokumentować ją fakturą zaliczkową. Zgodnie z art. 106i ust. 2 ustawy o VAT fakturę zaliczkową wystawia się najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zaliczkę. Jeżeli towar zostanie dostarczony lub usługa wykonana w tym samym miesiącu co otrzymanie zaliczki, wystawienie faktury zaliczkowej nie jest obowiązkowe – podatnik może ograniczyć się do faktury końcowej obejmującej zaliczkę, ale przepisy nie zabraniają wystawienia faktury zaliczkowej.
W przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej przedsiębiorca nie ma obowiązku automatycznego wystawiania faktury. Konsument może jednak zażądać dokumentu w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę. Jeżeli żądanie zostanie zgłoszone w tym samym miesiącu, fakturę wystawia się zgodnie z ogólnymi zasadami (do 15. dnia następnego miesiąca). Gdy zgłoszenie nastąpi po upływie miesiąca, przedsiębiorca ma 15 dni na wystawienie faktury.
Czy można wystawić fakturę przed wykonaniem usługi?
Przepisy pozwalają wystawiać faktury przed wykonaniem usługi, dostawą towaru lub otrzymaniem zapłaty. Art. 106i ust. 7 ustawy o VAT stanowi, że faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 60 dni przed tymi zdarzeniami. Wyjątkiem od ograniczenia „nie wcześniej niż 60 dni” są wyłącznie świadczenia rozliczane w okresach rozliczeniowych oraz czynności z art. 19a ust. 5 pkt 4. W tych przypadkach limit 60 dni nie obowiązuje, pod warunkiem, że faktura zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy. Obejmuje to m.in.:
- dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
- usług telekomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu, ochrony osób, dozoru mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej.
Natomiast dla usług budowlanych/budowlano-montażowych oraz dla dostawy i drukowania książek, gazet, czasopism i magazynów ograniczenie 60 dni obowiązuje.
Konsekwencje przekroczenia terminu wystawienia faktury
Przekroczenie ustawowego terminu wystawienia faktury nie powoduje nieważności dokumentu, ale może komplikować rozliczenia. Obowiązek podatkowy w VAT powstaje z momentem wykonania usługi lub dostawy towaru, dlatego wystawienie faktury po terminie nie przesuwa momentu zapłaty podatku. Organy podatkowe mogą jednak uznać, że opóźnienia świadczą o nierzetelnym prowadzeniu ewidencji. W przypadku rozliczeń dochodowych niewłaściwe datowanie może wpływać na moment powstania przychodu. Od 2027 r. w związku z KSeF wprowadzone zostaną kary za wystawienie faktury poza systemem – do 100 % kwoty VAT wykazanej na fakturze lub do 18,7 % wartości brutto, gdy dokument jest bez podatku. Wcześniej administracja zapowiada głównie działania edukacyjne.
KSeF – obowiązkowe e‑faktury i zmiany od 2026 roku
Krajowy System e‑Faktur (KSeF) będzie obligatoryjny dla większości podatników VAT. Ministerstwo Finansów ogłosiło, że obowiązek ten wejdzie w życie etapami:
- od 1 lutego 2026 r. obejmie podatników, których wartość sprzedaży za 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 r. pozostałych przedsiębiorców,
- najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo” – dopiero od 1 stycznia 2027 r.
W 2026 r. wystawianie faktur poza KSeF będzie możliwe wyłącznie w ściśle określonych w ustawie przypadkach (w tym miesięczny limit 10 000 zł od 1.04 do 31.12.2026 r. oraz przypadki z kasami i paragonami-fakturami. W praktyce oznacza to, że 2025 r. należy wykorzystać na przygotowanie systemów i procedur.
Krajowy System e-Faktur wymaga wystawiania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. W KSeF data wystawienia to data przesłania faktury do systemu, a nadanie numeru w KSeF potwierdza jej otrzymanie. Niewysłanie dokumentu do KSeF po wprowadzeniu obowiązku będzie traktowane jak brak wystawienia faktury, co może skutkować wysokimi karami od 2027 r. Korzystanie z programów zintegrowanych z KSeF ułatwi proces i pozwoli uniknąć błędów.
Przykłady i wskazówki praktyczne
Aby lepiej zrozumieć zastosowanie przepisów, warto przeanalizować kilka sytuacji z praktyki.
Przykład 1: przedsiębiorca wykonał usługę informatyczną 20 marca 2025 r. Zgodnie z art. 106i ust. 1 fakturę powinien wystawić najpóźniej 15 kwietnia. Może jednak zrobić to wcześniej – nie wcześniej niż 19 stycznia (60 dni przed usługą). Jeśli kontrahent zapłacił zaliczkę 1 marca, fakturę zaliczkową należy wystawić najpóźniej do 15 kwietnia.
Przykład 2: firma budowlana zakończyła prace 5 lipca 2025 r. Zamiast czekać do połowy sierpnia, może wystawić fakturę w ciągu 30 dni, czyli do 4 sierpnia. Późniejsze wystawienie dokumentu nie wydłuża terminu zapłaty VAT.
Przykład 3: przedsiębiorca prowadzący wypożyczalnię sprzętu pobiera miesięczne czynsze z terminem płatności do 25. dnia miesiąca. Faktury za najem wystawia z upływem terminu płatności, czyli 25. dnia każdego miesiąca. Okres rozliczeniowy musi być wskazany na fakturze.
W codziennej działalności warto korzystać z rozwiązań, które automatyzują proces fakturowania. Programy takie jak SzybkaFaktura.pl umożliwiają wystawianie tradycyjnych i elektronicznych faktur, pilnują terminów wynikających z ustawy oraz integrują się z KSeF. Dzięki temu przedsiębiorca unika ryzyka spóźnienia i błędów formalnych, a dodatkowo zyskuje narzędzia do archiwizacji i analizy sprzedaży.
Ile jest czasu na wystawienie faktury od wykonania usługi?
Podsumowując, terminy wystawiania faktur są ściśle określone w ustawie o VAT. Co do zasady dokument należy wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy towaru lub wykonania usługi, ale w niektórych branżach przepisy pozwalają na dłuższe terminy – 30, 60, 90 lub nawet 120 dni. Fakturę można też wystawić z wyprzedzeniem, jednak nie wcześniej niż 60 dni przed planowaną dostawą lub usługą. Otrzymanie zaliczki, sprzedaż dla konsumentów na żądanie czy usługi ciągłe wprowadzają dodatkowe niuanse. Od 2026 r. przedsiębiorcy będą musieli wystawiać e‑faktury w KSeF, a od 2027 r. za naruszenie tego obowiązku grozić będą poważne kary. Skrupulatne przestrzeganie terminów oraz korzystanie z nowoczesnych narzędzi do fakturowania minimalizuje ryzyko błędów i ułatwia prowadzenie biznesu.
FAQ – czas wystawienie faktury
Fakturę VAT za towar lub usługę co do zasady wystawia się najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży, a za zaliczkę do 15. dnia miesiąca po jej otrzymaniu.
W przypadku usług budowlanych i budowlano‑montażowych fakturę wystawia się nie później niż w terminie 30 dni od dnia wykonania usługi.
Tak, ale nie wcześniej niż 60 dni przed dostawą, wykonaniem usługi lub otrzymaniem zaliczki, z wyjątkiem świadczeń rozliczanych w okresach rozliczeniowych, dla których limit 60 dni nie obowiązuje.
Fakturę zaliczkową wystawia się najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania płatności, a jeżeli zaliczka i dostawa/usługa przypadają w tym samym miesiącu, nie ma obowiązku wystawiania faktury zaliczkowej i można ująć zaliczkę na fakturze końcowej. Przepisy nie zabraniają jednak wystawienia faktury zaliczkowej.
Samo spóźnienie nie unieważnia faktury, ale może zaburzyć rozliczenia podatkowe. Od 2027 r. wystawienie faktury poza KSeF może skutkować karami sięgającymi 100% kwoty VAT z faktury lub gdy VAT nie jest wykazany do 18,7% wartości brutto.