Numer faktury na paragonie – gdzie go znaleźć?

Paragon z numerem NIP nabywcy stał się istotnym dowodem księgowym. Dla przedsiębiorców jest wygodny, bo w wielu przypadkach może zastąpić klasyczną fakturę, ale jednocześnie rodzi wątpliwości. Przepisy określają, jakie dane musi zawierać paragon, aby traktować go jako fakturę uproszczoną, a wśród nich kluczowe znaczenie ma kolejny numer paragonu. Właściwe zidentyfikowanie tego numeru jest konieczne dla prawidłowego księgowania i ewentualnego odliczenia podatku. Poniżej wyjaśniam, co mówią przepisy i jak odnaleźć numer faktury na paragonie.

Najważniejsze informacje

1. Paragon z NIP do 450 zł (100 euro) brutto może być fakturą uproszczoną, jeśli zawiera wymagane dane, w tym numer identyfikacji podatkowej nabywcy.
2. Każda faktura także uproszczona musi mieć kolejny numer identyfikujący, a w przypadku paragonu pełniącego funkcję faktury jest nim „kolejny numer paragonu fiskalnego”.
3. Numerem faktury uproszczonej jest „kolejny numer paragonu fiskalnego” (po sumie brutto), natomiast numer w prawym górnym rogu to numer wydruku.
4. Po sprzedaży zarejestrowanej na kasie sprzedawca może wystawić fakturę dla podatnika tylko wtedy, gdy paragon zawiera NIP nabywcy, z wyjątkiem usług taksówek osobowych.
5. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e‑Faktur (KSeF), obejmuje podatników, których wartość sprzedaży w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. – pozostałych. 

Faktura uproszczona a paragon z NIP

W praktyce te dwa pojęcia często się przenikają, dlatego warto je uporządkować. Poniżej znajdziesz krótkie wyjaśnienie, kiedy paragon z NIP staje się fakturą uproszczoną i jakie warunki musi spełnić.

Podstawa prawna i kluczowe limity

Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług wymaga, aby każda faktura, w tym również faktura uproszczona miała nadany kolejny numer w ramach przyjętej serii, pozwalający jednoznacznie ją zidentyfikować. Przy sprzedaży o wartości nieprzekraczającej 450 zł lub równowartości 100 euro ustawodawca dopuścił możliwość wystawienia faktury uproszczonej, która nie zawiera pełnych danych nabywcy. Warunkiem jest jednak umieszczenie na dokumencie numeru NIP nabywcy oraz numeru jednoznacznie identyfikującego fakturę.

Przepisy wykonawcze regulujące zasady stosowania kas rejestrujących określają natomiast, jakie dane powinien zawierać paragon fiskalny. Należą do nich m.in. łączna wartość sprzedaży brutto, oznaczenie waluty, kolejny numer paragonu, numer kasy oraz oznaczenie kasjera, a także na żądanie nabywcy jego NIP. Kolejność prezentacji tych informacji ma znaczenie praktyczne, ponieważ ułatwia prawidłowe zidentyfikowanie numeru faktury uproszczonej na paragonie.

Kiedy paragon jest fakturą uproszczoną, a kiedy nie?

Paragon staje się fakturą uproszczoną tylko wtedy, gdy:

• kwota brutto na dokumencie nie może przekroczyć 450 zł (lub 100 euro),
• paragon musi zawierać NIP nabywcy i numer identyfikujący fakturę – w przypadku paragonu jest to numer paragonu fiskalnego. Numer wydruku w prawym górnym rogu jest jedynie numerem kolejnego wydruku i nie spełnia tej funkcji. Brak odrębnego numeru faktury na paragonie nie wymaga wystawienia pełnej faktury VAT – wystarczy, aby paragon zawierał kolejny numer paragonu fiskalnego, który pełni funkcję numeru faktury uproszczonej.

Przy paragonach uznawanych za faktury uproszczone numerem spełniającym ustawy o podatku towarów i usług jest kolejny numer paragonu fiskalnego. To on jednoznacznie identyfikuje paragon z NIP do 450 zł (100 euro) jako fakturę uproszczoną. Nazwa pola na wydruku może różnić się w zależności od użytej kasy (np. „nr paragonu”, „nr transakcji”, „nr sys.”), ale decyduje to, by był to właśnie kolejny numer paragonu fiskalnego.

Gdzie znaleźć numer faktury na paragonie fiskalnym?

Wiele osób szuka na paragonie numeru faktury, ale kasy fiskalne nie opisują go wprost w ten sposób. Żeby go poprawnie znaleźć, trzeba wiedzieć, które oznaczenie na wydruku jest numerem paragonu fiskalnego, a które tylko numerem wydruku.

Numer paragonu a numer wydruku – różnice

Kluczową kwestią jest odróżnienie numeru paragonu fiskalnego od numeru wydruku. Numer wydruku, zwykle umieszczony w prawym górnym rogu obok daty, służy jedynie do porządkowania dokumentów i nie przenosi się na fakturę wystawianą do paragonu. Numer fiskalny będący numerem faktury uproszczonej znajduje się w sekcji fiskalnej paragonu.

Rozporządzenie wskazuje, że po łącznej wartości sprzedaży brutto i oznaczeniu waluty znajduje się „kolejny numer paragonu fiskalnego”. To on identyfikuje paragon, a przy spełnieniu warunków także fakturę uproszczoną. Jego dokładne położenie na wydruku może się różnić w zależności od kasy. Nie jest nim numer raportu dobowego ani inny numer techniczny. Numer w prawym górnym rogu to kolejny numer wydruku i nie identyfikuje paragonu. 

Praktyczne wskazówki dla różnych kas fiskalnych

1. Paragon z numerem transakcji – wiele sieci handlowych (np. Kaufland) drukuje numer faktury uproszczonej kilka linijek poniżej pozycji „SUMA PLN”. Numer ten często poprzedzony jest skrótem „nr sys.” lub „nr transakcji” i składa się z bloków cyfr oddzielonych myślnikami. Numer faktury do paragonu (gdy paragon nie jest fakturą uproszczoną) nadaje sprzedawca we własnej serii. „Nr sys.”/„nr transakcji” nie staje się numerem faktury i może być co najwyżej wskazany pomocniczo w dokumentacji.
2. Paragon bez numeracji faktury – brak wyodrębnionego „numeru faktury” na wydruku nie pozbawia paragonu statusu faktury uproszczonej. Numerem faktury uproszczonej jest „kolejny numer paragonu fiskalnego”. Jeżeli paragon zawiera NIP nabywcy, kwotę do 450 zł/100 euro oraz widnieje na nim kolejny numer paragonu fiskalnego, może zostać ujęty jako faktura uproszczona. Dopiero gdy któryś z warunków nie jest spełniony, nabywca powinien zażądać zwykłej faktury VAT.
3. Wątpliwości co do numeru – w razie niepewności najlepiej skontaktować się ze sprzedawcą. Operator kasy wskazuje, który z ciągów cyfr jest numerem paragonu fiskalnego. Do paragonu spełniającego warunki faktury uproszczonej nie wystawia się dodatkowej faktury, więc porównywanie numerów nie ma zastosowania. Jeśli natomiast wystawia się pełną fakturę (bo paragon nie spełnia warunków), jej numer jest nadany w serii sprzedawcy i nie musi być identyczny z numerem paragonu.

Jak zaksięgować paragon z NIP w ewidencji?

Samo posiadanie paragonu z NIP nie wystarczy jeszcze, żeby zaksięgować go bez wątpliwości. Najpierw trzeba ustalić, czy ten paragon faktycznie jest fakturą uproszczoną, bo od tego zależy sposób ujęcia go w ewidencjach.

Rejestr VAT i KPiR

Jeżeli paragon z NIP spełnia warunki faktury uproszczonej, można go ująć w rejestrze VAT zakupów i podatkowej księdze przychodów i rozchodów (KPiR). Ministerstwo Finansów potwierdza, że prawidłowo wystawiona faktura uproszczona jest podstawą do zapisu w księdze. Przy księgowaniu należy wprowadzić datę wystawienia paragonu, nazwę sprzedawcy, wartość netto i VAT oraz numer paragonu fiskalnego. Jeżeli paragon z NIP nabywcy spełnia warunki faktury uproszczonej, jego numer wpisuje się w ewidencji VAT jako numer faktury i w takiej postaci wykazuje w części ewidencyjnej pliku JPK_V7M/JPK_V7K.

Zrób to w kilka sekund w SzybkaFaktura.pl:

• zrób zdjęcie paragonu – OCR rozpozna kwotę, datę, NIP i nazwę kontrahenta,
• podaj NIP kontrahenta – system pobierze pełne dane z GUS i uzupełni pola za Ciebie,
• zapis trafi automatycznie do rejestru VAT, a raporty i JPK_V7 wygenerujesz jednym kliknięciem,
• masz pod ręką hurtowe działania, wysyłkę dokumentów, integracje przez API oraz przypomnienia o terminach.

Przykład praktyczny

Przedsiębiorca zakupił materiały biurowe w sklepie za 300 zł brutto i podał swój NIP. Sprzedawca wystawił paragon z NIP nabywcy. W dolnej części paragonu, pod pozycją „SUMA PLN”, znajduje się ciąg cyfr zaczynający się od „nr sys. 03-21-456789”. Ten numer jest numerem paragonu fiskalnego i zostaje wprowadzony do ewidencji VAT jako numer faktury. Ponieważ kwota nie przekracza 450 zł, dokument spełnia warunki faktury uproszczonej. Przedsiębiorca rejestruje w swoim programie księgowym koszt netto (243,90 zł), podatek VAT (56,10 zł) i numer paragonu. W rejestrze VAT zakupów dokument widnieje pod tym numerem, a przedsiębiorca może odliczyć VAT.

Inny przykład dotyczy zakupu paliwa za 600 zł. Paragon zawiera NIP nabywcy, ale paragon na 600 zł nie może być fakturą uproszczoną niezależnie od numeracji, ponieważ przekracza limit 450 zł/100 euro. W takiej sytuacji należy wystawić pełną fakturę VAT. Fakturę do paragonu można wystawić tylko wtedy, gdy paragon zawiera NIP nabywcy. Numer faktury nadaje sprzedawca jako kolejny w serii zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT.

Zmiany związane z KSeF i przyszłość paragonów z NIP

Ministerstwo Finansów planuje wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e‑Faktur (KSeF). Według harmonogramu obowiązek ten obejmie przedsiębiorców od 1 lutego 2026 r. (dla podatników, których wartość sprzedaży w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł) oraz od 1 kwietnia 2026 r. pozostałych. Do 31 grudnia 2026 r. paragon z NIP o wartości do 450 zł będzie nadal uznawany za fakturę uproszczoną. Po okresie przejściowym faktury, także uproszczone będą wystawiane w KSeF. System nadaje numer KSeF (identyfikator), natomiast numer faktury nadal nadaje wystawca. Do tego czasu (tj. do 31 grudnia 2026 r.) przedsiębiorcy powinni nauczyć się prawidłowo identyfikować numer paragonu na dokumentach papierowych.

Podsumowanie

Paragon z NIP nabywcy do 450 zł może pełnić funkcję faktury uproszczonej, o ile spełnia wymogi ustawy o VAT: zawiera NIP nabywcy i kolejny numer faktury. Przepisy wykonawcze wskazują, że numer paragonu fiskalnego – będący numerem faktury uproszczonej – znajduje się po łącznej wartości sprzedaży brutto i przed numerem kasy oraz kasjera. Numer wydruku w prawym górnym rogu nie jest numerem faktury. W praktyce numer fiskalny pojawia się najczęściej w lewym dolnym rogu paragonu i składa się z ciągu cyfr. Brak odrębnego numeru faktury na paragonie nie wyklucza uznania paragonu z NIP za fakturę uproszczoną – numerem faktury jest kolejny numer paragonu fiskalnego. Wystawienie zwykłej faktury VAT nie jest wymagane, o ile paragon zawiera NIP nabywcy i kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł (100 euro).

Prawidłowe zidentyfikowanie numeru paragonu jest ważne dla księgowości – umożliwia rejestrację dokumentu w KPiR i rejestrze VAT oraz prawidłowe odliczenie podatku. Zbliżające się wprowadzenie KSeF zmieni sposób wystawiania faktur uproszczonych. Do 31 grudnia 2026 r. paragony fiskalne z NIP nabywcy o wartości do 450 zł (100 euro) nadal mogą być uznawane za faktury uproszczone i nie muszą być wystawiane w KSeF. Obowiązek KSeF ma wejść etapami – od 1 lutego 2026 r. dla podatników ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 r. i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych.

FAQ – najczęściej zadawane pytania