Jak zgłosić pracownika niepełnosprawnego do ZUS?

Aby zgłosić pracownika z potwierdzoną niepełnosprawnością, pracodawca wpisuje właściwy stopień w szóstej cyfrze kodu na formularzu ZUS ZUA. ZUS ZWUA i ponowne ZUS ZUA należy złożyć wtedy, gdy przedstawione orzeczenie powoduje zmianę danych wykazywanych w kodzie tytułu ubezpieczenia.

Procedura ta dotyczy pracodawców oraz osób zajmujących się kadrami i płacami. Prawidłowe dane w ZUS są ważne nie tylko przy pierwszym zgłoszeniu, lecz także po zmianie stopnia niepełnosprawności, wygaśnięciu dokumentu czy ustaleniu prawa do emerytury lub renty.

Najważniejsze informacje

• Kod tytułu ubezpieczenia składa się z sześciu znaków, a ostatni wskazuje stopień niepełnosprawności zgłoszony płatnikowi składek.
• Płatnik zawiadamia ZUS w terminie 7 dni od zaistnienia zmiany, stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie albo otrzymania zawiadomienia o nieprawidłowości stwierdzonej przez ZUS.
• Sam stopień niepełnosprawności nie zmienia zasad naliczania składek społecznych ani składki zdrowotnej pracownika.
• Pracownik nie ma obowiązku ujawniania orzeczenia, ale bez jego przedstawienia pracodawca stosuje w kodzie cyfrę 0.

Czy pracownika z niepełnosprawnością zgłasza się do ZUS inaczej?

Pracownik podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu, z uwzględnieniem wyjątków wynikających z przepisów szczególnych. Orzeczenie o niepełnosprawności nie tworzy odrębnego tytułu do ubezpieczeń ani nie zwalnia z tych obowiązków. Różnica dotyczy pełnego kodu tytułu ubezpieczenia wykazywanego w formularzu zgłoszeniowym.

Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych wskazuje, że zgłoszenie zawiera między innymi tytuł ubezpieczenia, stopień niepełnosprawności oraz informację o ustalonym prawie do emerytury lub renty. Dane te przekazuje płatnik składek. Pracodawca powinien więc opierać się na dokumencie przedstawionym przez pracownika, a nie na nieformalnej informacji o jego stanie zdrowia. Płatnik ma obowiązek aktualizować wszystkie dane wykazane w zgłoszeniu, a zmianę kodu tytułu ubezpieczenia, w tym jego szóstego znaku, ZUS realizuje przez ZUS ZWUA i ponowne ZUS ZUA.

Jeśli pracownik ma stosowne orzeczenie, ale nie udostępnił go pracodawcy, w dokumentach ZUS traktuje się go jak osobę, która nie przedstawiła dokumentu płatnikowi. Uprawnienia pracownicze określone w rozdziale 4 ustawy rehabilitacyjnej przysługują odpowiednio od dnia wliczenia pracownika do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych zgodnie z art. 2a, co przy pierwszym orzeczeniu następuje od dnia jego przedstawienia pracodawcy. Decyzja o jego przedstawieniu należy do pracownika.

Jak zbudowany jest kod tytułu ubezpieczenia pracownika?

Kod tytułu ubezpieczenia składa się z trzech części. Pierwsze cztery znaki określają podmiot podstawowy wraz z rozszerzeniem, piąty znak informuje o prawie do emerytury lub renty, a szósty wskazuje stopień niepełnosprawności potwierdzony dokumentem przedstawionym płatnikowi.

Dla typowego pracownika podlegającego ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu kod podmiotu podstawowego to 01 10. Piąta cyfra ma wartość 0, gdy osoba nie ma ustalonego prawa do emerytury ani renty, 1 w przypadku prawa do emerytury, a 2 przy prawie do renty. Nie należy mylić tej pozycji z informacją o niepełnosprawności wynikającą z rozstrzygnięcia organu rentowego.

Szósta cyfra zależy od stopnia niepełnosprawności wskazanego w dokumencie przedstawionym pracodawcy. Aktualny słownik kodów przewiduje następujące wartości:

W praktyce pełny kod pracownika bez prawa do emerytury lub renty wynosi 01 10 01 przy lekkim stopniu niepełnosprawności, 01 10 02 przy umiarkowanym stopniu oraz 01 10 03 przy znacznym stopniu niepełnosprawności. Jeżeli pracownik nie przedstawił orzeczenia, szósta cyfra kodu wynosi 0, natomiast piątą cyfrę należy ustalić odrębnie według tego, czy ma on ustalone prawo do emerytury albo renty.

Jeśli pracownik ma ustalone prawo do emerytury, zmienia się również piąty znak kodu. Przykładowo pracownik z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności, który ma prawo do emerytury, zostanie zgłoszony z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 12. Przy prawie do renty i znacznym stopniu niepełnosprawności właściwy będzie kod 01 10 23. Kod należy więc zawsze ustalać z uwzględnieniem wszystkich trzech informacji, a nie tylko stopnia niepełnosprawności.

Zgłoszenie pracownika z niepełnosprawnością przy zatrudnieniu

Jeśli pracownik przedłoży orzeczenie najpóźniej w dniu objęcia ubezpieczeniami, pracodawca od razu wpisuje właściwy kod na formularzu ZUS ZUA. W formularzach podaje się odpowiednie daty objęcia ubezpieczeniami społecznymi i ubezpieczeniem zdrowotnym. Przy pierwszym zgłoszeniu pracownika jest to zasadniczo data nawiązania stosunku pracy.

W formularzu ZUS ZUA należy podać dane identyfikacyjne ubezpieczonego, kod tytułu ubezpieczenia, kod wykonywanego zawodu oraz daty objęcia poszczególnymi ubezpieczeniami. Płatnik zgłasza pracownika do ubezpieczeń w terminie 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczeń, z uwzględnieniem szczególnych terminów określonych w art. 36 ust. 4a–5a i 9a ustawy systemowej. ZUS ZUA można wysłać elektronicznie, między innymi przez program Płatnik lub ePłatnik. Płatnik rozliczający składki za nie więcej niż 5 osób może także korzystać z dokumentów papierowych. Płatnicy rozliczający składki za więcej niż 5 osób co do zasady przekazują dokumenty elektronicznie, jednak w uzasadnionych przypadkach ZUS może zezwolić na inną formę wskazaną w art. 47a ust. 3 ustawy systemowej.

W odniesieniu do danych przetwarzanych dla celów ustawy rehabilitacyjnej pracodawca stosuje zasadę niezbędności i dokonuje przeglądu ich przydatności nie rzadziej niż co 5 lat, z uwzględnieniem odrębnych podstaw i okresów przechowywania dokumentacji. Informacją dla ZUS o stopniu niepełnosprawności jest odpowiednia szósta cyfra kodu podanego w zgłoszeniu.

Przykład 1. Pierwsze zgłoszenie pracownika

Pani Ewa rozpoczyna pracę 3 sierpnia i przed podpisaniem dokumentów kadrowych przedstawia orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności. Nie ma ustalonego prawa do emerytury ani renty. Pracodawca zgłasza ją na formularzu ZUS ZUA od 3 sierpnia z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 02. Nie musi wcześniej składać ZUS ZWUA.

Jak zmienić kod po dostarczeniu dokumentu w trakcie zatrudnienia?

Jeśli pracownik został już zgłoszony do ubezpieczeń, nie wystarczy poprawić jednego pola w dotychczasowym ZUS ZUA. Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych zmianę dotyczącą tytułu ubezpieczenia przekazuje się przez wyrejestrowanie pracownika i ponowne zgłoszenie go z prawidłowymi danymi.

Najpierw trzeba wyrejestrować pracownika na formularzu ZUS ZWUA z dotychczasowym kodem tytułu ubezpieczenia. Jako przyczynę wyrejestrowania podaje się kod 600, czyli „inna przyczyna wyrejestrowania”, ponieważ stosunek pracy nadal trwa. Następnie tę samą osobę należy ponownie zgłosić na formularzu ZUS ZUA z nowym kodem tytułu ubezpieczenia. W ZUS ZWUA należy wskazać datę wyrejestrowania z dotychczasowego kodu, a w ponownym ZUS ZUA datę objęcia ubezpieczeniami z nowym kodem odpowiadającą dacie, od której zmiana kodu jest skuteczna.

Takie techniczne wyrejestrowanie nie oznacza rozwiązania umowy, utraty świadczeń ani przerwy w ubezpieczeniu zdrowotnym. Zmiana kodu tytułu ubezpieczenia służy jedynie aktualizacji danych na koncie ubezpieczonego. Dlatego na formularzu ZUS ZWUA nie wskazuje się rozwiązania ani wygaśnięcia stosunku pracy.

Jak rozliczyć zmianę stopnia niepełnosprawności w trakcie miesiąca?

Sama informacja o stopniu niepełnosprawności nie obniża stopy składek ani podstawy ich wymiaru. Pracodawca nie zmniejsza więc składki zdrowotnej wyłącznie dlatego, że pracownik ma orzeczenie. Sposób finansowania składek wynika z ogólnych zasad obowiązujących pracownika i pracodawcę.

Jeżeli zmiana lub korekta kodu tytułu ubezpieczenia dotyczy okresu, za który przekazano ZUS RPA, należy również odpowiednio skorygować ten raport, jeżeli wykazany w nim kod lub dane przestały być prawidłowe.

Co zrobić po zmianie albo wygaśnięciu orzeczenia?

Jeżeli wniosek o kolejne orzeczenie został złożony w okresie ważności dotychczasowego orzeczenia, zachowuje ono ważność do dnia wydania kolejnego ostatecznego orzeczenia, nie dłużej jednak niż do ostatniego dnia szóstego miesiąca następującego po dacie określającej jego dotychczasową ważność. Przy przedłużeniu ważności dotychczasowego orzeczenia na podstawie art. 6bb pracodawca powinien uwzględnić także zaświadczenie powiatowego zespołu potwierdzające złożenie wniosku i określające termin ważności dotychczasowego orzeczenia.

Jeśli kolejny dokument wskazuje lekki stopień zamiast umiarkowanego, trzeba zakończyć zgłoszenie z kodem tytułu ubezpieczenia kończącym się cyfrą 2, a następnie ponownie zgłosić pracownika z kodem kończącym się cyfrą 1. Podobnie przejście z umiarkowanego na znaczny stopień niepełnosprawności wymaga zmiany ostatniej cyfry z 2 na 3. Procedura składania ZUS ZWUA i ZUS ZUA pozostaje taka sama.

Jeżeli orzeczenie rzeczywiście utraci ważność, nie jest objęte przedłużeniem z art. 6bb i pracownik nie przedstawi innego aktualnego dokumentu potwierdzającego stopień niepełnosprawności, płatnik powinien zmienić szósty znak kodu na 0 przez ZUS ZWUA i ponowne ZUS ZUA. Ustawa z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych określa szczególne zasady wliczania pracownika do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych, gdy przedstawia on kolejne orzeczenie. Może to mieć znaczenie między innymi dla rozliczeń z PFRON, ale nie zwalnia płatnika z obowiązku zapewnienia zgodności dokumentów zgłoszeniowych i raportów ZUS.

W przypadku orzeczeń ZUS o niezdolności do pracy należy zastosować ustawową równoważność określoną w art. 5 ustawy rehabilitacyjnej, z uwzględnieniem rodzaju i okresu obowiązywania konkretnego orzeczenia. Przed zmianą kodu warto sprawdzić, jakiemu stopniowi odpowiada dany dokument oraz czy jest prawomocny i nadal ważny.

Jakich błędów unikać przy zgłoszeniu do ZUS?

Jednym z najczęstszych błędów jest wpisanie kodu 01 10 00 mimo otrzymania przez płatnika ważnego dokumentu. Zdarza się też odwrotna sytuacja: pracodawca wpisuje stopień niepełnosprawności wyłącznie na podstawie ustnej informacji, choć ubezpieczony nie przedstawił orzeczenia. Tymczasem słownik ZUS wiąże cyfry 1, 2 i 3 z przedłożeniem dokumentu płatnikowi składek.

Błędem jest również przesłanie wyłącznie nowego formularza ZUS ZUA. Zmiana kodu wymaga wcześniejszego złożenia ZUS ZWUA z dotychczasowym kodem, a następnie ZUS ZUA z nowym kodem. Oba formularze powinny zachowywać ciągłość ubezpieczeń i zawierać zgodne dane identyfikacyjne pracownika.

Kolejna pomyłka polega na utożsamianiu stopnia niepełnosprawności z prawem do emerytury lub renty. Piąty i szósty znak kodu opisują różne okoliczności. Pracownik może mieć orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, ale nie mieć prawa do renty. Może też pobierać rentę bez przedstawienia pracodawcy orzeczenia o niepełnosprawności. Kod tytułu ubezpieczenia powinien odzwierciedlać oba te stany oddzielnie.

Dobrze uporządkowana dokumentacja kadrowa zmniejsza ryzyko pozostawienia nieskorygowanych danych.

Czy zgłoszenie niepełnosprawności zmienia wysokość składek?

Stopień niepełnosprawności podany w kodzie ma charakter informacyjny. Nie powoduje automatycznego obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne ani ubezpieczenie zdrowotne. Niepełnosprawność sama w sobie nie zmienia zasad naliczania składek, jednak podstawę składek społecznych i podstawę składki zdrowotnej pracownika należy ustalać odrębnie według przepisów właściwych dla każdego z tych ubezpieczeń. Wynagrodzenie rozlicza się według reguł właściwych dla pracowniczych ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego.

Zgłoszenia do ZUS nie należy również utożsamiać z dofinansowaniem wynagrodzenia z PFRON. Dofinansowanie jest odrębnym instrumentem rehabilitacji zawodowej. Wymaga spełnienia warunków określonych w ustawie oraz złożenia odpowiednich dokumentów do Funduszu. Prawidłowy kod w ZUS nie zastępuje wniosku o dofinansowanie, a samo orzeczenie nie daje pracodawcy automatycznie prawa do pomocy.

W codziennej pracy ważna jest spójność dokumentacji kadrowej, listy płac i dokumentów ubezpieczeniowych. Program do fakturowania, taki jak SzybkaFaktura.pl, pomaga porządkować dokumenty sprzedażowe i kosztowe firmy. Zgłoszenia pracowników oraz deklaracje rozliczeniowe ZUS powinny być jednak obsługiwane w narzędziu kadrowo-płacowym lub przez biuro rachunkowe.

Przed wysłaniem dokumentów płatnik powinien sprawdzić kod znajdujący się w dotychczasowym zgłoszeniu, stopień wskazany w przedstawionym orzeczeniu oraz informację o prawie do emerytury lub renty. Warto także porównać zakres ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, a w dokumentach rozliczeniowych zweryfikować składki społeczne oraz składkę zdrowotną. Pozwala to poprawić dane ubezpieczonego bez konieczności późniejszego wyjaśniania kolejnych rozbieżności. Jeśli w starszej korespondencji znajdują się odpowiedzi ZUS dotyczące dawnych zasad finansowania składek osób niepełnosprawnych, nie należy automatycznie stosować ich do bieżących rozliczeń.

Podsumowanie

Prawidłowe zgłoszenie pracownika z niepełnosprawnością opiera się na dokumencie przedstawionym pracodawcy oraz właściwej szóstej cyfrze kodu tytułu ubezpieczenia. Przy nowym zatrudnieniu wystarczy prawidłowo wypełniony formularz ZUS ZUA. Jeśli pracownik przedstawi orzeczenie później albo zmieni się jego stopień niepełnosprawności, płatnik musi wyrejestrować go na ZUS ZWUA z dotychczasowym kodem, a następnie ponownie zgłosić na ZUS ZUA z nowym kodem. Taka aktualizacja nie przerywa ubezpieczeń, nie oznacza rozwiązania stosunku pracy i sama w sobie nie obniża składek.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o to, jak zgłosić pracownika niepełnosprawnego do ZUS

Źródła

• Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych – tekst jednolity
• Rozporządzenie w sprawie wzorów dokumentów ubezpieczeniowych i kodów wykorzystywanych przy ich wypełnianiu
• Ustawa o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych – tekst jednolity
• Zmiana lub korekta danych w dokumentach zgłoszeniowych ubezpieczonego – ZUS
• Najczęściej zadawane pytania dotyczące dofinansowania wynagrodzeń – PFRON
• Niepełnosprawność pracownika a poinformowanie ZUS-u