Hasło „kontrola skarbowa” u niemal każdego przedsiębiorcy – bez względu na charakter wykonywanej działalności, wielkość podmiotu, czy charakter organizacyjny – wywołuje raczej negatywne emocje. Celem kontroli skarbowej jest sprawdzenie, czy przedsiębiorca wywiązuje się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Czy jest się czego bać? W tekście opisujemy, jak się przygotować!
Rozpoczęcie kontroli podatkowej
Każda kontrola musi być zapowiedziana, więc nie musisz się martwić tym, że ktoś Cię zaskoczy. Urząd ma obowiązek dać Ci znać co najmniej 7 dni wcześniej. W zawiadomieniu tym, urząd powie Ci, jaki będzie zakres tej kontroli oraz co będzie sprawdzane. Jeżeli miałaby zostać rozpoczęta przed upływem 7 dni, wówczas potrzebna staje się zgoda kontrolowanego.
Przygotuj się do kontroli
Wiedząc to, właściciel firmy musi dobrze wykorzystać czas przed kontrolą podatkową – np. na kompletowanie i weryfikację dokumentacji z danego obszaru. Okres przed audytem ze strony organów skarbowych, to też chwila na poprawę potencjalnych błędów – jeśli takie zostaną znalezione w trakcie zbierania dokumentacji (uwaga: w trakcie trwania kontroli nie ma możliwości dokonywania korekt!).
Powiadomienie pracowników
Jeśli przedsiębiorca otrzyma informację o planowanej przez urząd kontroli podatkowej, musi przekazać ją wszystkim podwładnym, którzy w swoich obowiązkach mają kwestie finansowo-księgowe. Trzeba pamiętać, że kontrolerzy nie tylko przeglądają dokumentację, ale także mogą zadawać pytania dotyczące badanego obszaru i żądać wyjaśnień.
Reprezentant/pełnomocnictwo
Może się okazać, że nie będziesz mógł fizycznie być na kontroli (choroba, inne przyczyny losowe). W takiej sytuacji musisz wyznaczyć pełnomocnika, który będzie Cię reprezentował przed urzędem skarbowym (takie pełnomocnictwo trzeba zgłosić w formie pisemnej do odpowiedniego naczelnika urzędu skarbowego oraz do prezydenta miasta lub wójta).
Uprawnienia kontrolera
- wstęp na grunt oraz do budynków, lokali lub innych pomieszczeń kontrolowanego,
- wstęp do lokali mieszkalnych, jeżeli jest to niezbędne do zweryfikowania zgodności stanu faktycznego z danymi wynikającymi ze złożonej przez podatnika deklaracji oraz z innych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków na cele mieszkaniowe,
- żądania okazania majątku podlegającego kontroli oraz do dokonania jego oględzin,
- zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą oraz zabezpieczania zebranych dowodów,
- legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości oraz przesłuchiwania świadków, kontrolowanego oraz innych osób,
- żądania przeprowadzenia spisu z natury,
- zasięgania opinii biegłych.
Obowiązki przedsiębiorcy
- zapewnić wstęp na grunt oraz do budynków, lokali i innych pomieszczeń,
- udostępnić akta, księgi i inne dokumenty związane z przedmiotem kontroli,
- wydać na czas trwania kontroli akta, księgi i dokumenty,
- okazać majątek podlegający kontroli i umożliwić jego oględziny,
- sporządzić na żądanie kontrolujących spis z natury,
- umożliwić – nieodpłatnie – filmowanie, fotografowanie, dokonywanie nagrań dźwiękowych oraz utrwalanie stanu faktycznego za pomocą innych nośników informacji, jeżeli film, fotografia, nagranie lub informacja zapisana na innym nośniku może stanowić dowód lub przyczynić się do utrwalenia dowodu w sprawie,
- przedstawić, na żądanie kontrolujących, tłumaczenie na język polski dokumentacji sporządzonej w języku obcym,
- udzielać w wyznaczonym terminie wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli,
- zapewnić kontrolującemu warunki do pracy, a w miarę możliwości udostępnić samodzielne pomieszczenie i miejsce do przechowywania dokumentów.
Ile może trwać kontrola
Kontrola nie może trwać w nieskończoność, kontrolujący mają obowiązek jej zakończenia bez zbędnej zwłoki, przy czym ustawa o swobodzie działalności gospodarczej stanowi, że w jednym roku kalendarzowym czas trwania kontroli nie może przekraczać 12 dni roboczych w przypadku mikroprzedsiębiorców oraz 18 dni roboczych w przypadku małych przedsiębiorców.
Przebieg kontroli jest udokumentowany w protokole. Po jej zakończeniu protokół jest doręczony kontrolowanemu. Jeśli kontrolowany nie zgadza się z jego treścią, w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia, ma prawo przedstawić swoje zastrzeżenia lub wyjaśnienia. Jeżeli z kolei zgadzamy się, co do zastrzeżeń pokontrolnych, w ciągu 14 dni jesteśmy zobligowani do zawiadomienia urzędu o sposobie załatwienia tychże zastrzeżeń, przy czym zawiadomienie to powinno obejmować uzasadnienie stanu faktycznego oraz prawnego.