Nowe przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, które zostały nazwane skrótem RODO, obowiązują już od wielu miesięcy. Przez ten czas większość firm wdrożyła nowe zalecenia, ale też pojawiły się pierwsze kontrole i pierwsze kary za nieprzestrzeganie wytycznych. Ponieważ dokumenty potwierdzające sprzedaż i zakup, czyli faktury, zwykle są opatrzone właśnie danymi osobowymi, warto zapoznać się z zasadami, które obowiązują w przypadku wystawiania tego rodzaju dokumentów.
RODO
Przepisy o ochronie danych osobowych dotyczą legalności pozyskiwania danych, legalności posiadanych baz, odpowiednich sposobów przetwarzania oraz zabezpieczania posiadanych zasobów, głównie poprzez ich szyfrowanie. Nowe wytyczne mają zapewnić bezpieczeństwo nie tylko pozyskiwania danych osobowych, ale również ich przechowywania, co ma na celu zapobieganie wydostawaniu się w ich bez kontroli.
Warto wiedzieć w tym zakresie, że ochronie podlegają również dane, które zamieszczane są na fakturach. Brak odpowiednich zabezpieczeń może sprowadzić na firmę bardzo poważne kłopoty i znaczne obciążenie finansowe.
Dane osobowe na fakturze a RODO
Jedną z informacji, która pozwala zidentyfikować przedsiębiorcę i jego przedsiębiorstwo, jest jego imię i nazwisko. Jednocześnie jest to informacja, która podlega ochronie. Oznacza to, że przedsiębiorca jest zobligowany do zabezpieczenia uzyskanych w ten sposób danych.
Na fakturze zamieszcza się również dane kontaktowe oraz adres przedsiębiorcy, co również podlega ochronie na mocy nowych przepisów. Każdy przedsiębiorca, musi więc wziąć pod uwagę fakt, że uzyskiwane przez niego informacje o kontrahentach lub klientach podlegają prawnej ochronie.
Przetwarzanie danych osobowych
Na jakiej podstawie przedsiębiorca może przetwarzać dane osobowe, które uzyskuje poprzez faktury również zostało jasno i jednoznacznie ustalone w przepisach. Trzeba przy tym pamiętać, że przy jakimkolwiek przetwarzaniu podstawa musi być. Jeżeli nie zostanie wykazana, przedsiębiorca zapłacić może bardzo wysoką karę.
I tak, prowadząc firmę można przetwarzać dane osobowe klientów lub kontrahentów na podstawie:
- ich własnej zgody;
- konieczności przetworzenia, która wynika z zawartej umowy; ich przetworzenie jest niezbędne dla wykonania zawartej umowy;
- przetworzenie danych jest obowiązkiem, który spoczywa na ich administratorze;
- przetwarzanie jest niezbędne do celów osoby trzeciej lub stron umowy w oparciu o dodatkowe przepisy lub regulacje prawne.
Ochrona danych, faktury, archiwizacja
W zakresie faktur bardzo ważnym zagadnieniem jest ich archiwizacja. Przedsiębiorca jest zobowiązany do przechowywania faktur przez określony czas. Obecnie może to robić w formie papierowej lub elektronicznej – ustawodawca bowiem dopuszcza obydwie formy, choć pewnie z czasem, forma papierowa zostanie wyparta przez elektroniczną.
Jeżeli w danym przedsiębiorstwie faktury przechowywane są w formie papierowej, należy pamiętać o ich prawidłowym zabezpieczeniu. Powinny znajdować się w szafie w zamkniętym pomieszczeniu, do którego dostęp mają wyłącznie osoby uprawnione. Szafa również powinna być zamykana. Należy zastosować maksymalny poziom zabezpieczeń, w przeciwnym razie podczas kontroli może się okazać, że faktury, czyli dane są przechowywane niewłaściwie i na firmę zostanie nałożona wysoka kara.
Jeżeli natomiast faktury przechowywane są w formie elektronicznej, trzeba pamiętać o odpowiednim zabezpieczeniu samego komputera, jak również sieci internetowej, do której jest on podpięty. Dane powinny zostać zaszyfrowane. Zaszyfrować należy również program do fakturowania oraz katalog, w którym przechowywane są wszystkie cyfrowe dokumenty. Dostęp do komputera może mieć tylko osoba, która jest do tego uprawniona. Należy pilnować, by do komputera nie było żadnego dostępu ze strony osób nie powołanych do tego. Sieć internetowa powinna być nieustannie weryfikowana i kontrolowana pod względem poziomu zabezpieczeń.
Tak chronione dokumenty będą spełniały wszystkie wymagania i wytyczne zawarte w RODO, a przedsiębiorca będzie mógł się uchronić przed ewentualnymi konsekwencjami.