Prowadzenie działalności gospodarczej wymaga prowadzenia również profesjonalnej księgowości. Jej rodzaje są różne. Wiele zależy od rodzaju prowadzonej działalności, jej zasięgu i rocznych obrotów. Zależnie od wielu czynników prowadzić należy księgowość pełną lub uproszczoną. W przypadku księgowości uproszczonej wiele rzeczy można załatwić szybciej i łatwiej. Nie zdejmuje to jednak z przedsiębiorcy obowiązku udokumentowania uzyskanych dochodów.
Uproszczona księgowość
Uproszczona księgowość jest dostępna dla wszystkich podatników, którzy nie są zobowiązani do odprowadzania podatku VAT. Opiera się ona wyłącznie na prowadzeniu Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Jest to najważniejsza ewidencja, która pozwala na zgromadzenie wszystkich istotnych danych finansowych w jednym miejscu. Jednocześnie, pozwala ona na zestawienie przychodów i wydatków, co w efekcie pozwala natychmiast dostrzec kondycję przedsiębiorstwa i przeanalizować poziom przychodów do wydatków.
Ważne jest jednak, by pamiętać, że mimo tego, iż jest to księgowość uproszczona, przedsiębiorca nie jest zwolniony z udokumentowania wszystkich uzyskanych przez siebie dochodów. Nie ma bowiem takiej możliwości, by firma, przedsiębiorstwo generowało dochody, które nie są nigdzie i w żaden sposób udokumentowane.
Sposób dokumentowania zysków
Każdy uzyskany w firmie przychód musi być odpowiednio udokumentowany i zaksięgowany. Proces księgowania zależny jest przede wszystkim od rodzaju wybranej księgowości. Natomiast sposób dokumentowania tych zysków jest ujednolicony i jasno opisuje go ustawa.
Przede wszystkim należy pamiętać, że wszystkie przychody należy dokumentować za pomocą dowodów księgowych. Dowody księgowe są zaś opisane i wymienione precyzyjnie w przepisach prawa. Co to oznacza? Nie każdy dokument potwierdzający sprzedaż (np. paragon) może być prawomocny dowodem księgowym. Do tego celu potrzebne są specjalne dokumenty.
Jednym z ważniejszych dowodów księgowych jest faktura. Jej prawidłowy wygląd oraz informacje, które muszą być na niej zawarte precyzują odrębne przepisy. Samo zaś dokonanie sprzedaży towaru lub usługi potwierdzone fakturą jest z całą pewnością udokumentowane prawidłowo pod względem księgowym.
Drugim pełnoprawnym dowodem księgowym jest paragon fiskalny. Paragon fiskalny rożni się od zwykłego paragonu wydawanego klientowi tym, że jest to zbiorczy raport kasowy z danej kasy. To zestawienie wszystkich przeprowadzonych w danym okresie transakcji, a nie jedna tylko transakcja kupna sprzedaży.
Niektóre przedsiębiorstwa nie prowadzą wystawiania rachunków w przypadku sprzedaży produktów lub usług. W takiej sytuacji, te przedsiębiorstwa są zobligowane do prowadzenia ewidencji sprzedaży. Zestawienie ewidencji sprzedaży z danego dnia jest wówczas pełnoprawnym dowodem księgowym.
Coraz bardziej popularna jest forma sprzedaży za pośrednictwem Internetu. Tak organizowane transakcje wymagają również zdalnie wykonanej opłaty, zwykle jest to przelew bankowy. Wyciąg z banku z zarejestrowanymi wpłatami za dokonane zakupy również może w takiej sytuacji stanowić dowód księgowy. Ważne jest jednak, by każdy wykonany przelew był dobrze opisany. Tylko taki można potraktować jako dowód księgowy. Sposobem na to jest automatyzacja płatności. Wówczas, tytuł przelewu sam się podstawia, jest więc na pewno prawidłowo opisany.
Uznawanym i poważanym dowodem jest również nota księgowa i dokument wewnętrzny. Nota księgowa to dokument , który wystawiany jest wówczas, gdy trzeba wprowadzić poprawki do już zaksięgowanego dowodu księgowego, w którym jednak zaszły zmiany lub pojawiły się błędy. Nota może być ujemna (koszt) lub dodatnia(zysk), wówczas musi być zapisana w odpowiedniej rubryce.
Natomiast dokument wewnętrzny jest to opracowany przez firmę dokument, którym posługują się wyłącznie w danym przedsiębiorstwie. Warto zadbać o to, by raz opracowany dokument księgowy był stosowany stale i konsekwentnie. W ten sposób można uniknąć bałaganu. Stosowane konsekwentnie dokumenty to również sposób na usprawnienie i przyspieszenie działań.