Osoby prowadzące działalność gospodarczą mają możliwość wrzucić w koszty jej prowadzenia pewne usługi lub towary. Pozwala to na zmniejszenie podstawy opodatkowania oraz odliczenie VAT-u. Co możemy zaliczyć do kosztów firmowych?
Czym jest koszt firmowy?
Kosztami firmowymi nazywamy koszty służące osiągnięciu przychodu z działalności gospodarczej, zachowaniu jego źródła lub jego zabezpieczeniu. Im są one wyższe, tym przedsiębiorca płaci niższy podatek dochodowy. Popularne “wrzucanie w koszty” polega więc na pomniejszaniu przychodu firmy o koszty – efektem jest z kolei dochód. Koszty uzyskania przychodu możemy dokumentować za pomocą rachunków, faktur czy umów oraz rachunków do umów.
Co możemy wliczyć w koszty firmowe?
Istnieją pewne wydatki, które niezależnie od charakteru prowadzonej działalności, przedsiębiorca może bez przeszkód „wrzucać w koszty”. To m.in. czynsz, media i inne opłaty bezpośrednio związane z siedzibą firmy. Nie ma znaczenia, czy lokal jest wynajmowany, czy przedsiębiorca posiada go na własność. Podobnie, kosztami uzyskania przychodu będą koszty remontu biura oraz zakup wyposażenia, np. mebli biurowych. Dotyczy to również przypadków, w których właściciel firmy mieszka i prowadzi działalność w tym samym miejscu. Bez dwóch zdań w koszty firmy „wrzucić” można również zakup urządzeń elektronicznych, takich jak komputer, telefon, drukarka czy akcesoria komputerowe. Warto jednak pamiętać o tym, że sprzęty o wartości wyższej niż 10 tysięcy podlegają amortyzacji.
Do kosztów firmowych możemy zaliczyć także różnego rodzaju oprogramowania – np. pakiet Office – oraz koszty poniesione w związku z reklamą lub stroną internetową. Ponadto, w koszty firmowe z powodzeniem wliczymy wydatki związane z rozwojem – mowa o kursach, szkoleniach czy konferencjach. Za koszt mający na celu zabezpieczenie źródła przychodu uznaje się również pakiety ubezpieczeń – o ile dotyczą one majątku firmowego lub wykorzystywanego w celach firmowych. Jeśli posiadamy samochód należący do majątku firmy, w koszty jej prowadzenia możemy wliczyć także wydatki związane z zakupem paliwa (20% lub 75%).
Czego nie można zaliczyć do kosztów firmowych?
Robiąc zakupy warto pamiętać, że w przypadku niestandardowych wydatków urząd może uznać je za wydatki prywatne. Podczas kontroli podatkowej przedsiębiorca może zostać poproszony o udowodnienie, że dany wydatek zalicza się do kosztów uzyskania przychodu. W związku z zapisami z art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie można zaliczyć do nich m.in. ubezpieczenia na życie, pakietów medycznych, kosztów związanych z ochroną zdrowia, okularów korekcyjnych czy soczewek. W koszty firmy nie wliczymy również wejściówek na siłownię czy basen, kursów językowych dla dziecka, ubezpieczeń na podróż czy też dekoracji do lokalu mieszkaniowego, będącego jednocześnie siedzibą firmy. Ponadto, do kosztów firmowych nie będziemy mogli zaliczyć abonamentu komórkowego czy Internetu – zazwyczaj używamy ich także do celów prywatnych. Wyjątek stanowi osobno wykupiony pakiet Internetu mobilnego, wykorzystywanego wyłącznie do pracy – np. w podróży służbowej.