Działalność gospodarczą można prowadzić w siedzibie, poza jej granicami, jak również we własnym mieszkaniu. O ile, w przypadku siedziby firmy w osobnym budynku, czy pracy w terenie, rozliczenie kosztów związanych z utrzymaniem siedziby i podróży służbowych jest w miarę proste i jasne, o tyle, prowadzenie działalności gospodarczej we własnym mieszkaniu kieruje się nieco innymi prawami i rozliczanie powinno być prowadzone zgodnie z wytycznymi zawartymi w specjalnych przepisach.

 

• Działalność gospodarcza w siedzibie zewnętrznej lub w terenie

 

Wynajem biura, lokalu lub całego budynku na cele prowadzenia działalności wymaga zawarcia umowy  i rozliczania opłat za pomocą faktur. Przedsiębiorca otrzymuje faktury za użytkowanie lokalu lub budynku, które może sobie w całości wpisać jako koszty uzyskania przychodu, ponieważ rzeczywiście te koszty stanowią. Nie ma tu żadnych wątpliwości, co do tego, że poniesiony wydatek wiąże się z generowaniem zysków lub zabezpieczeniem ich źródła. W związku z tym sprawa jest prosta i jednoznaczna.

W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej w terenie, należy zarejestrować samochód przeznaczony do celów działalności gospodarczej, założyć odpowiednie rejestry, w tym rejestr kilometrów i rozliczać koszty związane z przejazdem (paliwo), jak również utrzymaniem i serwisowaniem pojazdu (zakup oleju, płynu chłodniczego, płynu do spryskiwaczy, remonty i naprawy auta). Wszystkie poniesione wydatki powinny być udokumentowane za pomocą faktur zakupowych, co stanowi podstawę do wprowadzenia tychże wydatków do kosztów uzyskania przychodu. Sprawa jest w tej sytuacji również prosta i jednoznaczna i nie wymaga szczególnych dodatkowych wyjaśnień.

 

• Prowadzenie działalności we własnym mieszkaniu

 

Nieco inaczej prezentuje się sytuacja, gdy działalność gospodarcza prowadzona jest w mieszkaniu, które ten przedsiębiorca zamieszkuje. Komplikacje wprowadza fakt, że ten sam lokal użytkowany jest do celów prywatnych i firmowych. Trudno bowiem ocenić, kiedy przedsiębiorca jest po prostu lokatorem w danym budynku, a kiedy jest przedsiębiorcą.

Dla ułatwienia i wprowadzenia swego rodzaju ładu i porządku, ustawodawca wprowadzić wytyczne, które mają pomóc w dokonywaniu tego rodzaju rozliczeń.

 

• Rozliczenie wydatków na mieszkanie

 

Decydując się na zarejestrowanie własnej działalności gospodarczej we własnym mieszkaniu, trzeba w pierwszej kolejności przygotować specjalne oświadczenie, w którym jednoznacznie zostanie określone, jaka część mieszkania jest użytkowana na cele firmowe.

Po określeniu, jaki procent mieszkania zostanie przeznaczony na cele działalności gospodarczej, można przystąpić do określania i ustalania kosztów, jakie będzie można rozliczyć w charakterze kosztów uzyskania przychodu, a jakie muszą pozostać kosztami prywatnymi przedsiębiorcy.

Część mieszkania, która zostanie przeznaczona do użytkowania na cele firmowe powinna być wyrażona w metrach. Następnie wylicza się procentowy udział metrażu firmowego w całości mieszkania. Przy rozliczaniu czynszu za to mieszkanie, stosuje się te same proporcje procentowe, co w przypadku określania metrażu. Jeżeli więc, na cele firmowe użytkowane jest 15% powierzchni mieszkania, to w koszty uzyskania przychodu zaliczyć można również 15% czynszu.

Podobną zasadę można zastosować również do rozliczania mediów. Można oczywiście założyć odrębne liczniki i na ich podstawie rozliczać media, ale jest to kosztowne i mało korzystne dla przedsiębiorcy. Zastosowanie zaś przelicznika procentowego jest wygodniejsze, prostsze, mniej czasochłonne i korzystniejsze finansowo dla samego przedsiębiorcy.

Prowadzenie działalności gospodarczej we własnym mieszkaniu to sposób na oszczędności – nie trzeba ponosić kosztów związanych z wynajmem biura, ale jednocześnie, nie wyklucza generowania kosztów prowadzonej działalności, które są przedsiębiorcy potrzebne do obniżenia podstawy opodatkowania.

Czynsz i media i tak należy opłacić, jeżeli więc te koszty można wprowadzić do kosztów prowadzonej działalności, to jest sytuacja zarazem korzystna i wygodna.