Prowadzenie własnej działalności gospodarczej bardzo często zaczyna się od pracy we własnym mieszkaniu. Organizowane jest tam biuro, małe centrum dowodzenia, z którego można monitorować zlecenia, nawiązywać współpracę z klientem, a wielokrotnie również wykonywać zlecenia, jeżeli nie wymagają one specjalnych warunków. Czy takie działanie z mieszkania jest więc zgodne z prawem? Czy nie trzeba mieć na to specjalnego pozwolenia? Co z sąsiadami i zgłoszeniem działalności do spółdzielni? Oto najważniejsze w tym temacie kwestie.

Koszty prowadzenia działalności

Prowadzenie działalności we własnym mieszkaniu to przede wszystkim znaczna oszczędność pieniędzy. Ta oszczędność pojawia się w tym, że nie trzeba płacić za wynajem osobnego biura. Nie trzeba pokrywać kosztów związanych z jego utrzymaniem i wyposażeniem. To dużo. Tym bardziej, że utrzymanie mieszkania i tak trzeba opłacić, i tak trzeba ponieść związane z nim koszty.

Dodatkowa oszczędność pojawia się właśnie w możliwości włączenia utrzymania mieszkania do kosztów prowadzenia przez siebie działalności. Nie można oczywiście włączyć całego mieszkania i opłat za całe mieszkanie jako do kosztów prowadzonego przez siebie przedsiębiorstwa. Przede wszystkim dlatego nie można tego zrobić, gdyż jest to przestrzeń współdzielona. Spędzany jest tam nie tylko czas na pracę, ale również czas prywatny, przeznaczony na odpoczynek. Trzeba więc oszacować, jaką powierzchnię zajmuje przestrzeń przeznaczona na pracę i jaki procent całego mieszkania ta powierzchnia stanowi. Następnie, proporcjonalnie, odpowiedni procent należy odliczyć od czynszu i mediów. Tę odliczoną część dopiero można policzyć jako koszty uzyskania przychodu, które zmniejszają podstawę opodatkowania.

Dlaczego należy wykonać takie zabiegi? Ponieważ przepisy jasno mówią, że do kosztów prowadzenia działalności można zaliczyć wyłącznie te wydatki, które bezpośrednio zostały poniesione na uzyskanie określonego dochodu. Tymi wydatkami nie może być utrzymanie mieszkania, w którym się po prostu mieszka.

Natomiast, jeżeli część mieszkania jest przeznaczona na prowadzenie działalności i tam wykonywane są prace, które mają na celu pozyskanie klientów, zleceń lub realizację zleceń, to jak najbardziej, tę część czynszu i mediów można w kosztach uwzględnić i odjąć.

Sprawy formalne

Co do zasady, nie trzeba zgłaszać prowadzenia działalności we własnym mieszkaniu ani w spółdzielni, ani sąsiadom. Wyjątek stanowi plan otwarcia gabinetu lekarskiego czy zakładu fryzjerskiego w mieszkaniu prywatnym. Na takie działania trzeba już uzyskać zgodę. Jeżeli jednak mieszkanie służy wyłącznie do nawiązywania kontaktów telefonicznych czy mailowych z klientami, to nie ma takiej konieczności, by gdziekolwiek było to zgłoszone lub też, by trzeba było pytać o zgodę na taką działalność pozostałych lokatorów w budynku.

Zmianę sposobu użytkowania lokalu trzeba jednak zgłosić w starostwie, o ile do takiej zmiany rzeczywiście dochodzi. Jeżeli cała zmiana polega wyłącznie na tym, że przedsiębiorca będzie trzymał na półce dokumenty, a przy biurku będzie prowadził negocjacje telefoniczne czy emailowe, to nie dochodzi do żadnej zmiany użytkowania. Nie ma więc konieczności zgłaszania. Jeżeli trzeba dokonać zmian w konstrukcji mieszkania, będą prowadzone prace budowlane, których celem będzie dostosowanie mieszkania do zmian użytkowania należy zgłosić wraz z niezbędnymi dokumentami potwierdzającymi prawo do lokalu, plany zagospodarowania przestrzennego i dane techniczne budynku.

W niektórych sytuacjach konieczne jest również odprowadzenie nieco wyższego podatku od nieruchomości, jeżeli lokal przeznaczony jest, nawet w części, do prowadzenia działalności gospodarczej. Przed rozpoczęciem pracy i przed rejestracją w danym lokalu swojej firmy, warto te okoliczności sprawdzić i zweryfikować, by po czasie, urząd skarbowy nie zainteresował się tym tematem.