CEIDG – co to jest i jak zmienić formę opodatkowania?

Rejestracja i prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej w Polsce wymaga wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). To scentralizowany system, który ułatwia załatwienie formalności, przechowuje dane przedsiębiorców i integruje obsługę z urzędami skarbowymi, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w zakresie ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego oraz w przypadku rolników Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, odpowiedzialnej za system ubezpieczenia społecznego rolników. Wybór formy opodatkowania to jedna z pierwszych decyzji po założeniu firmy, a CEIDG pozwala później zaktualizować ten wybór.

Najważniejsze informacje

1. CEIDG prowadzi minister właściwy do spraw gospodarki i jest publiczną bazą danych o osobach fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz wspólnikach spółek cywilnych.
2. Wpis do CEIDG i aktualizacja danych odbywa się przez formularz CEIDG‑1 – wniosek ten umożliwia zarówno rejestrację firmy, jak i zgłoszenie zmian, w tym formy opodatkowania.
3. Ustawodawca przewiduje cztery formy opodatkowania działalności: skalę podatkową, podatek liniowy, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych oraz kartę podatkową (kartę podatkową mogą od 2022 r. stosować wyłącznie podatnicy kontynuujący tę formę opodatkowania).
4. Oświadczenie o wyborze podatku liniowego lub ryczałtu składa się co do zasady do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnięto pierwszy przychód w roku podatkowym.

Rola CEIDG w działalności gospodarczej

CEIDG to centralny, elektroniczny rejestr przedsiębiorców prowadzony w systemie teleinformatycznym przez ministra odpowiedzialnego za gospodarkę. Celem rejestru jest ewidencjonowanie przedsiębiorców będących osobami fizycznymi, udostępnianie informacji o nich oraz informowanie o zakresie i terminie zmian wpisów. Zasady działania ewidencji reguluje ustawa o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej z 2018 r.

W rejestrze gromadzone są dane identyfikacyjne (imię i nazwisko, firma, NIP, REGON) oraz dane dotyczące działalności m.in. kody PKD zgodne z Polską Klasyfikacją Działalności, data rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej, data jej zawieszenia, wznowienia lub zakończenia. Przechowuje się też dane kontaktowe, w szczególności adres poczty elektronicznej i adres strony internetowej, jeżeli przedsiębiorca wyrazi zgodę na ich udostępnianie. Dzięki CEIDG każdy może bezpłatnie sprawdzić, czy osoba, z którą chce nawiązać współpracę, rzeczywiście prowadzi działalność gospodarczą, a przedsiębiorca ma obowiązek dbać o poprawność i aktualność podanych informacji. Dane w CEIDG są jawne i dostępne przez cały okres prowadzenia działalności, a po wykreśleniu przedsiębiorcy z ewidencji działalności gospodarczej co do zasady przechowuje się je jeszcze przez 10 lat od dnia wykreślenia wpisu lub od dnia złożenia wniosku o niepodjęciu działalności. Z uwagi na to, że przez ten czas informacje pozostają publicznie dostępne, warto rozważyć wskazanie w rejestrze adresu do doręczeń innego niż adres domowy, aby lepiej chronić swoją prywatność.

Rejestracja i aktualizacja wpisu w CEIDG

Rejestracji działalności dokonuje się poprzez złożenie wniosku CEIDG‑1. Wniosek ten umożliwia jednoczesne uzyskanie numeru NIP i REGON, pełni funkcję zgłoszenia identyfikacyjnego do urzędu skarbowego, przekazuje dane do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego w celu rozliczania ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego oraz pozwala wskazać wybraną formę opłacania podatku dochodowego. Formularz można złożyć elektronicznie (z wykorzystaniem profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego), osobiście w urzędzie gminy albo przesłać pocztą. Po wypełnieniu wniosku system przekazuje dane do właściwych urzędów, dzięki czemu przedsiębiorca unika wielokrotnego kontaktu z różnymi instytucjami.

Zmiany dotyczące prowadzonej działalności np. aktualizacja adresu, rozszerzenie kodów PKD, zawieszenie działalności gospodarczej lub wznowienie wykonywania działalności gospodarczej czy rezygnacja z pełnomocnika – zgłasza się również poprzez aktualizację wpisu CEIDG. Warto pamiętać, że domniemywa się prawdziwość danych podanych w rejestrze. Ich nieaktualność może skutkować odpowiedzialnością cywilną i utrudnić kontakt z urzędami.

Formy opodatkowania jednoosobowej działalności

Dochody z pozarolniczej jednoosobowej działalności gospodarczej mogą być opodatkowane czterema formami: według skali podatkowej lub podatku liniowego 19% na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych albo karty podatkowej na podstawie ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym. W praktyce nowi przedsiębiorcy mogą wybrać skalę podatkową, podatek liniowy albo ryczałt, natomiast karta podatkowa jest dostępna tylko dla tych podatników, którzy korzystali z niej już wcześniej i spełniają określone warunki kontynuacji.

• Skala podatkowa – jest to podstawowa forma opodatkowania, w której podatek wynosi 12% od dochodu do 120 000 zł oraz 32% od nadwyżki ponad tę kwotę. Wybór tej formy następuje „z automatu”, jeżeli przedsiębiorca nie złoży oświadczenia o wyborze innej formy opodatkowania, więc nie ma obowiązku składania odrębnego wniosku do urzędu skarbowego, aby rozliczać się według skali.
• Podatek liniowy – w tej formie stawka podatku od dochodu z pozarolniczej działalności gospodarczej wynosi 19% niezależnie od wysokości osiągniętego dochodu. Samo świadczenie usług na rzecz obecnego lub byłego pracodawcy w ramach działalności gospodarczej jest dopuszczalne. Jeżeli jednak podatnik opodatkowany liniowo uzyska w danym roku podatkowym z tej działalności przychody ze świadczenia usług na rzecz obecnego lub byłego pracodawcy, odpowiadających czynnościom wykonywanym u niego w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy, traci za ten rok prawo do opodatkowania liniowego. W takiej sytuacji musi rozliczyć dochód według skali podatkowej i dopłacić różnicę wraz z odsetkami za zwłokę. O wyborze podatku liniowego należy poinformować naczelnika urzędu skarbowego w ustawowym terminie, na przykład poprzez złożenie odpowiednio wypełnionego wniosku CEIDG-1.
• Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – w tej formie podatek płacony jest od przychodu (bez pomniejszania o koszty uzyskania przychodu) według stawek od 2% do 17%, zależnie od rodzaju prowadzonej działalności. Skorzystanie z ryczałtu jest możliwe tylko wtedy, gdy przychody z działalności mieszczą się w limitach określonych w ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym oraz gdy podatnik nie wykonuje działalności wyłączonej z tej formy opodatkowania (na przykład niektórych usług specjalistycznych lub wolnych zawodów wskazanych w przepisach).

Wybór właściwej formy opodatkowania zależy od specyfiki działalności, planowanych kosztów i wysokości obrotów. Przy podatku liniowym i skali można odliczać koszty uzyskania przychodu, natomiast ryczałt jest korzystny, gdy koszty są niskie, a stawka ryczałtu niższa od stawek podatku dochodowego.

Jak zmienić formę opodatkowania w CEIDG?

Prawo pozwala zmienić formę opodatkowania w trakcie roku podatkowego, ale obowiązują ściśle określone terminy. Według art. 9a ustawy o PIT podatnik może wybrać sposób opodatkowania dochodów z pozarolniczej działalności gospodarczej, składając oświadczenie do naczelnika urzędu skarbowego do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym został osiągnięty pierwszy przychód w roku podatkowym. Jeżeli pierwszy przychód uzyskano w grudniu, terminem jest ostatni dzień roku podatkowego. Wyboru można dokonać albo przez aktualizację wniosku CEIDG‑1, albo poprzez samodzielnie sporządzone oświadczenie złożone w urzędzie skarbowym.

Zmiana formy opodatkowania wymaga kilku czynności: po pierwsze należy ustalić, w którym miesiącu uzyskano pierwszy przychód w danym roku, gdyż od tego zależy data graniczna na złożenie oświadczenia (20. dzień następnego miesiąca np. dla przychodu ze stycznia termin upływa 20 lutego). Po ustaleniu terminu przedsiębiorca wypełnia formularz CEIDG‑1 w serwisie biznes.gov.pl, wybierając „Wniosek o zmianę danych firmy” i wskazując nową formę opodatkowania. Wniosek można też złożyć w urzędzie gminy lub przesłać pocztą. Następnie należy podpisać dokument podpisem kwalifikowanym, e‑dowodem lub profilem zaufanym i wysłać go do CEIDG. Samo podpisanie nie wystarczy – wniosek musi zostać nadany, a po jego wysłaniu przedsiębiorca otrzymuje Urzędowe Potwierdzenie Odbioru. Złożony wniosek jest weryfikowany, a poprawne zgłoszenia trafiają do urzędu skarbowego, a po przyjęciu wniosek pojawi się w Koncie Przedsiębiorcy wraz z potwierdzeniami. Dobrą praktyką jest zachowanie wszystkich dokumentów i potwierdzeń. Podkreślmy, że wybór liniowej lub ryczałtowej formy opodatkowania dotyczy również lat następnych, chyba że w kolejnym roku podatnik w tym samym terminie zawiadomi urząd skarbowy o rezygnacji z tej formy.

Przykłady praktyczne

Przykład 1 – zmiana z podatku liniowego na skalę

Przedsiębiorca osiągnął pierwszy przychód 15 stycznia 2025 r. i chce rozliczać się na zasadach ogólnych. Do 20 lutego 2025 musi złożyć aktualizację wniosku CEIDG‑1, zaznaczając skalę podatkową. Po tym terminie pozostanie przy podatku liniowym do końca roku.

Przykład 2 – wznowienie działalności i zmiana z ryczałtu na skalę

Osoba prowadząca działalność zawiesiła ją w 2023 r., a w lutym 2025 r. wznowiła działalność i pragnie przejść z ryczałtu na skalę podatkową. Jeżeli pierwszy przychód po wznowieniu nastąpi w lutym, oświadczenie o zmianie należy złożyć najpóźniej 20 marca 2025.

Korzyści i obowiązki przedsiębiorcy

Korzystanie z CEIDG przynosi wymierne korzyści:

• umożliwia zdalne załatwienie formalności,
• zapewnia publiczny dostęp do danych o przedsiębiorcy,
• zwiększa transparentność obrotu gospodarczego.

Rejestr ułatwia weryfikację kontrahentów, a dzięki integracji z ZUS i GUS jedno zgłoszenie przekazuje potrzebne informacje do wielu instytucji. Jednocześnie wpis do CEIDG wiąże się z obowiązkiem terminowego aktualizowania danych – niedopełnienie tego obowiązku może skutkować odpowiedzialnością cywilną, grzywną albo problemami w kontaktach z urzędami. Osoba fizyczna wpisana do CEIDG nie ma osobowości prawnej jak spółki kapitałowe, a odpowiedzialność za zobowiązania z wykonywania działalności gospodarczej może wpływać na majątek objęty małżeńskiej wspólności majątkowej. Przedsiębiorca ma także stałe obowiązki wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w zakresie ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, niezależnie od wybranej formy opodatkowania.

Przedsiębiorcy powinni zadbać o właściwy wybór formy opodatkowania. Skala podatkowa pozwala na korzystanie z ulg i preferencji (np. wspólne rozliczenie z małżonkiem), ale stawka podatku rośnie wraz z dochodem. Podatek liniowy jest prosty w rozliczeniu, lecz wyklucza niektóre ulgi. Ryczałt sprawdza się przy niewielkich kosztach działalności. Decyzję warto skonsultować z doradcą podatkowym albo skorzystać z kalkulatorów dostępnych w internecie. W codziennej pracy pomocne są proste programy do fakturowania i księgowości online. Jednym z takich narzędzi jest SzybkaFaktura.pl – program, który wystawia faktury, monitoruje płatności, pomaga w obliczaniu podatków oraz przygotowuje pliki JPK, które ułatwiają pilnowanie terminów podatkowych i ograniczają ryzyko błędów.

Podsumowanie

CEIDG jest centralnym rejestrem ułatwiającym zakładanie i prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej w Polsce. Rejestracja w CEIDG umożliwia jednoczesne uzyskanie NIP, REGON i zgłoszenie do ZUS, a dane przedsiębiorców są jawne i dostępne online. Przedsiębiorca ma obowiązek dbać o aktualność danych objętych wpisem w CEIDG i zmiany tych danych zgłasza na formularzu CEIDG-1. Wybór lub zmiana formy opodatkowania następuje poprzez złożenie oświadczenia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, przy czym oświadczenie to można złożyć także za pośrednictwem aktualizacji wpisu w CEIDG. Wybór podatku liniowego lub ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych wymaga złożenia w ustawowym terminie oświadczenia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego (np. poprzez wniosek CEIDG-1), natomiast rozliczanie według skali podatkowej następuje automatycznie, jeżeli przedsiębiorca nie wybierze innej formy opodatkowania.

FAQ – najczęstsze informację o CEIDG