Każdy przedsiębiorca dąży do ułatwień dla siebie i dla swoich pracowników. Fakturowanie i rozliczanie często może spędzać sen z powiek. Sterty dokumentów, które trzeba przechowywać oraz przeglądać nie zachęca do pracy. Prowadzenie E-faktury może przynieść wiele korzyści w firmie. Uporządkowany system i wszystkie ważne dokumenty w jednym miejscy ulepszą i przyśpieszą pracę księgowej oraz właściciela. W przypadku potrzeby znalezienia jednej, konkretnej faktury nie będzie potrzeby przeglądania wszystkich dokumentów, aby znaleźć ten jeden.
Co to jest e-faktura?
E-faktura to jedna z lepszych i korzystniejszych form rozliczenia. Jest to dokument, który można wystawić lub otrzymać za pośrednictwem centralnej bazy e-faktur (KSeF). Jest rozwiązaniem ekologicznym i ekonomicznym, co powinno przekonać szereg przedsiębiorców do korzystania z takiej możliwości. Wprowadzenie e-faktur to kolejny etap cyfryzacji usług administracyjnych. Ma pomóc w uszczelnieniu systemu podatkowego oraz zmniejszyć występowanie nieprawidłowości podczas rozliczania podatku VAT. E-faktura usprawni również identyfikację oszustów podatkowych.
Usprawnienie pracy
Jak wiadomo, czas pracownika jest niezwykle cenny. Doba ma 24 godzin, a czas spędzany w pracy to przeważnie 8 godzin. W tym czasie nie zawsze udaje się zrealizować wszystkie założone cele. Często zdarza się, że pracownik musi zostawać po godzinach. Nie jest to dobre rozwiązanie ani dla firmy, ani dla osoby, która musi być dłużej w pracy. Przemęczenie może powodować pomyłki, które mogą być kosztowne i stresujące. Dlatego wprowadzenie e-faktury może znacząco odciążyć pracownika zajmującego się księgowością. System elektroniczny jest intuicyjny, dlatego ni potrzeba specjalistycznych szkoleń. Zamiast przeglądania ogromniej ilości dokumentów, można wszystko odnaleźć w wersji elektronicznej. Będzie to znacznie szybsze i przyjemniejsze.
E-faktura – organizacja i koordynacja
Często, aby firma dobrze prosperowała, konieczna jest integracja wielu działów. Zdarza się, że potrzebne są również osoby z zewnątrz, jak partnerzy handlowi. W takim przypadku obsługa jednej faktury może trwać nawet kilka dni. Przy e-fakturze ten czas zostanie skrócony do minimum. Systemy internetowe pozwalają uzyskać dostęp do danego dokumentu niezależnie od lokalizacji. Wystarczy kilka kliknięć, a potrzebna faktura wyświetli się w odpowiednim miejscu. Należy jednak pamiętać o bezpieczeństwie. Hasła do wszystkich systemów powinny być silne i regularnie zmieniane, aby niepożądane osoby nie uzyskały dostępu do danych poufnych.
Obowiązkowa e-faktura
Ministerstwo Finansów wprowadza ustawę, w której od 1 stycznia 2022 roku będzie obowiązywać e-faktura. Jednak w pierwszym roku korzystanie z tej formy będzie dobrowolne. Osoby, które będą chciały sprawdzić nowy system, mają możliwość korzystania z okresu próbnego, który rozpoczął się w październiku 2021 roku. Obowiązek korzystania z e-faktury dla wszystkich rozpocznie się 1 stycznia 2023 roku. Obecnie można korzystać z faktur papierowych, faktur elektronicznych oraz z e-faktury.