Uprawnienia w KSeF: jak nadać je biuru rachunkowemu?

Uprawnienia w KSeF można nadać elektronicznie w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 lub programie połączonym z API. Formularz ZAW-FA służy przede wszystkim podmiotom, które nie mogą uwierzytelnić się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Klient może upoważnić konkretną osobę fizyczną albo biuro rachunkowe, a także pozwolić biuru na delegowanie dostępu pracownikom. To rozróżnienie ma praktyczne znaczenie dla właścicieli firm, członków zarządów, księgowych i pracowników administracji. Nieprawidłowe nadanie uprawnień może pozbawić księgowość możliwości wystawiania faktur lub zapewnić jej zbyt szeroki dostęp do dokumentów. Poniżej omawiamy aktualne zasady KSeF 2.0, instrukcje dla JDG i spółek, model obsługi przez biuro rachunkowe oraz wyjątki dotyczące samofakturowania i jednostek podrzędnych.

Najważniejsze informacje

1. Od 1 lutego 2026 r. nadawanie uprawnień i zarządzanie nimi odbywa się w KSeF 2.0. Formularz ZAW-FA(3) można złożyć papierowo, przez e-Urząd Skarbowy albo e-Doręczenia.
2. Podatnik może nadać biuru rachunkowemu uprawnienie do wystawiania faktur i dostęp do faktur, a także pozwolić mu na przekazywanie tych uprawnień pracownikom.
3. Uprawniona osoba wykonująca operacje na fakturach działa we właściwym kontekście podatnika, jednak m.in. nabywca w samofakturowaniu oraz pośrednik delegujący dalsze uprawnienia wykonują określone operacje we własnym kontekście.
4. Dostęp musi odebrać podatnik lub osoba uprawniona do zarządzania uprawnieniami. Samo zakończenie umowy z biurem rachunkowym nie powoduje usunięcia dostępu w systemie.

Czym są uprawnienia w KSeF?

Krajowy System e-Faktur rozdziela potwierdzenie tożsamości od prawa do wykonywania określonych operacji. Uwierzytelnienie odpowiada na pytanie, kto loguje się do systemu. Autoryzacja pozwala natomiast sprawdzić, czy dana osoba lub podmiot może wykonywać określone czynności w kontekście konkretnego podatnika, na przykład wystawiać faktury albo mieć do nich dostęp.

Uwierzytelnienie a uprawnienia

W praktyce KSeF i uprawnienia tworzą jeden mechanizm kontroli. System najpierw rozpoznaje użytkownika, a następnie sprawdza, czy może on działać w imieniu podatnika.

Do wykonywania operacji w KSeF wymagających autoryzacji potrzebne są co do zasady dwa elementy:

• uwierzytelnienie – pozwalające potwierdzić tożsamość osoby lub podmiotu,
• odpowiednie uprawnienia – określające, jakie działania można wykonywać w danym kontekście.

Nie każda forma dostępu do dokumentu w KSeF wymaga jednak uwierzytelnienia i posiadania uprawnień użytkownika. W przypadkach przewidzianych dla dostępu do konkretnej faktury możliwe jest jej uzyskanie bez uwierzytelnienia w systemie, po spełnieniu wymaganych warunków identyfikacyjnych.

Samo zalogowanie nie daje prawa do przeglądania faktur każdej firmy, z którą dana osoba współpracuje. Dostęp do systemu pozwala wejść do aplikacji, ale dopiero nadane uprawnienia określają, czy można na przykład wystawiać lub przeglądać dokumenty.

Jak uzyskać dostęp do KSeF?

Dostęp do KSeF nie wymaga zakładania osobnego konta. Korzystanie z systemu można przedstawić w kilku krokach:

1. Przejść do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0
   Dostęp do aplikacji jest możliwy z oficjalnego portalu KSeF Ministerstwa Finansów.
2. Uwierzytelnić się w systemie
   Osoba fizyczna może skorzystać z login.gov.pl, w tym między innymi z Profilu Zaufanego, aplikacji mObywatel, bankowości elektronicznej lub e-dowodu. Można również użyć kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Podmiot może uwierzytelnić się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
3. Wskazać właściwy kontekst
   Po zalogowaniu wskazuje się NIP lub inny właściwy identyfikator kontekstu.
4. Korzystać z uprawnień przypisanych do danego kontekstu
   Profil Zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny pozwala zidentyfikować osobę fizyczną, ale nie zastępuje uprawnień. Podpis kwalifikowany potwierdza tożsamość osoby, a pieczęć elektroniczna – tożsamość podmiotu.

W standardowym modelu przy działaniu w imieniu podatnika wybiera się kontekst tego podatnika. W przypadku samofakturowania nabywca działa natomiast we własnym kontekście.

Ta sama osoba fizyczna może mieć inne uprawnienia w KSeF swojej firmy, inne u pracodawcy, a jeszcze inne u klienta biura rachunkowego. Samo uwierzytelnienie za pomocą Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego nie daje prawa do wystawiania faktur ani przeglądania dokumentów cudzej firmy.

Jakie są rodzaje uprawnień w KSeF 2.0?

Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur określa rodzaje uprawnień obejmujące ich nadawanie i odbieranie, wystawianie faktur i dostęp do nich, samofakturowanie oraz wystawianie faktur VAT RR i VAT RR KOREKTA. W aplikacji i podręczniku zakres ten przedstawiono w bardziej praktyczny sposób.

Ministerstwo Finansów wyróżnia również modele uprawnień dostosowane do podatników, pośredników i podmiotów szczególnych. Sposób ich nadawania zależy od tego, czy dostęp ma otrzymać konkretny pracownik, biuro rachunkowe, nabywca w procedurze samofakturowania czy administrator jednostek podrzędnych. Dla większości przedsiębiorców najważniejsze są model standardowy oraz uprawnienia pośrednie dla biura rachunkowego.

Potoczne określenia „uprawnienie do odbierania faktur” i „uprawnienie do przeglądania faktur” oznaczają w praktyce dostęp do faktur. KSeF systemowo odbiera dokumenty przypisane podatnikowi, ale konkretna osoba potrzebuje uprawnienia, aby móc je wyszukiwać i pobierać. Dlatego przy ustalaniu zakresu warto posługiwać się oficjalną nazwą widoczną w aplikacji, czyli „dostęp do faktur”.

Otrzymanie faktury ustrukturyzowanej w KSeF przez podatnika nie zależy od tego, czy konkretny pracownik jest w danym momencie zalogowany do systemu. Do wykonywania operacji wymagających autoryzacji w kontekście podatnika konieczne są odpowiednie uprawnienia i właściwe uwierzytelnienie, przy czym uprawnienia nie zawsze muszą być nadane konkretnej osobie fizycznej. Podatnik niebędący osobą fizyczną może korzystać z przysługujących mu uprawnień po skutecznym uwierzytelnieniu kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Dostęp do faktur oraz wystawianie faktur stanowią odrębne uprawnienia.

Czym różnią się uprawnienia właścicielskie, bezpośrednie i pośrednie w KSeF?

Modele uprawnień określają, z czego wynika dostęp do systemu.

Uprawnienia właścicielskie

Uprawnienia właścicielskie są pierwotne i przypisane systemowo do NIP podatnika. W przypadku JDG można z nich korzystać po uwierzytelnieniu. Jeśli podmiot niebędący osobą fizyczną ma kwalifikowaną pieczęć elektroniczną zawierającą NIP, można uwierzytelnić się za jej pomocą i działać na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich.

Uprawnienia bezpośrednie

Uprawnienia bezpośrednie nadaje podatnik albo osoba zarządzająca uprawnieniami w jego kontekście. W przypadku JDG można na przykład wskazać konkretną osobę z księgowości i przyznać jej uprawnienie do wystawiania faktur oraz dostęp do faktur.

Jeśli zostanie jej również przekazane prawo do zarządzania uprawnieniami, będzie można nadawać uprawnienia kolejnym osobom lub podmiotom. W takim wariancie użytkownik działa na podstawie uprawnień otrzymanych bezpośrednio od podatnika lub administratora. Jeśli może zarządzać dostępem w imieniu podatnika, ma również możliwość nadawania dalszych uprawnień.

Każde takie rozszerzenie powinno odpowiadać zakresowi obowiązków konkretnej osoby fizycznej i zostać opisane w firmowej procedurze.

Uprawnienia pośrednie

Model uprawnień pośrednich jest przeznaczony przede wszystkim dla pośredników, takich jak biura rachunkowe. Podatnik nadaje innemu podmiotowi uprawnienie do wystawiania faktur lub dostęp do faktur i zezwala na ich dalsze przekazywanie.

Biuro, działając we własnym kontekście, może następnie przydzielać uprawnienia swoim pracownikom:

• dla jednego klienta,
• albo dla wszystkich klientów, którzy zgodzili się na delegowanie.

Pracownik nie może przekazać otrzymanych w ten sposób uprawnień kolejnej osobie.

Dalsze uprawnienia dotyczą wyłącznie wystawiania faktur i dostępu do faktur. Biuro jako uprawniony pośrednik decyduje, komu przydzielić obsługę klienta, ale nie przekazuje tej osobie ogólnego prawa do zarządzania uprawnieniami podatnika. Przy ustalaniu zakresu dalszych uprawnień należy określić, czy biuro może wskazywać osoby fizyczne wyłącznie do obsługi konkretnej firmy czy również do pracy z dokumentami wielu klientów.

Jak nadać uprawnienia w KSeF online krok po kroku?

Elektroniczne nadawanie uprawnień jest podstawowym sposobem zarządzania dostępem. Można do tego wykorzystać bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF 2.0 albo program komercyjny zintegrowany z API Krajowego Systemu e-Faktur. Od 1 lutego 2026 r. nowe operacje tego rodzaju wykonuje się wyłącznie w KSeF 2.0. Dawny KSeF 1.0 oraz Moduł Certyfikatów i Uprawnień przestały działać.

Uprawnienia można nadać w kilku krokach:

1. Uwierzytelnić się w systemie – można użyć login.gov.pl, kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
2. Wskazać podmiot – należy podać NIP podmiotu, w którego kontekście mają być nadawane uprawnienia, a następnie przejść do zarządzania uprawnieniami.
3. Wybrać odbiorcę uprawnienia – należy wskazać osobę fizyczną albo podmiot niebędący osobą fizyczną i podać wymagany identyfikator.
4. Określić zakres uprawnień – trzeba zaznaczyć odpowiednie uprawnienia, sprawdzić wybrany zakres i zatwierdzić operację.

Osobę fizyczną wskazuje się za pomocą NIP albo PESEL oraz imienia i nazwiska. Jeżeli nie podaje się NIP ani PESEL, należy podać datę urodzenia, a w przypadku nieposiadania NIP ani PESEL – także numer i serię dokumentu tożsamości wraz z krajem jego wydania. Jeżeli certyfikat kwalifikowanego podpisu nie zawiera NIP ani PESEL, podaje się również dane unikalne powiązane z tym certyfikatem. Podmiot niebędący osobą fizyczną wskazuje się za pomocą NIP i nazwy, a gdy certyfikat kwalifikowanej pieczęci nie zawiera NIP – także danych unikalnych powiązanych z tym certyfikatem.

Podmiot posiadający kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP może rozpocząć nadawanie uprawnień bez formularza ZAW-FA. Certyfikat pieczęci bez NIP wymaga wcześniejszego zgłoszenia danych unikalnych za pomocą ZAW-FA. Uprawnienia nadane elektronicznie nie wymagają wysyłania dodatkowego formularza.

Przed zatwierdzeniem należy sprawdzić, czy dana osoba rzeczywiście potrzebuje dostępu do faktur. W modelu standardowym dostęp obejmuje wszystkie faktury podatnika – sprzedażowe i zakupowe. Prawa do zarządzania uprawnieniami nie należy przyznawać każdemu, kto ma jedynie wystawiać lub odbierać faktury.

Po nadaniu uprawnień warto sprawdzić możliwość wystawiania faktur i przeprowadzić test dostępu do KSeF w kontekście firmy. Nie wymaga to zakładania osobnego konta ani udostępniania innej osobie własnego podpisu kwalifikowanego.

Kiedy trzeba złożyć ZAW-FA do KSeF?

ZAW-FA nie jest potrzebny każdej firmie. Formularz stosuje się przede wszystkim w następujących sytuacjach:

1. Gdy podatnik niebędący osobą fizyczną lub inny podmiot niebędący osobą fizyczną nie ma możliwości uwierzytelnienia się kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, nadanie lub odebranie uprawnień do korzystania z KSeF jest dokonywane przez ZAW-FA. Za pomocą ZAW-FA może zostać wskazana jedna osoba fizyczna posiadająca przewidziane dla niej uprawnienia do korzystania z KSeF. Przepisu przewidującego nadawanie lub odbieranie uprawnień za pomocą ZAW-FA nie stosuje się w przypadkach dotyczących samorządowych jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, urzędów gmin, starostw powiatowych, urzędów marszałkowskich, członków grup VAT oraz zakładów, oddziałów osób prawnych i innych wyodrębnionych jednostek wewnętrznych podatnika. Jeżeli kwalifikowana pieczęć elektroniczna podatnika nie zawiera jego NIP, podatnik może zgłosić w ZAW-FA dane unikalne powiązane z certyfikatem tej pieczęci. Po wprowadzeniu przez urząd danych z ZAW-FA do systemu możliwe jest uwierzytelnienie w KSeF przy użyciu tej pieczęci oraz weryfikacja posiadanych uprawnień. Jeżeli natomiast kwalifikowana pieczęć bez NIP należy do innego podmiotu, któremu podatnik nadaje uprawnienia, dane unikalne tej pieczęci podaje się elektronicznie przy nadawaniu uprawnień
2. Gdy zawiadomienie składa organ egzekucyjny.
   ZAW-FA składa się niezależnie od posiadania kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
3. Gdy trzeba zgłosić dane unikalne kwalifikowanego podpisu lub pieczęci. Jeżeli podatnik będący osobą fizyczną chce uwierzytelniać się w KSeF kwalifikowanym podpisem, którego certyfikat nie zawiera ani NIP, ani PESEL, zgłasza przez ZAW-FA dane unikalne tego certyfikatu. Jeżeli podatnik niebędący osobą fizyczną chce uwierzytelniać się w KSeF kwalifikowaną pieczęcią, której certyfikat nie zawiera NIP, zgłasza przez ZAW-FA dane unikalne tego certyfikatu. Jeżeli osoba fizyczna, której uprawnienie jest nadawane elektronicznie, ma uwierzytelniać się w KSeF kwalifikowanym podpisem, którego certyfikat nie zawiera ani NIP, ani PESEL, przy nadawaniu uprawnienia podaje się dane unikalne tego certyfikatu. Odpowiednio w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną, który ma uwierzytelniać się kwalifikowaną pieczęcią, której certyfikat nie zawiera NIP, przy nadawaniu uprawnienia podaje się dane unikalne tej pieczęci.
4. Gdy trzeba zmienić osobę wskazaną wcześniej w ZAW-FA.
   Najpierw odbiera się dotychczasowe uprawnienia, a następnie składa zawiadomienie wskazujące nową osobę.

Podmiot posiadający kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP nie musi składać ZAW-FA tylko po to, aby rozpocząć korzystanie z KSeF. Może uwierzytelnić się pieczęcią i elektronicznie nadać odpowiednie uprawnienia. Pieczęci nie powinno się przekazywać osobie z zewnątrz.

Osoba wskazana w ZAW-FA nie musi być członkiem zarządu. W przypadku ZAW-FA(3) składanego przez e-Urząd Skarbowy za organizację zawiadomienie może złożyć również użytkownik konta organizacji (UKO), w zakresie przewidzianym przez e-US. Dostęp do KSeF powstaje dopiero po zweryfikowaniu zawiadomienia przez urząd skarbowy i wprowadzeniu danych do systemu.

Po aktywacji wskazana osoba może zarządzać uprawnieniami, wystawiać i pobierać faktury oraz nadawać dalsze uprawnienia. Nie trzeba więc składać osobnego ZAW-FA dla każdego pracownika. Odebranie osobie wskazanej w ZAW-FA uprawnienia do zarządzania nie powoduje utraty uprawnień nadanych przez nią innym osobom, jednak powoduje odebranie uprawnień nadanych na dane unikalne podpisów, które zostały przez nią uprawnione w kontekście podatnika objętego ZAW-FA.

ZAW-FA(3) można złożyć osobiście, pocztą, przez e-Doręczenia albo za pomocą interaktywnego formularza w e-Urzędzie Skarbowym. Od 1 stycznia 2026 r. przesłanie ZAW-FA do urzędu skarbowego przez ePUAP nie stanowi skutecznego doręczenia.

Powiadomienie o wprowadzeniu danych wysyłane jest na adresy e-mail podane w formularzu. Do czasu obsłużenia zawiadomienia przez urząd nie należy zakładać, że wskazana osoba może już korzystać z KSeF.

Jak nadać biuru rachunkowemu uprawnienia w KSeF?

Podatnik może zapewnić zewnętrznemu biuru rachunkowemu dostęp na dwa sposoby.

1. Pierwszy polega na bezpośrednim nadaniu uprawnień konkretnej osobie fizycznej pracującej w biurze. W takim przypadku każda zmiana opiekuna wymaga działania klienta.
2. Drugi, zazwyczaj wygodniejszy wariant, polega na wskazaniu biura rachunkowego jako podmiotu za pomocą NIP i zezwoleniu mu na dalsze delegowanie uprawnień.

W drugim modelu klient przyznaje biuru uprawnienie do wystawiania faktur, dostęp do faktur albo oba zakresy. W aplikacji musi też zaznaczyć możliwość nadawania dalszych uprawnień. Biuro rachunkowe uwierzytelnia się następnie we własnym kontekście i wskazuje konkretną osobę fizyczną ze swojego zespołu. Może ograniczyć jej uprawnienia do jednego klienta albo rozszerzyć je na wszystkich klientów, którzy zgodzili się na taki model obsługi.

Rozwiązanie to nie zapewnia biuru automatycznego, zbiorczego wglądu w dokumenty wszystkich klientów. Aby pobierać lub wystawiać faktury konkretnej firmy, użytkownik działa w kontekście tego podatnika, wskazanym jego numerem NIP. Dzięki uprawnieniom pośrednim biuro może samodzielnie zarządzać składem zespołu. Pracownik otrzymuje jednak wyłącznie prawo do wystawiania faktur, dostęp do faktur albo oba te zakresy. Nie może przekazywać ich dalej.

Przykład 1. Biuro deleguje obsługę klienta

Spółka handlowa nadała biuru rachunkowemu uprawnienie do wystawiania faktur oraz dostęp do faktur, zezwalając jednocześnie na ich dalsze przekazywanie. Biuro wskazało osobę fizyczną prowadzącą księgowość tej spółki i ograniczyło jej dostęp wyłącznie do tego klienta. Inna księgowa, która zastępowała ją podczas urlopu, otrzymała czasowe uprawnienia. Biuro odebrało je po dwóch tygodniach. Klient nie musiał samodzielnie zmieniać listy pracowników biura, ale nadal mógł sprawdzić, jaki podmiot ma dostęp do jego dokumentów.

W takim układzie biuro może działać w imieniu klienta wyłącznie w przyznanym zakresie. Każda osoba fizyczna po stronie biura korzysta z własnej metody uwierzytelnienia. Nie powinna posługiwać się podpisem elektronicznym klienta ani współdzielonym Profilem Zaufanym.

Jakie uprawnienia w KSeF nadać biuru rachunkowemu?

Zakres uprawnień powinien odpowiadać zawartej umowie. Przed nadaniem dostępu warto ustalić przede wszystkim:

• czy biuro ma tylko księgować zakupy – w takim przypadku może wystarczyć dostęp do faktur bez prawa do ich wystawiania,
• czy biuro ma prowadzić sprzedaż w imieniu klienta – wtedy potrzebne będzie także uprawnienie do wystawiania faktur,
• czy biuro ma samodzielnie przypisywać pracowników do obsługi klienta – w takim przypadku uzasadniona jest zgoda na dalsze delegowanie,
• jak będą odbierane uprawnienia – zasady powinny obejmować zmiany w zespole oraz zakończenie współpracy.

Samo rozwiązanie umowy nie powoduje odebrania uprawnień w KSeF. Biuro nie może też samodzielnie zrezygnować z dostępu pośredniego otrzymanego od klienta. Uprawnienia musi odebrać podatnik albo osoba, która ma prawo do zarządzania nimi w jego kontekście.

Warto więc regularnie przeglądać listę osób i podmiotów mających dostęp do faktur oraz usuwać tych użytkowników, którzy nie uczestniczą już w obsłudze firmy.

Jak działają uprawnienia do samofakturowania w KSeF?

W procedurze samofakturowania nabywca wystawia fakturę w imieniu i na rzecz sprzedawcy. Wymaga to zawarcia odpowiedniej umowy oraz ustalenia procedury zatwierdzania faktur. Możliwość tę reguluje art. 106d ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Samo porozumienie między stronami nie zastępuje jednak autoryzacji w systemie. W praktyce procedura wygląda następująco:

1. Sprzedawca nadaje nabywcy uprawnienie do samofakturowania
   Sprzedawca albo osoba zarządzająca uprawnieniami w jego kontekście wskazuje nabywcę i nadaje mu specjalne uprawnienie do wystawiania faktur w procedurze samofakturowania.
2. Nabywca działa we własnym kontekście
   Nie trzeba przekazywać nabywcy uprawnień właścicielskich sprzedawcy. Korzysta się ze specjalnego uprawnienia nadanego przez sprzedawcę. Jako podatnik można jednocześnie mieć uprawnienia właścicielskie we własnym kontekście.
3. Można wskazać osobę fizyczną albo inny podmiot do wystawiania faktur
   Nabywca może upoważnić konkretną osobę fizyczną albo inny podmiot, w tym biuro rachunkowe, do wystawiania faktur.
4. Fakturę wystawia się z właściwym oznaczeniem
   Ostatecznie operację wykonuje uwierzytelniona osoba fizyczna lub system korzystający z właściwego poświadczenia. Na fakturze sprzedawca pozostaje w elemencie Podmiot1, nabywca w Podmiot2, a dokument zawiera oznaczenie „samofakturowanie”.

Kontrola dokumentów w tej procedurze powinna obejmować zgodność faktury z umową, ścieżkę akceptacji, poprawność danych i zakres dostępu. Samofakturowanie nie oznacza automatycznego przyznania nabywcy wglądu we wszystkie faktury sprzedawcy. Dostęp zależy od uprawnień nadanych w systemie.

Biuro uczestniczące w samofakturowaniu może otrzymać prawo do wystawiania faktur w imieniu klienta i przekazać je pracownikowi, jeśli wcześniejsze upoważnienie zezwala na dalsze delegowanie. Jeżeli w procedurze bierze udział pośrednik, uprawnienie może zostać przekazane konkretnej osobie fizycznej odpowiedzialnej za rozliczenie. Nadal należy oddzielać prawo do wystawiania faktur od dostępu do pozostałych dokumentów.

Przykład 2. Nabywca korzysta z samofakturowania

Producent komponentów uzgodnił z odbiorcą comiesięczne samofakturowanie dostaw. Producent wskazał nabywcę w KSeF, a ten przekazał uprawnienie do wystawiania faktur biuru rachunkowemu obsługującemu rozliczenia dostaw. Po stronie biura wyznaczona osoba fizyczna przygotowuje dokument po zamknięciu miesiąca. Uprawnienie to nie zapewnia jej dostępu do pozostałych faktur sprzedawcy, jeśli taki zakres nie został nadany osobno.

Jak działają uprawnienia w KSeF dla jednostek podrzędnych i podmiotów szczególnych?

Jednostki samorządu terytorialnego i grupy VAT korzystają ze specjalnego modelu, który pozwala rozdzielić pracę jednostek podrzędnych lub członków grupy VAT.

JST i grupy VAT

W tym modelu można wyznaczyć odpowiednich administratorów:

• w JST – administratora jednostki podrzędnej,
• w grupie VAT – administratora członka.

Administratorzy nadają odpowiednie uprawnienia osobom działającym w ramach tych jednostek. W przypadku zakładów, oddziałów i innych jednostek wewnętrznych można wykorzystać identyfikator wewnętrzny.

Administrator jednostki może wskazać osobę fizyczną uprawnioną do wystawiania faktur lub dostępu do dokumentów danej jednostki. Dzięki temu nie trzeba nadawać pracownikom jednostek podrzędnych szerokiego dostępu do całej JST, a centralnie zachowuje się kontrolę nad podziałem ról.

Zarządzanie jednostkami podrzędnymi

Zarządzanie jednostkami podrzędnymi nie jest tym samym co ogólne zarządzanie uprawnieniami podatnika. Dane jednostek można umieszczać w odpowiednich polach struktury faktury, co umożliwia właściwe przyporządkowanie dokumentu. ZAW-FA nie służy bezpośrednio do nadawania ani odbierania uprawnień:

• samorządowej jednostce budżetowej,
• zakładowi budżetowemu,
• urzędowi obsługującemu JST,
• członkowi grupy VAT,
• jednostce wewnętrznej podatnika.

Modele szczególne

Odrębne modele przewidziano również dla podmiotów szczególnych.

• Przedstawiciel podatkowy może otrzymać prawo do wykonywania określonych operacji i przyznawać pracownikom uprawnienia do wystawiania faktur oraz dostępu do dokumentów.
• Komornik sądowy ma systemowe uprawnienia właścicielskie do operacji egzekucyjnych.
• Organ egzekucyjny uzyskuje uprawnienie do operacji egzekucyjnych dopiero po wprowadzeniu do KSeF danych z prawidłowo złożonego ZAW-FA.

Komornik i organ egzekucyjny mogą wystawiać w imieniu dłużnika dokumenty dotyczące sprzedaży w egzekucji na zasadach określonych w ustawie o VAT. Osoba fizyczna działająca na rzecz przedstawiciela podatkowego, komornika lub organu egzekucyjnego musi mieć odpowiednie umocowanie systemowe. Również w tych modelach prawo do wystawiania faktur VAT RR nie wynika ze zwykłego dostępu do dokumentów, lecz z osobnego uprawnienia przewidzianego dla tej operacji.

Jakich błędów unikać przy nadawaniu i odbieraniu uprawnień w KSeF?

1. Niepotrzebne łączenie kilku ról
   Jednym z najbardziej ryzykownych błędów jest niepotrzebne łączenie kilku ról. Osoba odpowiedzialna wyłącznie za wystawianie faktur nie musi mieć prawa do zarządzania uprawnieniami ani pełnego dostępu do faktur zakupowych. Z kolei przy kontroli zobowiązań może być potrzebna możliwość wyszukiwania i pobierania faktur, ale niekoniecznie prawo do ich wystawiania.
2. Bezpośrednie wskazywanie wszystkich pracowników biura rachunkowego
   Drugim błędem jest bezpośrednie wskazywanie przez klienta wszystkich pracowników biura rachunkowego, mimo że to biuro ma zarządzać zmianami w zespole. W takim przypadku wygodniej nadać uprawnienia samemu biuru jako podmiotowi i zezwolić mu na dalsze delegowanie. Biuro zachowuje wtedy kontrolę nad dostępami swoich pracowników, a podatnik utrzymuje relację uprawnieniową z jednym pośrednikiem.
3. Brak procedury odbierania uprawnień
   Trzecim problemem jest brak procedury odbierania uprawnień. Po odejściu pracownika, zmianie biura rachunkowego lub wygaśnięciu pełnomocnictwa należy sprawdzić zarówno uprawnienia bezpośrednie, jak i pośrednie. Odebranie dostępu administratorowi nie zawsze usuwa uprawnienia, które wcześniej przyznał innym osobom. Kontrolą należy objąć osoby, którym administrator nadał dalsze uprawnienia, certyfikaty wykorzystywane do automatyzacji oraz rzeczywisty zakres korzystania z KSeF.

Ministerstwo Finansów wskazuje również, że podmiot uprawniony nie może samodzielnie zrzec się dostępu otrzymanego od klienta. Dopiero pełne zamknięcie dostępu zapobiega sytuacji, w której osoba fizyczna może nadal działać w systemie po zmianie roli.

Podsumowanie

Nadawanie uprawnień w KSeF zależy od statusu podmiotu, sposobu uwierzytelnienia i zakresu wykonywanych czynności. Osoba fizyczna prowadząca JDG ma systemowo przypisane uprawnienia właścicielskie. Podmiot niebędący osobą fizyczną może korzystać z KSeF przy użyciu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej zawierającej NIP. Jeżeli nie posiada takiej pieczęci, może co do zasady wskazać w ZAW-FA jedną osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF. Jeżeli natomiast posiada kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, której certyfikat nie zawiera NIP, może zgłosić w ZAW-FA dane unikalne tej pieczęci, a po ich wprowadzeniu do systemu uwierzytelniać się za jej pomocą. Elektroniczne nadawanie uprawnień pozwala odrębnie przyznać uprawnienie do wystawiania faktur, dostęp do faktur oraz uprawnienie do zarządzania uprawnieniami. 

W przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną wybór między kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną a ZAW-FA decyduje o sposobie uruchomienia dostępu. Dalsze korzystanie z KSeF powinno opierać się na indywidualnym uwierzytelnianiu użytkowników, regularnym przeglądzie ról i szybkim odbieraniu zbędnych uprawnień.

Przy współpracy z biurem rachunkowym warto upoważnić samo biuro i zezwolić mu na dalsze delegowanie uprawnień, jeśli ma ono zarządzać dostępem swoich pracowników. Każda osoba fizyczna powinna otrzymać wyłącznie zakres niezbędny do pracy. Regularna kontrola osób i podmiotów mających dostęp do faktur pozwala bezpiecznie korzystać z KSeF i sprawnie odbierać uprawnienia po zakończeniu współpracy.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Źródła:

1. https://eli.gov.pl/eli/DU/2026/1263/ogl/pol
2. https://eli.gov.pl/eli/DU/2025/1815/ogl
3. https://ksef.podatki.gov.pl/media/iqfjmrws/podrecznik-ksef-20-czesc-i-rozpoczecie-korzystania-z-ksef-19022026.pdf
4. https://ksef.podatki.gov.pl/media/claghxzf/podrecznik-ksef-20-cz-iii-dodatkowe-funkcjonalnosci-ksef-30042026.pdf
5. https://ksef.podatki.gov.pl/media/sbzlaazv/podrecznik-ksef-20-czesc-iv-ksef-w-jst-i-gv-oraz-pozostale-modele-uprawnien-19022026.pdf
6. https://ksef.podatki.gov.pl/media/i1ubiukl/aplikacja-podatnika-ksef-20-podrecznik-uzytkownika_25042026.pdf
7. https://ksef.podatki.gov.pl/ksef-news/uprawnienia-i-autoryzacja/
8. https://www.gov.pl/web/kas/formularz-zaw-fa3-dostepny-w-e-us
9. https://ksef.podatki.gov.pl/wyjasnienia/integracja-ksef-z-wezlem-krajowym/