Nieterminowe płatności ze strony klientów to problem dotyczący wielu przedsiębiorców. Mogą one powodować brak płynności finansowej i trudności z pokryciem bieżących kosztów, m.in. opłat do ZUS-u czy Urzędu Skarbowego. Jak w skuteczny i szybki sposób odzyskać należności od kontrahenta?
Przypomnienie o płatności
Pierwszym krokiem, który warto podjąć w przypadku opóźnień w płatnościach, jest przypomnienie o konieczności zapłaty. Większość programów do fakturowania – m.in. Szybka Faktura – generuje je w sposób automatyczny. Kontrahent może otrzymać przypomnienie zarówno przed, jak i po terminie płatności za usługę. Problemy finansowe mogą zdarzyć się każdemu przedsiębiorcy – a dziś boryka się z nimi coraz więcej mniejszych i większych firm. Początkowo warto więc postawić wyłącznie na przypomnienie – szczególnie jeśli opóźnienie w płatności ma miejsce po raz pierwszy, a współpraca z danym kontrahentem trwa od dłuższego czasu i przebiegała dotychczas bez zarzutu.
Wezwanie do zapłaty
Jeśli kontrahent nie wywiązuje się z obowiązku zapłaty pomimo otrzymania przypomnienia, generowane jest dodatkowo wezwanie do zapłaty. Dokument ten jest bardzo zbliżony do przypomnienia o konieczności zapłaty, jednak cechuje go bardziej formalny charakter. Wezwanie wysyłane jest zazwyczaj listem poleconym, dzięki czemu może stanowić ewentualny dowód w sprawie.
Windykacja należności
Jeżeli przypomnienia o płatności i wezwania do zapłaty nie przynoszą żadnych skutków, następnym krokiem staje się już windykacja należności, oparta m.in. na mediacji. To procedura odzyskiwania należności, w której na czas prowadzenia postępowania prawa do wierzytelności przekazywane są na firmę windykacyjną. Niekiedy jest to jedyna metoda, aby kontrahent dokonał płatności na zrealizowaną usługę. Jeśli natomiast postępowanie w dalszym ciągu nie prowadzi do otrzymania zaległej należności, do sądu kierowany jest pozew. W przypadku została podjęta próba mediacji poza sądem, należy dołączyć do niego taką informację. Jeśli natomiast nie podejmowano żadnych prób wyegzekwowania należności, w pozwie powinny zostać wyszczególnione przyczyny ich niepodjęcia. Zdarza się, że konieczne jest również wszczęcie egzekucji do komornika.
Zapobieganie opóźnieniom w płatnościach
Przypomnienia o konieczności zapłaty, wezwania do zapłaty i wreszcie windykacja należności to kroki podejmowane już po fakcie – czyli w sytuacji, w której kontrahent spóźnia się z przelewem. Aby uchronić się przed tego typu sytuacją, warto działać odpowiednio wcześniej – zanim pojawi się konieczność windykacji. Zapobieganie opóźnieniom w płatnościach to klucz do zachowania płynności finansowej. W jaki sposób zatem przeciwdziałać problemom z nieterminowymi płatnościami? Istotne jest przede wszystkim dokładne weryfikowanie kontrahentów jeszcze przed nawiązaniem współpracy – m.in. poprzez sprawdzenie rejestru dłużników. Co więcej, terminy płatności warto kontrolować od pierwszego dnia współpracy z danym klientem.