Dokumentowanie usług niematerialnych to temat, który budzi wiele kontrowersji. Mogłoby się bowiem wydawać, że faktura lub umowa wykonania usługi to wystarczający dowód na jej realizację. Okazuje się jednak, że w przypadku świadczeń o charakterze niematerialnym sytuacja jest nieco bardziej skomplikowana. W jaki sposób zatem wystawić fakturę za usługi niematerialne i jak skutecznie je udokumentować?
Usługi niematerialne – co to takiego?
Nie istnieje żadna ustalona prawnie definicja usług materialnych. Przyjmuje się jednak, że są to usługi nieposiadające trwałej formy ani bezpośredniego związku z dobrami materialnymi. Mimo że przynoszą one efekty, zazwyczaj nie da się ich zmierzyć. Przykładem tego typu usług są m.in. usługi doradcze, prawne, edukacyjne, reklamowe, pozyskiwania personelu, badania rynku czy też te związane z rekreacją i sportem. Zaliczając opłatę za daną usługę niematerialną do kosztów uzyskania przychodów, przedsiębiorca musi wykazać, że rzeczywiście ją wykonano.
Usługi niematerialne a dowody materialne
Brak możliwości udokumentowania skorzystania z usługi stanowi często dla przedsiębiorców spory problem. Trudno jest w tym przypadku wykazać, że podmiot, który otrzymał zapłatę, naprawdę wykonał usługę. Organy podatkowe wymagają natomiast dokładnej dokumentacji potwierdzającej jej realizację. W przepisach nie znajduje się żaden zapis dotyczący sposobów dokumentowania usług niematerialnych – okazuje się jednak, że faktura lub umowa to za mało. Często wymagane są dodatkowo dowody materialne, za które można uznać m.in.:
- notatki ze spotkania lub szkolenia;
- materiały szkoleniowe;
- korespondencję e-mail z księgowym lub doradcą;
- dokumentację fotograficzną;
- materiały promocyjne pozyskane podczas konferencji czy kursu;
- ewidencję czasu pracy.
Tego typu materiały pozwalają przedsiębiorcy udowodnić realizację oraz przebieg danej usługi.
Brak potwierdzenia nabytych usług – konsekwencje
W przypadku braku właściwej dokumentacji potwierdzającej wykonanie danej usługi niematerialnej organy podatkowe podczas kontroli mogą zakwestionować wydatki na tę usługę jako koszty podatkowe. To z kolei może wiązać się z obowiązkiem zapłaty wyższego podatku, a nawet z konsekwencjami karno-skarbowymi.
Jak wystawić fakturę za usługi niematerialne?
Faktura za usługi niematerialne zawiera podobne elementy co ta za usługi o charakterze materialnym. Nie może bowiem zabraknąć w niej m.in. danych obydwu stron, daty wystawienia faktury wraz z jej numerem kolejnym, rodzaju świadczonych usług, ich zakresu czy ceny netto i brutto za usługę. Warto jednak pamiętać o jednym – faktura dokumentuje realizację transakcji w ujęciu księgowym, lecz w przypadku usług niematerialnych nie jest ona wystarczającym dowodem ich wykonania. Sam fakt zawarcia umowy również nie oznacza, że usługa została zrealizowana. Dopiero potwierdzone wykonanie konkretnej usługi – np. na podstawie korespondencji mailowej czy materiałów szkoleniowych – stanowi podstawę do odliczenia podatku. Zdarza się więc, że takie faktury uznawane są podczas ewentualnych kontroli za tzw. puste faktury. W ten sposób określa się dokumenty potwierdzające sprzedaż, która nie miała tak naprawdę miejsca w rzeczywistości. Mimo że usługa doradztwa czy badania rynku została wykonana, zdaniem fiskusa faktura może nie odzwierciedlać przebiegu zdarzeń.