Split payment – od jakiej kwoty jest obowiązkowy i jak działa?

Split payment, czyli mechanizm podzielonej płatności, to sposób opłacania faktury VAT, w którym kwota podatku od towarów i usług (VAT) trafia na rachunek VAT sprzedawcy, a część netto może zostać przekazana na jego rachunek rozliczeniowy albo rozliczona w inny dopuszczalny sposób.

Najważniejsze informacje

1. Split payment działa tylko przy przelewach w PLN z użyciem komunikatu przelewu MPP. Przelew wykonuje się na rachunek firmowy odbiorcy. Nie można go zrealizować na rachunek osobisty (ROR).
2. Mechanizm podzielonej płatności MPP jest obowiązkowy, gdy faktura przekracza 15 000 zł brutto lub równowartość tej kwoty w walucie obcej, obejmuje choć jedną pozycję z załącznika nr 15 do ustawy o VAT, a obie strony są podatnikami VAT.
3. Brak adnotacji „mechanizm podzielonej płatności” grozi sankcją głównie wystawcy. Nabywca ryzykuje sankcję VAT za zapłatę poza MPP mimo obowiązku, a skutki w kosztach PIT/CIT – tylko gdy na fakturze jest adnotacja MPP i zapłata nie była w MPP.
4. Rachunek VAT jest otwierany automatycznie do rachunku rozliczeniowego, a środki z niego można przeznaczyć nie tylko na podatek VAT, lecz także m.in. na PIT, CIT, akcyzę, należności celne i składki ZUS.
5. Jeżeli na rachunku VAT nie ma środków, bank pobiera brakującą kwotę z rachunku bieżącego, więc split payment nie wymaga wcześniejszego zasilania rachunku VAT.

Na czym polega split payment?

Mechanizm podzielonej płatności polega na rozdzieleniu jednej płatności za fakturę VAT na dwa strumienie. Kwota odpowiadająca podatkowi VAT trafia na rachunek VAT sprzedawcy, a wartość sprzedaży netto trafia na jego rachunek rozliczeniowy albo jest rozliczana w inny dopuszczalny sposób.

Zapłata z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności (MPP) jest dokonywana w złotych polskich przy użyciu komunikatu przelewu udostępnionego przez bank lub SKOK. W komunikacie przelewu podaje się: 

• kwotę podatku VAT (całość albo część z faktury), 
• kwotę sprzedaży brutto (całość albo część), 
• numer faktury, w związku z którą dokonywana jest płatność (a od 1 stycznia 2027 r. – w przypadku faktury ustrukturyzowanej: numer KSeF albo identyfikator zbiorczy KSeF),
• NIP sprzedawcy.

MPP nie dotyczy zakupów konsumenckich i nie działa przy płatnościach innych niż przelew w komunikacie MPP (np. gotówka, karta) ani przy dokumentach, na których nie ma wykazanej kwoty VAT. Przy potrąceniu (kompensacie) obowiązkowy MPP nie obejmuje kwoty potrąconej. Jeśli po potrąceniu zostaje część do zapłaty przelewem i transakcja podlega obowiązkowemu MPP, tę pozostałą kwotę opłaca się komunikatem MPP. 

Kiedy płatność split payment jest obowiązkowa?

Obowiązkowy split payment nie dotyczy każdej faktury VAT. Trzeba go zastosować dopiero wtedy, gdy łącznie spełnione są warunki:

• wartość brutto całej faktury przekracza 15 000 zł (albo równowartość tej kwoty w walucie obcej),
• na fakturze jest co najmniej jedna pozycja objęta obowiązkowym MPP (tzw. „towary/usługi wrażliwe” z ustawowej listy),
• transakcja jest między firmami (B2B) – sprzedawca i nabywca występują jako podatnicy.

W praktyce oznacza to, że płatność za taką fakturę należy wykonać przelewem z komunikatem MPP. Jeżeli faktura spełnia powyższe warunki, sprzedawca ma obowiązek umieścić na niej oznaczenie „mechanizm podzielonej płatności” – także wtedy, gdy tylko jedna pozycja na fakturze jest objęta obowiązkowym MPP, a pozostałe nie. Przy fakturze „mieszanej” nabywca może:

• zapłacić całość w MPP (to zawsze jest dopuszczalne), albo
• zapłacić w MPP tylko tę część należności, która dotyczy pozycji objętych obowiązkowym MPP, a resztę uregulować zwykłym przelewem.

Jeżeli płatność jest realizowana w częściach, trzeba dopilnować, aby część odpowiadająca pozycjom objętym obowiązkowym MPP została zapłacona w MPP. Poza tym zakresem split payment pozostaje dobrowolny – przedsiębiorca może go stosować także do innych faktur VAT, jeżeli chce uporządkować płatności i zwiększyć bezpieczeństwo rozliczeń.

Jak działa rachunek VAT?

Rachunek VAT jest otwierany automatycznie przez bank lub SKOK do rachunku rozliczeniowego prowadzonego dla działalności. W praktyce jeden bank może prowadzić jeden rachunek VAT do kilku rachunków rozliczeniowych tego samego posiadacza, a dodatkowe rachunki VAT mogą powstać na wniosek podatnika. Otwarcie i prowadzenie rachunku VAT co do zasady nie wiąże się z dodatkowymi opłatami za samo konto. Środki z rachunku VAT nie są całkowicie zamrożone, ale ich przeznaczenie jest ustawowo ograniczone. Można z nich zapłacić:

• kwotę podatku VAT z otrzymanych faktur,
• własne zobowiązania z tytułu podatku VAT,
• dodatkowe zobowiązania podatkowe i odsetki,
• VAT od importu towarów,
• podatek dochodowy,
• podatek akcyzowy,
• należności celne,
• składki ZUS.

To ważne, ponieważ w systemie podzielonej płatności pieniądze z VAT nadal należą do przedsiębiorcy, tylko są objęte innym sposobem dysponowania.

Jeżeli podatnik chce przelać środki z rachunku VAT na rachunek rozliczeniowy, składa wniosek do naczelnika urzędu skarbowego. Naczelnik urzędu skarbowego wydaje w terminie 60 dni postanowienie o zgodzie na przekazanie środków albo jeżeli zachodzą ustawowe przesłanki odmawia w drodze decyzji (np. gdy występują zaległości podatkowe lub istnieje uzasadniona obawa, że zobowiązania podatkowe nie zostaną wykonane). Samo złożenie wniosku nie ogranicza bieżącego korzystania z rachunku VAT do płatności dopuszczonych przepisami.

Co grozi za błędy w split payment?

Błędy przy split payment mają znaczenie przede wszystkim wtedy, gdy dana faktura powinna być opłacona obowiązkowo w MPP. W takiej sytuacji konsekwencje najczęściej dotyczą sankcji w VAT oraz przy określonych fakturach rozliczenia kosztów w PIT/CIT.

1. Brak dopisku „mechanizm podzielonej płatności” na fakturze mimo obowiązku – możliwe jest ustalenie dodatkowej sankcji VAT (30% VAT) liczonej od części dotyczącej pozycji objętych MPP. Ryzyko tej sankcji odpada, jeżeli płatność zostanie wykonana w MPP mimo braku dopisku.
2. Zapłata zwykłym przelewem mimo obowiązkowego MPP – po stronie płacącego może zostać zastosowana sankcja w VAT – 30% VAT dotyczącego pozycji objętych MPP. W praktyce nie powinna być stosowana, jeżeli sprzedawca rozliczył cały VAT z tej faktury.
3. Koszty PIT/CIT przy dopisku MPP na fakturze – jeżeli na fakturze widnieje dopisek MPP, a płatność nie została wykonana w MPP, to ta część wydatku nie stanowi kosztu podatkowego i wymaga korekty (zmniejszenia kosztów albo gdy nie jest to możliwe zwiększenia przychodów).
4. Dodatkowa ochrona przy zapłacie w MPP – w zakresie VAT faktycznie zapłaconego w MPP nie stosuje się części sankcji VAT związanych z nieprawidłowościami w rozliczeniu.

Split payment w praktyce

Mechanizm podzielonej płatności daje dość dużą elastyczność. Można zapłacić nim całość albo tylko część faktury. Można też opłacić zaliczkę, wpisując w polu numeru faktury wyraz „zaliczka”, a także zrobić zbiorczą płatność za więcej niż jedną fakturę od jednego dostawcy za okres nie krótszy niż jeden dzień i nie dłuższy niż jeden miesiąc. To rozwiązanie bywa przydatne przy stałej współpracy z jednym kontrahentem i dużej liczbie dokumentów.

W przypadku waluty obcej trzeba uważać na dwie rzeczy. Po pierwsze, próg obowiązkowego MPP liczy się także wtedy, gdy faktura przekracza równowartość 15 000 zł. Po drugie, sam komunikat przelewu działa w złotych polskich, bo przepisy przewidują zapłatę z zastosowaniem mechanizmu split payment właśnie w PLN. Nie da się też wykonać MPP na rachunek osobisty ani kartą płatniczą.

W praktyce firmowej split payment wymaga przede wszystkim poprawnego oznaczania dokumentów i pilnowania sposobu płatności. Dobrze działa tam, gdzie przedsiębiorca ma uporządkowane faktury VAT, wie, kiedy transakcja dotyczy towarów i usług z załącznika nr 15, i korzysta z systemu, który pozwala łatwo wychwycić fakturę objętą MPP przed realizacją płatności.

Podsumowanie

Split payment nie jest osobnym podatkiem, tylko szczególnym sposobem zapłaty za fakturę VAT. Dla wielu przedsiębiorców najważniejsze jest rozróżnienie między sytuacją dobrowolną a obowiązkową. Jeżeli transakcja przekracza 15 000 zł brutto, dotyczy towarów lub usług z załącznika nr 15 i odbywa się między podatnikami VAT, mechanizm podzielonej płatności trzeba zastosować. W pozostałych przypadkach MPP może być narzędziem porządkującym rozliczenia i ograniczającym część ryzyk podatkowych, ale nie zastępuje kontroli faktury, kontrahenta i poprawnego obiegu dokumentów.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o split payment