Rodzaje faktur – kompleksowy przewodnik dla przedsiębiorców

Faktura to nie tylko dowód sprzedaży, ale również dokument mający wpływ na obowiązki podatkowe. Dla przedsiębiorcy właściwe dobranie rodzaju faktury oraz terminowe jej wystawienie jest kluczowe – błędy mogą skutkować sankcjami lub opóźnieniami w rozliczeniach. Różne sytuacje gospodarcze wymagają różnych dokumentów, dlatego warto poznać ich charakterystykę i zastosowanie. Poniższy poradnik przedstawia najważniejsze zasady, rodzaje i praktyczne wskazówki związane z fakturami w 2026 roku.

Najważniejsze informacje

1. Faktura jest dokumentem księgowym, potwierdzającym sprzedaż towarów lub świadczenie usług.
2. W obrocie funkcjonuje kilka podstawowych typów faktur.
3. Od 1 lutego 2026 r. stopniowo będzie wchodził w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e‑Faktur (KSeF).

Czym jest faktura i kiedy należy ją wystawić?

Faktura jest dokumentem księgowym, który potwierdza dokonanie sprzedaży towarów lub świadczenia usług. Zgodnie z art. 106b ustawy o podatku od towarów i usług (VAT) podatnik ma obowiązek wystawić fakturę, gdy sprzedaje na rzecz innego podatnika lub osoby prawnej, dokonuje wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT) lub wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość WSTO albo otrzymuje przedpłatę. Obowiązek fakturowania WSTO nie dotyczy podatnika korzystającego z procedury szczególnej (OSS) dla WSTO. Ustawa przewiduje również obowiązek wystawienia faktury na żądanie nabywcy towaru lub usługi, nawet w przypadku sprzedaży zwolnionej z VAT, o ile żądanie zgłoszono w ciągu trzech miesięcy od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę. Ustawa wyłącza natomiast obowiązek fakturowania m.in. w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od VAT.

W art. 106i ust. 1 ustawodawca określa podstawowy termin wystawienia faktury: dokument należy wystawić nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Przepisy zezwalają na wcześniejsze wystawienie faktury – art. 106i ust. 7 umożliwia sporządzenie dokumentu najwcześniej 60 dni przed dostawą towaru, wykonaniem usługi albo otrzymaniem zapłaty.

Jakie dane musi zawierać faktura VAT?

Prawidłowo wystawiona faktura VAT musi zawierać kilka obowiązkowych elementów wynikających z art. 106e ustawy o VAT. Należą do nich m.in.: data wystawienia, kolejny numer identyfikujący dokument, imię i nazwisko lub nazwa sprzedawcy i nabywcy wraz z adresami, numer NIP każdej ze stron, nazwa (rodzaj) towaru lub usługi, miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług, cena jednostkowa netto, wartość sprzedaży netto, stawki podatku, suma wartości sprzedaży netto z podziałem na stawki podatku, kwota podatku oraz kwota należności ogółem. Faktura powinna wskazywać datę dokonania lub zakończenia dostawy albo datę otrzymania zapłaty, jeśli różni się ona od daty wystawienia.

Przepisy dopuszczają dokumenty o węższym zakresie danych – faktury uproszczone – ale wówczas obowiązują limity kwotowe i ograniczenia terytorialne. Zawsze jednak musi istnieć możliwość określenia podstawy opodatkowania i kwoty podatku dla poszczególnych stawek.

Rodzaje faktur w obrocie gospodarczym

W praktyce przedsiębiorcy mają do czynienia z kilkoma rodzajami faktur. Każdy z nich spełnia inną funkcję i zawiera określony przez ustawodawcę zestaw danych.

Faktura VAT podstawowa (faktura sprzedaży)

Standardowa faktura dokumentująca sprzedaż towarów i usług. Wystawia ją sprzedawca na rzecz nabywcy – przedsiębiorcy lub na żądanie konsumenta. Zawiera wszystkie obowiązkowe elementy wskazane w art. 106e ustawy o VAT.

Faktura zaliczkowa i faktura końcowa

Fakturę zaliczkową wystawia się co do zasady od zaliczki dotyczącej czynności z art. 106b ust. 1 pkt 1–2; nie dotyczy to m.in. WDT, a także nie ma obowiązku faktury zaliczkowej, gdy zapłata i dostawa/usługa są w tym samym miesiącu. Dokument zawiera m.in. datę otrzymania płatności, kwotę zaliczki, kwotę podatku i dane dotyczące zamówienia, w tym rodzaj towaru lub usługi, ilość i wartość zamówionych pozycji. Jeśli transakcja realizowana jest etapami lub zaliczki pokrywają jedynie część wartości, po zakończeniu sprzedaży wystawia się fakturę końcową. Taki dokument wykazuje różnicę między całkowitą wartością zamówienia a sumą wcześniej udokumentowanych zaliczek.

Faktura korygująca

Błąd na fakturze wymaga korekty – nie można go poprawić ręcznie. Faktura korygująca służy do zmiany danych z faktury pierwotnej, np. gdy udzielamy rabatu, dokonujemy zwrotu towaru lub opakowania, zwracamy całość albo część zapłaty albo po prostu popełniliśmy omyłkę w cenie, stawce czy ilości. Dokument ten musi zawierać numer i datę wystawienia faktury korygowanej, opis przyczyny korekty oraz prawidłowe dane. W zależności od charakteru zmiany wyróżnia się korekty „in minus” (zmniejszenie podstawy opodatkowania) i „in plus” (zwiększenie podstawy opodatkowania).

Faktura pro forma

Pro forma jest ofertą, a nie dokumentem księgowym; nie rodzi konsekwencji podatkowych. Może, ale nie musi zawierać danych jak faktura VAT; służy do poinformowania nabywcy o kosztach zamówienia. Otrzymanie wpłaty na podstawie faktury pro forma obliguje do wystawienia faktury VAT lub zaliczkowej tylko jeśli podatnik nie jest zwolniony z VAT; w przypadku podatnika zwolnionego z VAT obowiązek ten nie powstaje, chyba że nabywca zażąda dokumentu. Przykładowo, wykonawca stron internetowych może wystawić pro formę jako wstępne podsumowanie zamówienia – dopiero po otrzymaniu wpłaty dokumentuje transakcję fakturą.

Faktura uproszczona

Faktura uproszczona lub paragon z NIP do 450 zł brutto (lub równowartość 100 euro) może zastąpić standardową fakturę VAT w sprzedaży krajowej. Uproszczenia nie stosuje się m.in. do WSTO, SOTI (sprzedaży na odległość towarów importowanych) oraz WDT, a także w innych przypadkach wskazanych w art. 106e ust. 6 ustawy o VAT. W fakturze uproszczonej nie trzeba podawać pełnych danych nabywcy, a jeśli nabywca jest podatnikiem VAT – wystarczy numer NIP, a także nie jest wymagane wykazanie miary i ilości towarów, ceny jednostkowej netto czy wartości sprzedaży netto. Dokument musi jednak umożliwiać obliczenie podatku VAT według właściwych stawek. Prawo do odliczenia VAT obowiązuje tylko w zakresie zakupów związanych z działalnością opodatkowaną.

Faktura VAT marża

Szczególny rodzaj faktury stosowany przy sprzedaży opodatkowanej według procedury marży, która ma zastosowanie przy sprzedaży towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków oraz przy świadczeniu usług turystyki. W tym przypadku podatek VAT naliczany jest wyłącznie od marży. W sprzedaży towarów, marża stanowi różnicę pomiędzy kwotą sprzedaży, a kwotą nabycia towaru. W przypadku usług turystyki marża jest różnicą pomiędzy kwotą zapłaconą przez nabywcę usługi, a kosztami poniesionymi przez podatnika na nabycie towarów i usług od innych podatników.

Faktura dokumentująca sprzedaż w procedurze marży może zawierać ograniczony zakres danych określony w art. 106e ust. 1 pkt 1–8 oraz 15–17 ustawy, w tym kwotę należności ogółem. Faktura ta nie zawiera ceny jednostkowej netto, wartości sprzedaży netto, stawki podatku ani kwoty podatku VAT.

Faktura VAT marża musi zawierać właściwą adnotację wskazującą na zastosowanie procedury marży, odpowiednio: „procedura marży dla biur podróży”, „procedura marży – towary używane”, „procedura marży – dzieła sztuki”, „procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki”.

Przykładowo komis samochodowy sprzedający używany pojazd w procedurze marży wystawia fakturę zawierającą kwotę należności ogółem oraz adnotację „procedura marży – towary używane”, bez wykazywania na niej ceny zakupu pojazdu, marży ani kwoty podatku VAT.

Faktura VAT małego podatnika

Mały podatnik wybierający rozliczanie VAT metodą kasową wystawia faktury na zasadach ogólnych, z adnotacją „metoda kasowa”.Obowiązek podatkowy w tej metodzie powstaje z dniem otrzymania całości lub części zapłaty (w przypadku sprzedaży na rzecz czynnych podatników VAT), a w przypadku pozostałych odbiorców- z dniem otrzymania całości lub części zapłaty lub jeśli zapłata nie została dokonana, nie później niż w 180. dniu od wydania towaru lub wykonania usługi. Metoda kasowa nie ma zastosowania do określonych rodzajów transakcji, w których obowiązek podatkowy powstaje na innych zasadach (np. WDT w ogólnych terminach, a nie „po zapłacie”).

Faktura VAT RR

Faktura VAT RR występuje w obrocie towarami rolnymi i jest wystawiana przez nabywcę na rzecz rolnika ryczałtowego zwolnionego z VAT. Musi zawierać szereg dodatkowych danych: tożsamości dostawcy, datę i numer faktury, nazwę i ilość nabytych produktów rolnych, cenę jednostkową bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku, stawkę oraz kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku, wartość nabytych towarów wraz z tym zwrotem oraz oświadczenie rolnika o zwolnieniu z VAT. Dokument sporządza się w dwóch egzemplarzach – jeden otrzymuje nabywca, drugi rolnik. Faktura RR umożliwia nabywcy odliczenie zryczałtowanego zwrotu podatku.

Faktura podatnika zwolnionego z VAT

Przedsiębiorcy zwolnieni podmiotowo lub przedmiotowo z VAT również mają prawo wystawiać faktury. Taka faktura musi zawierać wskazanie podstawy zwolnienia, a zakres danych może być w pewnych przypadkach ograniczony (np. bez danych o stawkach/kwotach VAT).

Faktura elektroniczna i faktura ustrukturyzowana

Faktury mogą być wystawiane w formie papierowej lub elektronicznej. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur został wprowadzony etapowo: od 1 lutego 2026 r. obejmie podatników, których wartość sprzedaży w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, natomiast od 1 kwietnia 2026 r. stanie się obowiązkowy dla pozostałych podatników VAT (poza najmniejszymi ze sprzedażą do 10 000 zł miesięcznie).

Za datę wystawienia faktury ustrukturyzowanej uznaje się dzień jej przesłania do KSeF, z wyjątkiem faktur z art. 106nda (w tym gdy przesłanie do KSeF następuje po dacie wskazanej na fakturze) – wtedy datą wystawienia jest data wskazana na fakturze.

Faktura ustrukturyzowana ułatwia obieg dokumentów i automatyczne księgowanie, co może przyspieszyć procedury księgowe. Aby przygotować firmę do tego obowiązku, warto korzystać z oprogramowania kompatybilnego z KSeF.

Inne szczególne rodzaje faktur

W obrocie gospodarczym pojawiają się również inne specjalistyczne dokumenty, np. faktura eksportowa (stosowana przy sprzedaży towarów poza Unię Europejską; pozwala na zastosowanie stawki 0% VAT po spełnieniu warunków) czy faktury zbiorcze. Przy wyborze dokumentu należy brać pod uwagę rodzaj transakcji, kontrahenta i obowiązki podatkowe.

Jak wybrać właściwy rodzaj faktury?

Dobór odpowiedniego dokumentu zależy przede wszystkim od charakteru transakcji. W standardowej sprzedaży na rzecz firm stosuje się fakturę VAT. Jeśli pobieramy zaliczkę, wystawiamy fakturę zaliczkową, a po realizacji – fakturę końcową. Gdy musimy poprawić błędy lub udzielić rabatu, wykorzystujemy fakturę korygującą. W przypadku sprzedaży używanych towarów, dzieł sztuki, antyków czy usług turystycznych stosuje się procedurę marży. Na nabywcę płodów rolnych nakłada się obowiązek wystawienia faktury VAT RR. W transakcjach o niskiej wartości możemy posłużyć się fakturą uproszczoną (paragonem z NIP‑em), ale przy sprzedaży na odległość w UE lub wewnątrzwspólnotowej wymagana jest pełna faktura. Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT również mogą dokumentować sprzedaż fakturą – powinni jednak wskazać podstawę zwolnienia. W doborze odpowiedniego dokumentu pomagają programy księgowe – rozwiązania takie jak SzybkaFaktura.pl automatyzują wystawianie faktur, przypisują właściwy typ faktury do transakcji i pilnują terminów wystawiania.

Podsumowanie

Rodzaje faktur wynikają z przepisów ustawy o VAT oraz specyfiki obrotu gospodarczego. Znajomość różnic między nimi pozwala przedsiębiorcy unikać błędów i korzystać z przysługujących mu uprawnień, np. odliczenia podatku czy zastosowania procedury marży. Podstawowy termin wystawienia faktury to 15. dzień miesiąca następującego po sprzedaży, ale możliwe jest wystawienie dokumentu nawet 60 dni wcześniej. Przepisy dopuszczają dokumenty o węższym zakresie danych (faktury uproszczone) oraz przewidują szczególne dokumenty dla rolników czy drogiego towaru. Coraz większe znaczenie mają faktury elektroniczne i ustrukturyzowane, które już wkrótce staną się standardem. Wybierając narzędzia informatyczne do obsługi sprzedaży warto zwrócić uwagę na ich zgodność z KSeF – ułatwi to spełnienie nowych obowiązków.

FAQ – najczęściej zadawane pytania dotyczące faktur w obrocie gospodarczym