Szczegółowe informacje dotyczące wystawiania faktur dla klientów zagranicznych znajdują się w ustawie o VAT. Nawiązując współpracę z kontrahentem z obcego kraju, warto dokładnie się z nimi zapoznać. W jaki sposób sporządzać faktury w przypadku sprzedaży na odległość?
Faktura dla zagranicznego klienta a miejsce świadczenia usługi
Pomiędzy fakturą dla klienta zza granicy a fakturą dla klienta z tego samego kraju występują pewne różnice. Co więcej, transakcje B2C z konsumentami z krajów Unii Europejskiej rozliczane są inaczej niż te z przedsiębiorcami (B2B). W przypadku kontrahentów należących do czynnych podatników VAT miejscem świadczenia usługi jest siedziba działalności gospodarczej nabywcy. Jeśli natomiast kupujący jest osobą fizyczną, za miejsce jej wykonania uznaje się siedzibę sprzedającego. Ustalenie miejsca świadczenia usług to podstawa – wpływa ono bowiem na sposób rozliczenia podatku VAT. Jeżeli miejsce to znajduje się w Polsce, na fakturze muszą zostać uwzględnione stawki VAT zgodne z przepisami prawa krajowego – o ile kontrahent należy do podatników VAT. Jeśli nabywcą usługi świadczonej w Polsce jest obywatel innego państwa Unii Europejskiej, sprzedaż zagraniczną można ewidencjonować przy użyciu kasy fiskalnej.
Faktura dla klienta zagranicznego – co powinna zawierać?
W fakturze dla klienta zza granicy powinno znaleźć się kilka obowiązkowych elementów:
- data wystawienia faktury;
- imię, nazwisko lub nazwa firmy klienta;
- adres zamieszkania, siedziby bądź miejsca wykonywania działalności gospodarczej;
- numer PESEL lub NIP;
- opis towaru lub usługi;
- cena towaru lub usługi.
W przypadku nabywców prowadzących działalność gospodarczą, w fakturze nie może zabraknąć również wyrażenia „odwrotne obciążenie” (ang. reverse charging). Informuje ono o tym, że to nabywca rozlicza podatek VAT. Ponadto w dokumencie powinna znaleźć się stawka netto. Jeśli sprzedaż lub usługa wykonywana jest na rzecz osoby fizycznej, w fakturze muszą natomiast widnieć kwoty netto oraz brutto, a także stawka należnego podatku według polskich przepisów. W przypadku kontrahentów z kraju spoza Unii Europejskiej obowiązują takie same zasady wystawiania faktur co w przypadku obcokrajowców z państwa członkowskiego – w treści dokumentów nie występują więc żadne różnice.
W jakim języku wystawiać faktury dla zagranicznych kontrahentów?
Faktury dla klientów zza granicy warto wystawiać w wersji dwujęzycznej. Mogą być one wystawiane wyłącznie w ojczystym języku kontrahentów, jednak w razie kontroli podatkowej może być konieczne posiadanie tłumaczenia na język polski. W Księdze Przychodów i Rozchodów muszą znaleźć się natomiast zapisy w języku polskim. Podobna dowolność obowiązuje w kwestii waluty na fakturze – kwoty nie muszą być wyrażane w złotówkach, jednak dla celów podatkowych należy przeliczyć je na polskie złote zgodnie ze średnim kursem obcej waluty ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski.