Prowadzenie działalności gospodarczej opiera się w dużej mierze na wymianie dokumentacji finansowej między partnerami biznesowymi czy kontrahentami. W ciągłym obiegu są faktury i rachunki, które potwierdzają, że doszło do transakcji oraz określają sposób i termin jej rozliczenia. Dokumentów jest więc dużo i warto pomyśleć nad tym, jak ich wystawianie, przekazywanie i archiwizowanie sobie ułatwić.
Sposobem na usprawnienie procesu obiegu dokumentów jest program do wystawiania faktur. W Internecie wiele jest propozycji, odmian i możliwości. Można pobrać wersje płatne i darmowe, bardziej skomplikowane i bogate w opcje lub te skromniejsze, ale najważniejsze jest to by się na taki właśnie program zdecydować. Dlaczego?
Program do wystawiania faktur ma trzy zasadnicze zalety, które powodują, że jest bezkonkurencyjny wobec tradycyjnego systemu. Te zalety to wygoda, szybkość i niskie koszty.
Wprowadzanie danych do programu odbywa się raz. W specjalnym okienku pojawia się lista kontrahentów, z której dane podstawiają się automatycznie przy każdym kolejnym dokumencie. Wystawianie faktur polega wyłącznie na kilku kliknięciach, co znacznie skraca całą procedurę i pozwala wyeliminować błędy.
Wystawione faktury można niemalże natychmiast przesłać mailem do kontrahenta, przez co zyskuje on czas na ich opłacenie. Wszystko odbywa się w przeciągu kilku sekund. Jeżeli faktura musi trafić również do magazynu, co ma znaczenie przy sprzedaży towarów, może równolegle zostać tam wysłana, co nie zaburza jej biegu do klienta.
Małe i średnie przedsiębiorstwa pracują często na licznych ale niskokwotowych fakturach. To, w przypadku biura rachunkowego, mogłoby generować duże koszty, bo dla biura liczy się ilość faktur w sztukach i od tego liczone są opłaty. Programy dostępne w sieci są znacznie tańsze, a opłata nie zależy od ilości faktur.